Chez Viridian Housing, les informations du conseil d’administration sont hébergées en toute sécurité grâce à Diligent Boards

Viridian Housing est une association de logement britannique qui fournit des habitations sociales à des personnes aux revenus modestes ou qui ont besoin d’assistance. Elle offre un toit à plus de 30 000 résidents à Londres et dans le Sud-Est, dans les Midlands et le Sussex de l’Ouest. Elle possède environ 16 000 maisons et travaille en partenariat avec les autorités locales, les organisations et les résidents pour créer des communautés sûres et durables. Viridian Housing utilise Diligent Boards™ depuis septembre 2012.

DÉFI

L’équipe dirigeante de Viridian Housing se réunit toutes les deux semaines et son conseil d’administration environ dix fois par an. De plus, l’organisation dispose de quatre comités de direction qui se réunissent tous les trimestres. Ces réunions impliquent un total de 40 à 50 personnes et toutes doivent examiner avant chaque réunion des informations détaillées sur l’organisation.

Une organisation sans but lucratif, active dans le secteur public, se distingue à plus d’un égard des entreprises privées ou sociétés cotées. Souvent, l’équipe au sein d’une telle organisation est composée de bénévoles : dans le cas des associations de logement, un comité de bénévoles a la responsabilité globale du travail de l’organisation. Ce conseil d’administration inclura des représentants de la communauté, des autorités locales, des entreprises et du gouvernement. Par conséquent, une solution technologique doit plaire au plus grand nombre, être facile à utiliser et extrêmement économique afin de fournir des résultats dans le respect de contraintes budgétaires strictes. Diligent Boards n’est pas uniquement conçue pour les entreprises, même si cette solution est utilisée par de nombreuses sociétés du FTSE 100 : elle convient aussi aux organisations sans but lucratif comme Viridian. Avant d’utiliser Diligent Boards, l’équipe de Viridian préparait, pour chaque réunion du conseil d’administration et du comité de direction, des dossiers d’informations papier destinés à tous les administrateurs. Sa volonté de passer à un portail numérique pour conseils d’administration s’inscrivait dans une stratégie à long-terme, visant à sécuriser et numériser les informations personnelles confidentielles sur les bénéficiaires des services de logement. Aslam Jahan, chef de projets chez Viridian, explique : « Je ne peux vous dire à quel point la sécurité est importante à nos yeux. Nous la prenons très au sérieux dans la mesure où nous traitons des données très sensibles. C’était notre préoccupation principale lorsque nous cherchions un portail pour conseils d’administration ». L’organisation souhaitait également trouver une solution à la fois économique et efficace.

IMPLÉMENTATION

L’organisation a lancé un appel d’offres officiel d’examen des fournisseurs et a passé en revue les candidats pour n’en retenir que trois. Parmi ceux-ci, c’est Diligent qui s’est démarqué, selon l’adjointe à la Direction Shirley Griffiths : « Nous avons vu de nombreuses solutions beaucoup trop complexes et manifestement conçues pour répondre aux besoins d’organisations plus grandes. Mais nous avons été positivement surpris par la solution de Diligent Boards : son fonctionnement simple et sa sécurité impressionnante étaient réellement séduisants. Elle offrait exactement ce que nous voulions et le faisait bien, compte tenu du budget disponible ».

RÉSULTATS

Grâce à Diligent Boards, les membres du conseil d’administration et du comité de Viridian profitent d’un accès instantané et sécurisé à toutes les informations dont ils ont besoin pour prendre des décisions. M. Jahan note : « Les utilisateurs ont accès immédiatement à toutes les mises à jour. Ils savent donc qu’ils examinent toujours les informations les plus récentes. Il est également aisé d’accéder à l’historique grâce au système d’archives. Il permet de se référer aux procès-verbaux de réunions antérieures et les nouveaux utilisateurs peuvent se mettre rapidement à jour ».

L’utilisation de Diligent Boards a également entraîné des économies significatives pour Viridian, ce qui est essentiel pour une organisation sans but lucratif. Le nouveau système permet à l’équipe administrative de gagner tellement de temps tous les mois que lorsqu’un membre de l’équipe a quitté l’entreprise, ses collègues ont pu se répartir ses tâches. Comme le dit Mme Griffiths : « La création et la distribution des dossiers papier occupaient un poste à temps plein, bien que les tâches étaient prises en charge par plusieurs personnes. Nous sommes ravis que Diligent Boards représente une solution économique pour Viridian et contribue par ailleurs à réaliser d’autres économies »

  • Nous avons vu de nombreuses solutions beaucoup trop complexes et manifestement conçues pour répondre aux besoins d’organisations plus grandes.
  • Aslam Jahan

    Chef de projets

    Mais nous avons été positivement surpris par la solution de Diligent Boards : son fonctionnement simple et sa sécurité impressionnante étaient réellement séduisants.