British Gas

British Gas, détenue par Centrica plc, est le premier fournisseur d’énergie au Royaume-Uni. La société est cliente de Diligent Boards™ depuis janvier 2013. Centrica utilise Diligent depuis 2010.

DÉFI

La société a plusieurs comités et conseils d’administration qui se réunissent régulièrement, notamment le conseil principal de British Gas et le conseil de la division Assurances de l’entreprise. Le comité de gestion se réunit toutes les semaines tandis que toutes les autres réunions se tiennent une fois par mois. Les participants doivent recevoir et examiner les documents du conseil d’administration avant chaque réunion.

Sam Weller est l’assistante personnelle de Michael Uzielli, directeur financier de British Gas, et l’une des personnes chargées d’assembler les documents pour le conseil d’administration de British Gas. Avant d’adopter Diligent, l’entreprise utilisait les documents papier et les courriels pour distribuer les dossiers de conseil : « L’utilisation du papier et du courriel était peu commode et prenait beaucoup de temps », affirme Sam. « Personne n’appréciait transporter autant de papier avec soi. Les dossiers de conseil étaient lourds et certains administrateurs qui siègent dans plusieurs conseils arrivaient aux réunions les bras chargés de documents. Nous voulions alléger la charge qu’ils devaient transporter et rendre la préparation des réunions du conseil plus efficace. »

IMPLÉMENTATION

Centrica plc utilisait déjà Diligent Boards pour ses rapports de conseil d’administration, il était donc tout naturel pour British Gas de lui emboîter le pas. L’entreprise a rapidement implanté le nouveau système. Désormais, quelque 75 membres des conseils d’administration et comités utilisent Diligent Boards, tout comme 12 administrateurs. Selon Sam, la transition s’est faite tout en douceur : « Un jour, nous avons cessé d’utiliser les dossiers papier et la semaine suivante, nous sommes passés à Diligent. La transition du papier au numérique a été vraiment simple ».

Diligent a fourni une formation complète au personnel de British Gas et une équipe de gestion de compte attitrée s’est assurée qu’il disposait de l’assistance dont il avait besoin pour la phase de transition. Sam déclare : « La formation a été directe. Le système est si simple à utiliser que je pouvais former un collègue par téléphone. Si vous êtes capable d’enseigner quelque chose à quelqu’un, c’est que vous l’avez bien compris. Avec Diligent, c’était un vrai jeu d’enfant ».

RÉSULTATS

Grâce à Diligent Boards, les administrateurs chargés d’assembler les nombreux dossiers du conseil s’épargnent des heures de préparation avant chaque réunion. Sam déclare : « Il est beaucoup plus pratique de gérer la production des documents de conseil d’administration avec Diligent Boards. Nous consommons désormais nettement moins de papier et d’encre pour nos imprimantes. Il est important que nous puissions faire appel à la technologie pour améliorer nos méthodes de travail ».

Sam souligne également la qualité du service offert par Diligent à ses clients : « Notre gestionnaire de compte nous fournit un service d’excellente qualité. Il est très patient et répond toujours aux questions que je peux avoir. Le service à la clientèle est vraiment remarquable ».

Grâce à Diligent Boards, les membres des conseils d’administration et comités de direction peuvent examiner sans délai les dossiers de conseil et se préparer à l’avance pour leurs réunions, affirme Sam : « Diligent Boards leur permet de disposer des documents à l’avance. Même en cas de modifications de dernière minute, ils auront toujours accès aux dernières mises à jour à temps pour les examiner. Nous ne devons pas réimprimer une montagne de dossiers, ce qui rend le processus beaucoup plus efficace ».

Elle conclut : « Le support à la clientèle de Diligent est vraiment bon, la formation est simple et directe et le produit nous rend beaucoup plus efficaces. C’est un très bon service dans son ensemble ».

  • Un jour, nous avons cessé d’utiliser les dossiers papier et la semaine suivante, nous sommes passés à Diligent.
  • Sam Weller

    L’assistante personnelle de Michael Uzielli, directeur financier de British Gas

    La transition du papier au numérique a été vraiment simple.