Assurer un avenir prometteur pour le fonds de retraite Kingfisher Pension Trustee Limited

Kingfisher PLC est le plus grand détaillant européen dans le secteur de la rénovation résidentielle. Il possède plus de 1 100 magasins répartis dans dix pays en Europe. Kingfisher, qui inclut des enseignes telles que B&Q, Screwfix, Brico Dépôt et Castorama, accueille chaque semaine 6 millions de clients dans ses magasins. Pour assurer le succès de ses activités, la chaîne emploie 79 000 personnes et propose un régime de retraite au Royaume-Uni, le Kingfisher Pension Scheme (KPS), géré par son fonds de retraite Kingfisher Pension Trustee Limited. Le fonds de retraite Kingfisher Pension Trustee Limited a commencé à utiliser la solution Diligent Boards™ en 2012.

DÉFI

KPS a été mis en place pour faciliter et sécuriser davantage les épargnes-retraites des dizaines de milliers d’employés qui ont travaillé durant des années pour Kingfisher. La protection de l’argent durement gagné par les salariés nécessite une stratégie prudente en matière d’investissement. Ces décisions d’investissement sont supervisées par le conseil d’administration de Kingfisher Pension Trustee.

Le conseil principal du fonds se réunit quatre fois par an. En outre, quatre sous-comités au sein du conseil d’administration se rassemblent chaque trimestre, ce qui porte à 20 le nombre total des réunions. Deux jours complets étaient nécessaires pour préparer les documents de chacune de ces séances. Une multitude de rapports papier contenant entre 180 et 360 pages étaient copiés et envoyés par coursier aux membres du conseil au Royaume-Uni. Lors d’une réunion de l’un des sous-comités, l’un des administrateurs a mentionné qu’il utilisait Diligent Boards au sein du conseil de B&Q PLC où il siégeait. Kingfisher Pension Trustee a décidé d’essayer la solution pour ses propres réunions également.

APPROCHE

Lorsque Kingfisher Pension Trustee Limited a commencé à évaluer Diligent Boards, la sécurité était sa principale préoccupation dans la mesure où ce fonds de retraite traite des informations extrêmement sensibles sur les investissements et la situation de retraite des employés actuels et passés. La simplicité d’utilisation était une autre des priorités. Certains administrateurs n’avaient aucune expérience de l’iPad et étaient inquiets à l’idée de passer du papier à une solution numérique.

Selon An-Magritt Aune, assistante personnelle du directeur du groupe Retraites chez Kingfisher, « certains de nos administrateurs se montraient quelque peu réticents au début. Mais après avoir suivi la formation de base, les gens m’ont confié qu’ils n’auraient jamais imaginé que l’application soit aussi simple à utiliser. »

RÉSULTATS

La transition des documents papier au portail numérique pour conseils d’administration s’est opérée de manière presque instantanée. Aujourd’hui, 15 personnes utilisent la solution Diligent Boards et Kingfisher Pension Trustee prévoit d’étendre l’utilisation de la solution au cours des prochains mois. Les membres du conseil peuvent désormais participer plus efficacement aux réunions, car ils disposent d’informations à jour pour prendre des décisions plus éclairées. Grâce à Diligent Boards, les administrateurs ont la possibilité d’ajouter des liens aux éléments de l’ordre du jour. D’un clic, ils peuvent alors consulter instantanément les informations dont ils ont besoin. Si l’entreprise réalise des économies de papier substantielles en renonçant aux documents physiques de conseil, elle épargne aussi de l’argent. En fait, madame Aune estime que Diligent a permis à la société d’économiser plus de 18 000 £ par an.

La fonction de calendrier, qui améliore la communication, permet de centraliser la synchronisation des calendriers de tous les membres du conseil. Les archives sont également très appréciées. En quelques clics, elles permettent aux administrateurs de télécharger l’équivalent de plusieurs années de documents existants. Selon madame Aune, « c’est un avantage que l’ancienne méthode papier n’aurait jamais été en mesure de nous offrir. »

  • Le support à la clientèle de Diligent est impeccable.
  • An-Magritt Aune

    Assistante personnelle du directeur du groupe Retraites

    À chaque fois qu’une nouvelle fonctionnalité est intégrée, j’ai la possibilité de joindre quelqu’un qui me donnera les instructions à suivre en quelques minutes.