Andbank España et Andbank Luxembourg se libèrent du stress en choisissant Diligent Boards™ pour alléger leur charge de travail

Le groupe Andbank, fruit de la fusion en 2001 entre Banc Agrícol et Banca Reig, regroupe des banquiers ayant plus de 85 ans d’expérience. Ce groupe bancaire à la fois familial et mondial est présent dans 12 pays sur deux continents. Ses activités se répartissent en sept services de banque, six cabinets de conseil en investissement et cinq de gestion des actifs, trois sociétés de courtage, un bureau de représentation et 39 agences locales.

Grâce à son service personnalisé et à son expertise professionnelle, le groupe Andbank protège les actifs et crée de la valeur pour ses clients. Il attend donc la même chose de ses fournisseurs. Valeur ajoutée, service personnalisé et expertise sont les qualités qu’Eduardo Muela Rodriguez, Secrétaire du conseil d’administration d’Andbank España et Président du conseil d’administration d’Andbank Luxembourg, ainsi que ses collègues dirigeants, espéraient trouver dans une solution de portail numérique. D’après M. Muela Rodriguez, Andbank a obtenu satisfaction sur toutes ces exigences – et bien d’autres – quand il a proposé de choisir Diligent Boards™.

LE DÉFI

M. Muela Rodriguez avait travaillé pendant 16 ans comme Secrétaire général d’autres banques et institutions financières avant de rejoindre Andbank España en 2014. Le groupe faisait alors ses premiers pas en Espagne, avec seulement deux années d’existence. Les huit membres du conseil d’administration se réunissaient une fois par mois, mais il fallait quatre jours à deux administrateurs pour préparer, créer, distribuer et mettre à jour les documents pour chacune de ces réunions. À cause de cette charge de travail, et aussi des ambitions très élevées de la banque en matière de normes de sécurité, M. Muela Rodriguez a compris qu’Andbank avait impérativement besoin d’un portail en ligne pour conseils d’administration.

« Chez Andbank España, tout le monde utilisait le papier et envoyait les documents par courriel ». C’est ainsi que M. Muela Rodriguez décrit la situation qu’il a pu observer en arrivant dans cette banque. « La question du portail numérique pour conseils d’administration n’avait encore jamais été abordée.

Alors j’ai pensé qu’il était temps de lancer l’idée. J’ai expliqué au conseil combien il est important de posséder un portail dédié en ligne, en particulier pour échanger des informations sensibles. J’ai présenté les autres avantages et, une fois que tout le monde s’est mis d’accord, j’ai commencé ma recherche de fournisseurs. »

APPROCHE

Après avoir consulté divers sites Web, M. Muela Rodriguez a sélectionné trois fournisseurs. Il leur a ensuite demandé un complément d’informations par courriel. Il n’a fallu qu’une journée au premier concurrent pour répondre. C’était Diligent.

« Diligent était un choix logique. Ils m’ont contacté en premier et ont rapidement proposé de me rencontrer en personne pour organiser une démonstration des fonctions et de la convivialité du portail. C’était un véritable plus, car les autres fournisseurs ne pouvaient converser qu’à travers des séminaires en ligne. Bien sûr, j’ai aussi étudié les autres paramètres. Il était important pour les membres du conseil d’administration qui ne sont pas férus de technologie que le portail soit simple d’emploi et facile à comprendre. Et c’est le cas de Diligent Boards. Mais pour moi, il y avait déjà deux très bonnes raisons de les préférer à la concurrence : le service et le prix. »

RÉSULTATS

Diligent Boards est utilisé par Andbank España depuis février 2015. C’est une telle réussite que la banque a présenté la solution à son homologue, Andbank Luxembourg, à peine cinq mois après son adoption. Le nombre total d’utilisateurs est ainsi passé à environ 20 personnes, dont trois administrateurs.

Depuis la mise en oeuvre de la solution, les deux banques ont réduit leur budget papier et le temps de préparation des livres. Au lieu de deux personnes mobilisées quatre jours à l’avance, il suffit à présent d’une seule qui peut tout gérer en une journée. La solution a permis d’économiser près de 25 000 €/an en coût de main d’oeuvre et en charges fixes.

De plus, la banque est maintenant capable d’appliquer les normes les plus strictes en matière de gouvernance d’entreprise, puisqu’elle fournit les documents de conseil au moins cinq jours à l’avance. D’après M. Muela Rodriguez, ce délai constitue pour la banque un gain de temps et d’argent, ce qui est très appréciable. Mais le plus intéressant, c’est qu’il a considérablement réduit le stress chez toutes les personnes impliquées. Au final, la productivité est en hausse et la collaboration est renforcée.

« J’observe de nombreuses améliorations depuis la mise en place de Diligent Boards », explique M. Muela Rodriguez. « J’apprécie ce concept où tout ce dont vous avez besoin est à portée de main en quelques secondes. Tout est centralisé, et vous pouvez sans problème retrouver des minutes de réunions et des documents de comité remontant à cinq mois en arrière, par exemple. C’est une très bonne chose d’avoir l’historique de toutes les actions du conseil. En résumé, je dirais que notre expérience globale de Diligent Boards est très positive et que tout va de mieux en mieux. »

  • En résumé, je dirais que notre expérience globale de Diligent Boards est très positive et que tout va de mieux en mieux.
  • Eduardo Muela Rodriguez

    Secrétaire du conseil d’administration

    Mais pour moi, il y avait déjà deux très bonnes raisons de les préférer à la concurrence : le service et le prix.