Standard Life adota solução sem papel do Diligent Boards em 103 conselhos e comitês

A Standard Life plc é uma empresa líder no setor de poupanças e investimentos a longo prazo, que oferece uma ampla faixa de produtos de poupança, pensão e investimento. Com sede em Edimburgo e com grandes operações na Europa, no Canadá e na Ásia, a Standard Life está listada na Bolsa de Valores de Londres e é uma empresa FTSE 100.

A equipe de Secretariado do Grupo oferece suporte ao conselho em todos os aspectos, principalmente ao prepará-lo para as reuniões relacionadas ao conselho. Paul McKenna é Secretário do grupo do
conselho associado da Standard Life e “especialista em tecnologia”. Sendo assim, ele é o responsável por todas as implementações do Diligent Boards™ em todo o grupo Standard Life.

DESAFIO

A Standard Life faz parte de um setor que exige boa supervisão de requisitos regulamentares, de risco e de capital. O conselho está comprometido com altos padrões de governança corporativa para gerenciar os negócios com eficiência e agregar valor aos acionistas em longo prazo. Ela também precisa estar em conformidade com todas as disposições relevantes do Código de Governança Corporativa do Reino Unido.

Com vários escritórios e operações em todo o mundo, a Standard Life tem diversos comitês e conselhos subsidiários, muitos se reunindo uma vez ao mês ou com maior frequência. Antes de adotar a solução Diligent Boards, as várias equipes de secretariado produziam o material do conselho, que era então impresso e enviado para os membros do conselho em todo o mundo.

ABORDAGEM

A Standard Life buscava modernizar a forma de produzir e distribuir o material do conselho e, ao mesmo tempo, aumentar a eficiência da equipe administrativa e melhorar a experiência de usuário final para os diretores. A segurança era uma área de foco específica, tanto na preparação quanto na distribuição das informações mais confidenciais da empresa.

Com a tarefa de encontrar a solução certa para o conselho, Paul iniciou a investigação em busca de novas formas de implementar e conduzir reuniões do conselho. “Eu tinha critérios rigorosos. A tecnologia precisava ser a certa e a transição tinha que ser simples. Queria assegurar que o material do conselho fosse mais fácil de reunir do que no método existente.” Os diretores em diversas localidades precisavam acessar seus relatórios, independentemente de onde estivessem e do fuso horário. Eles também queriam a opção de fazer anotações completas da mesma forma que fariam no papel.

A Standard Life conduziu uma análise completa de provedores líderes de portais para conselhos. “O que eu gosto no aplicativo Diligent Boards para iPad é a facilidade de uso”, conta Paul. “Ele mantém a “sensação” do papel, ao mesmo tempo em que aproveita bem as capacidades aprimoradas que a tecnologia moderna possibilita. Certamente é uma opção mais leve do que as versões em papel e um formato mais prático. Dentre todos os fornecedores que analisamos, o Diligent Boards ofereceu a melhor combinação de recursos com um bom preço. Os relatórios podem ser alterados no último minuto e os diretores podem visualizar os livros assim que eles são publicados, não importa onde eles estejam no mundo.”

A Standard Life implantou inicialmente o Diligent Boards para o conselho plc e seus comitês. Alguns diretores estavam um pouco hesitantes em descartar o papel. Com isso em mente, oferecemos o material do conselho impresso ou online para que escolhessem.” A maior surpresa para Paul foi que, após apenas uma reunião, houve total aprovação da versão online. Dois diretores que, anteriormente, estavam convencidos que permaneceriam com o papel, mudaram de opinião e agora se tornaram defensores.

RESULTADOS

A Standard Life usa o Diligent Boards desde julho de 2011, fazendo com sucesso a transição do papel para o portal eletrônico em 103 conselhos e comitês, chegando a um total de 240 usuários. A empresa atingiu seu objetivo: modernizar a forma de produzir e distribuir o material do conselho e, ao mesmo tempo, aumentar a segurança de documentos confidenciais, melhorar a eficiência da equipe administrativa e a experiência de usuário final para os diretores.

  • Ele mantém a “sensação” do papel,
  • Paul McKenna

    Secretário do grupo do conselho associado

    ao mesmo tempo em que aproveita bem as capacidades aprimoradas que a tecnologia moderna possibilita.