Construire un avenir encore plus prometteur grâce à Diligent

Shaftesbury investit dans l’immobilier dans le quartier populaire de West End, à Londres, réputé pour ses théâtres, ses restaurants et divertissements. L’entreprise est cotée à la Bourse de Londres et fait partie du FTSE 250. Son offre comprend 560 immeubles d’affectation mixte à Carnaby, Seven Dials, Soho, Chinatown et Charlotte Street. Shaftesbury utilise la solution Diligent Boards (anciennement Diligent Boardbooks) depuis août 2014.

DÉFI

La gestion d’un vaste portefeuille d’immeubles n’est pas chose aisée, surtout lorsque l’âge moyen des biens dépasse 150 ans. Il faut faire preuve de compétences, notamment en matière d’implantation commerciale et de développement durable, pour orchestrer l’administration de quelques-uns des sites les plus appréciés de Londres. Mais la tâche exige aussi l’implication d’un conseil d’administration bien informé, capable de prendre des decisions importantes.

Le conseil d’administration principal de Shaftesbury compte dix membres et se réunit en moyenne cinq fois par an. D’autres comités se réunissent régulièrement ; c’est le cas entre autres des comités d’audit, de rémunération et de nomination. Avant, lorsqu’il s’agissait de rassembler des informations destinées aux reunions du conseil et des comités, l’entreprise mettait en oeuvre de laborieuses procedures pour la copie, l’assemblage et la distribution manuels des dossiers. Et lorsque des modifications inévitables de dernière minute devaient être apportées, il fallait récupérer chaque copie papier auprès des administrateurs, la mettre à jour et la renvoyer ensuite à chacun par e-mail, faute de temps pour redistribuer une version papier. En moyenne, le personnel passait jusqu’à six heures de son temps précieux sur ces tâches avant chaque réunion.

Selon Penny Thomas, secrétaire d’entreprise chez Shaftesbury, « le contrôle des versions était un véritable problème. Nous avions besoin d’un outil qui nous permettrait de mettre à jour les documents et de les distribuer d’un simple clic ». De plus, Shaftesbury a à coeur d’encourager le développement durable : c’est l’une des préoccupations majeures de l’entreprise dans la gestion de ses immeubles. Toutefois, la distribution de l’information aux membres du conseil de l’entreprise était tout sauf écologique. Shaftesbury utilisait en effet 24 000 feuilles de papier chaque année pour les seuls documents de conseil.

APPROCHE

Shaftesbury a décidé d’abandonner la fastidieuse distribution papier et électronique des documents de conseil et d’adopter une approche digitale. Elle s’est mise à chercher une solution comportant des outils conviviaux, tant au niveau des tâches d’arrière-plan (création de livres individuels de conseil, validation des documents, publication rapide dans un système intuitif) que des fonctionnalités destinées à l’utilisateur final (lecture et annotation des documents). Il était primordial également que les documents sensibles soient protégés grâce à cette solution. La sécurité constituait donc un critère de choix.

Comme les documents de conseil étaient souvent finalisés le vendredi en fin de journée, Shaftesbury souhaitait aussi profiter d’un service de support 24 h/24 pour ses administrateurs habitués à lire leurs documents durant le week-end. Dans un premier temps, la secrétaire d’entreprise a demandé à ses omologues au sein d’autres organisations quelles solutions ils utilisaient pour créer les documents de leur conseil d’administration. Diligent Boards était recommandé de manière récurrente et après un examen détaillé de la solution, Shaftesbury a également opté pour Diligent.

RÉSULTATS

La transition vers Diligent Boards s’est déroulée sans encombre et aucun des membres du conseil n’a rencontré de problèmes en s’initiant au nouvel outil. Grâce à cette nouvelle approche, Shaftesbury est en mesure de publier plus rapidement ses documents de conseil, ce qui apporte beaucoup plus d’efficacité aux réunions.

« Nous ne disposons que d’une petite équipe administrative et nous avions besoin d’un outil capable d’améliorer sensiblement notre efficacité », remarque Penny Thomas. « Si le temps investi dans nos tâches a été réduit, nous constatons aussi que la qualité de nos dossiers de conseil s’est nettement accrue. Je dirais donc que Diligent a vraiment profité à tout le monde dans l’entreprise, au secrétariat comme au conseil d’administration. »

Comme Shaftesbury est une entreprise cotée, la sécurité des documents était une réelle préoccupation. Nous sommes donc ravis que le portail pour conseils d’administration soit plus sûr que les dossiers papier utilisés par le passé. Désormais, il n’est plus nécessaire de déchiqueter les documents de conseil à la fin de chaque mois. Et bien que Shaftsbury utilise principalement la solution pour ses documents de conseil, elle prévoit de faire usage d’autres fonctionnalités à l’avenir, notamment l’archivage d’anciens documents pour les rendre facilement accessibles au conseil.

Selon Penny Thomas, « lorsque sortent de nouvelles fonctionnalités, l’équipe de Diligent est toujours présente pour nous aider à les utiliser. Globalement, c’est un sans-faute pour Diligent, tant du point de vue de la convivialité que de la formation aux utilisateurs ».

  • Si le temps investi dans nos tâches a été réduit, nous constatons aussi que la qualité de nos dossiers de conseil s’est nettement accrue.
  • Penny Thomas

    Secrétaire d’entreprise

    Je dirais donc que Diligent a vraiment profité à tout le monde dans l’entreprise, au secrétariat comme au conseil d’administration.