Davantage de discipline dans les réunions du conseil d’administration chez Majid Al Futtaim

Majid Al Futtaim Holding LLC est le premier complexe commercial et le pionnier dans la vente au détail et les loisirs au Moyen-Orient et en Afrique du Nord. L’entreprise emploie plus de 28 000 personnes qui travaillent dans ses 17 galeries commerciales, 11 hôtels et 140 hypermarchés et supermarchés Carrefour. Avec sa station de ski indoor Ski Dubaï, le Mall of the Emirates à Dubaï constitue le complexe le plus prestigieux de Majid Al Futtaim.

En 2013, Majid Al Futtaim a commencé à utiliser la solution Diligent Boards™.

DÉFI

Gérer une société aussi diversifiée et prospère que Majid Al Futtaim requiert la présence d’un conseil d’administration dynamique et efficace. La société dispose d’un conseil à l’échelle du holding et de quatre conseils supplémentaires ainsi que de sous-comités spécialisés dans l’audit, le risque, les ressources humaines et la rémunération. Les conseils se réunissent au moins quatre fois par an (mais le nombre de sessions peut aller jusqu’à huit). Avec des dossiers de conseil dont le volume atteignait parfois 400 pages, les ressources nécessaires pour produire un nombre de documents aussi important pour les réunions manquaient d’efficacité.

En outre, les administrateurs de Majid Al Futtaim sont régulièrement en voyage. Les rapports papier ne se prêtent pas à la prise de notes facilement échangeables entre collègues au sein du groupe. C’est pourquoi le secrétariat s’est intéressé aux solutions numériques pour gérer les documents de conseil. Selon Andrew Sharp, le secrétaire d’entreprise, « les dossiers papier de conseil devenaient un véritable casse-tête. Tout comme les nombreuses heures que le secrétariat passait à préparer les documents, par ailleurs beaucoup trop lourds à transporter pour les membres de nos conseils. Nous n’avions pas le sentiment qu’ils nous garantissaient un niveau de sécurité suffisant, compte tenu de la nature sensible des opérations commerciales dont il était question non seulement lors des réunions et mais aussi dans les documents ».

APPROCHE

Andrew Sharp et le secrétariat ont analysé les trois principales solutions de portail pour conseils d’administration. Facilité d’accès aux informations, sécurité et confort d’utilisation étaient les trois exigences à satisfaire. Le fonctionnement global du produit Diligent Boards, la qualité des équipes de Diligent et la façon dont les fonctionnalités de Diligent Boards ont été présentées ont convaincu monsieur Sharp et le secrétariat. Leur choix s’est naturellement porté sur Diligent. « Outre la sécurité et la convivialité, le service à la clientèle était fondamental pour nous. Nous avions besoin de savoir qu’en cas de problème, nous pouvions compter sur une réponse rapide », ajoute monsieur Sharp.

Bien que certains membres du conseil se soient montrés résistants au changement dans un premier temps, la majorité d’entre eux s’est rendu compte des avantages de ce nouveau format dès la troisième réunion sans papier. L’utilisation de Diligent Boards a eu des répercussions immédiates. Les administrateurs ont commencé à faire preuve de plus de discipline lors des réunions. Avant que les conseils n’aient adopté Diligent Boards, les documents étaient systématiquement livrés en retard au secrétariat. Grâce à des onglets d’espace réservé dans la solution qui permettent aux administrateurs de voir quels documents font encore défaut, le nombre de contributions envoyées en retard a sensiblement diminué. Selon monsieur Sharp, « cette visibilité accrue tout au long du processus a sensibilisé tout le monde à l’importance d’être dans les temps. Elle contribue aussi à une meilleure prise de décisions, dans la mesure où les administrateurs disposent des documents à l’avance et qu’ils peuvent ainsi traiter rapidement les points importants ».

RÉSULTATS

Chez Majid Al Futtaim, au moins 40 personnes utilisent Diligent Boards depuis plus d’un an. Monsieur Sharp estime que la société a déjà gagné quelque 20 jours de travail et qu’environ 24 000 feuilles de papier ont été économisées depuis l’adoption de Diligent Boards. Au-delà du papier et des impressions, la société a également pu réduire ses frais de coursier.

Grâce à la solution Diligent Boards, l’équipe de monsieur Sharp peut mettre en ligne les documents dès qu’ils sont disponibles, ce qui donne aux administrateurs davantage de temps pour lire les informations essentielles. Et monsieur Sharp conclut : « Diligent Boards rend nos réunions de conseil plus efficientes et efficaces car désormais, nos administrateurs disposent de plus de temps pour étudier les informations à l’avance. »

  • Cette visibilité accrue tout au long du processus a sensibilisé tout le monde à l’importance d’être dans les temps.
  • Andrew Sharp

    Le secrétaire d’entreprise

    Elle contribue aussi à une meilleure prise de décisions, dans la mesure où les administrateurs disposent des documents à l’avance et qu’ils peuvent ainsi traiter rapidement les points importants.