Computacenter maximise la valeur commerciale de l’informatique en collaborant avec Diligent

Computacenter est l’un des premiers fournisseurs européens de services informatiques. Son objectif est d’aider les directeurs des systèmes d’information et les départements IT à maximiser la productivité et la valeur commerciale de l’informatique pour les utilisateurs internes et externes. Selon Computacenter : « Nous garantissons du support aux utilisateurs, des dispositifs de qualité supérieure ainsi que la fourniture sécurisée d’applications et de données destinées à assister chaque style de travail et à améliorer la collaboration. »

DÉFI

Pour une entreprise ouverte à la collaboration, Computacenter devait faire face au défi que représentait en soi l’organisation de l’ensemble des réunions du conseil. Les neuf réunions programmées chaque année rassemblent huit membres du conseil d’administration, dont une personne qui provient d’Allemagne et les autres du Royaume-Uni.

L’entreprise tient aussi une série de réunions de comité annexes. Louise O’Sullivan, l’assistante personnelle du secrétaire général, a décrit à quoi ressemblait la préparation de ces réunions : « Pour préparer les dossiers du conseil, il nous fallait aligner jusqu’à 10 piles de documents sur les bureaux. Chacune de ces piles contenait au moins 200 pages. Nous avions systématiquement des ajouts de dernière minute. Par conséquent, nous accusions des retards, ce qui nous obligeait à livrer certains documents par coursier le jour même ». Les membres du conseil eux-mêmes devaient porter des documents lourds, le poids de chaque paquet pouvait atteindre un kilo. Ces dossiers papier du conseil ne permettaient pas d’accéder rapidement aux informations les plus récentes et aux rapports complémentaires essentiels pour aider à la prise de décisions. Lorsqu’un des membres du conseil de l’entreprise s’est mis à utiliser une solution numérique dans le cadre d’un autre conseil, l’ensemble des membres a recommandé à Computacenter d’envisager des alternatives au papier.

APPROCHE

Après avoir reçu le feu vert, l’équipe du secrétariat général a commencé à passer au crible les fournisseurs de portails pour conseils d’administration. Elle a préparé une courte liste des leaders du secteur et demandé des démos de chacune de leurs solutions. L’un des membres du conseil de Computacenter utilisait déjà un produit concurrent de la solution Diligent Boards™ au sein d’un autre conseil, mais ne le trouvait pas particulièrement simple d’utilisation. Ce que les membres du conseil ont apprécié le plus dans la solution Diligent Boards, c’est l’apparence de véritable livre qu’elle donnait sur leurs iPads.

En tant qu’entreprise informatique, Computacenter accordait à la sécurité une priorité de premier ordre lorsqu’il s’agissait d’évaluer les options d’un portail pour conseils d’administration. Ils ont été impressionnés par les normes de sécurité strictes de Diligent qui sauvegarde les données sur ses propres serveurs sécurisés, protégés par de multiples systèmes de sécurité physique et de cryptage robustes.

RÉSULTATS

Aujourd’hui, tous les membres du conseil de Computacenter utilisent la solution Diligent Boards. Au début, il est arrivé qu’un des membres demande des copies papier des documents du conseil, mais après avoir essayé le nouveau portail, il a rapidement été séduit par le caractère intuitif de la solution. La solution Diligent Boards permet la collaboration et contribue à améliorer la prise de décisions. Les dirigeants ont accès, du bout des doigts, aux informations les plus récentes pour leurs réunions actuelles et ils peuvent également obtenir sans attendre des renseignements des réunions précédentes.

Et Mme O’Sullivan d’ajouter : « Pour nous autres, personnel du secrétariat général, la solution Diligent Boards permet de gagner environ trois jours de travail qui étaient passés à rassembler les informations ou à attendre leur arrivée. Je suis une adepte du télétravail et la solution Diligent Boards me donne la flexibilité de créer des livres depuis la maison et d’envoyer rapidement et avec facilité des ajouts de dernière minute ». Les mises à jour constantes que Diligent apporte à sa solution de portail constituent un autre avantage mis en avant par Mme O’Sullivan. Les questionnaires sont l’une des fonctionnalités récemment développées que Computacenter prévoit d’utiliser pour tirer un meilleur profit encore des réunions du conseil. Madame O’Sullivan affirme : « Je travaille depuis 23 ans au secrétariat général de Computacenter et, à mon avis, c’est la dépense la plus judicieuse que nous ayons effectuée ! »

  • ... Je suis une adepte du télétravail et la solution Diligent Boards me donne la flexibilité de créer des livres depuis la maison et d’envoyer rapidement et avec facilité des ajouts de dernière minute.
  • Louise O’Sullivan

    L’assistante personnelle du secrétaire général

    Je travaille depuis 23 ans au secrétariat général de Computacenter et, à mon avis, c’est la dépense la plus judicieuse que nous ayons effectuée !