Uma solução parcial não era o suficiente: International Personal Finance recorre ao Diligent Boards

O objetivo da International Personal Finance plc é promover a inclusão financeira oferecendo empréstimos pequenos, sem seguro e a curto prazo, com valores de GBP 50 a GBP 1.000 ao longo de seis a 12 meses. Ela oferece um serviço financeiro flexível e gerenciável, incluindo crédito habitacional e pequenos empréstimos financiados para pessoas de renda média. A empresa tem 30.000 funcionários em todo o mundo e 2,4 milhões de clientes em oito países.

DESAFIO

O conselho da International Personal Finance se reúne a cada dois meses. No passado, o assistente pessoal do CEO passaria até três dias úteis preparando os papéis para cada reunião do conselho. Um extenso trabalho administrativo, que incluía horas de impressão, reimpressão e encadernação, era necessário para que o material do conselho fosse enviado aos respectivos membros antes das reuniões.

As coisas não eram muito melhores para os diretores. Como disse Steve Bean, gerente de serviços no Reino Unido, International Personal Finance Limited: “Encontrei um diretor a caminho de uma reunião. Ele estava carregando um pacote espesso de papéis, que devia pesar cerca de 3 kg. Percebi que precisávamos encontrar uma solução melhor.”

Além do custo de criar pacotes do conselho em papel, a empresa queria reduzir o volume de papel usado. Steve declarou: “A International Personal Finance está comprometida com práticas sustentáveis em toda a empresa e ganhou vários prêmios nessa área. Precisávamos reduzir o consumo de papel na sala do conselho.” Além de encontrar uma solução que economizasse tempo e dinheiro com as informações altamente confidenciais do conselho, a empresa também queria um provedor que atendesse ou superasse seus padrões corporativos de segurança.

ABORDAGEM

Com a segurança e a funcionalidade em mente, a International Personal Finance conduziu uma extensa análise de portais eletrônicos para conselhos – uma versão digital dos pacotes de papéis do conselho, com recursos aprimorados, como direitos de voto, controle de acesso e anotações. A solução Diligent Boards™ atendeu a todos os requisitos.

Precisávamos de um aplicativo que fosse fácil de usar em um iPad, mas que tivesse segurança robusta” contou Steve. “Algumas soluções pareciam atraentes, mas como eram baseadas totalmente em softwares de terceiros, ficamos preocupados com possíveis bugs e problemas com atualizações. Nosso chefe de segurança examinou e aprovou o Diligent Boards pela plataforma segura e ficou totalmente satisfeito.”

Todos os administradores da empresa receberam treinamento no local e manuais no início da transição para o Diligent Boards. Steve declarou: “O treinamento para os diretores e os não executivos foi um desafio, pois eles ficam espalhados pelo mundo. Alguns não tinham tempo para o treinamento presencial, mas a Diligent enfrentou o desafio e cuidou de tudo, treinando-os por telefone em um horário que fosse conveniente para eles. O treinamento foi bem fácil e nosso gerente de conta na Diligent foi brilhante, entrando em contato com todos os nossos usuários e ajustando-se às necessidades de treinamento deles. Eles realmente ofereceram um atendimento de qualidade.”

RESULTADOS

A International Personal Finance observou uma redução significativa das despesas administrativas desde a migração para o Diligent Boards. Mas, como disse Steve: “Começamos esse processo como uma forma de reduzir os custos, mas a funcionalidade e a segurança, na verdade, se tornaram muito mais importantes para nós.”

“A resposta na empresa foi fantástica”, contou Steve. “Nossos membros do conselho adoram o Diligent Boards. É simples e evita que eles tenham que carregar quilos de relatórios do conselho de um lado para outro. É um sistema muito mais eficiente.”

A empresa também calculou que o Diligent Boards economizou cerca de 10% do tempo anual da assistente pessoal do CEO e reduziu a pegada de carbono da empresa.

  • Algumas soluções pareciam atraentes, mas como eram baseadas totalmente em softwares de terceiros, ficamos preocupados com possíveis bugs e problemas com atualizações.
  • Steve Bean

    Gerente de serviços no Reino Unido

    Nosso chefe de segurança examinou e aprovou o Diligent Boards pela plataforma segura e ficou totalmente feliz.