Sala de reuniões sem papéis: MN comprometida com a sustentabilidade

A MN é uma empresa de gerenciamento de investimentos e administração de pensões com experiência de 60 anos na criação de regimes de pensão acessíveis e abrangentes. A empresa desempenha um papel importante no mercado de pensões, com mais de 1.000 funcionários exclusivos trabalhando nos Países Baixos e no Reino Unido. A empresa gerencia cerca de 90 bilhões de euros em ativos e administra as pensões de 2 milhões de funcionários nos Países Baixos.

Stan Steeghs é secretário corporativo da MN e, como tal, é o responsável pelas 25 reuniões anuais do conselho da empresa e por várias reuniões do conselho de supervisão. Em 2012, a empresa mudou sua sede de Rijswijk, um subúrbio nas cercanias de Haia, para o centro da cidade. O novo local é um reflexo do compromisso da MN com a sustentabilidade e a transparência: uma solução de plano aberto, com uma parede coberta de vinhas que passa por todos os andares do escritório e o ambiente agora praticamente sem papel.

DESAFIO

Com a mudança para um novo local, a MN decidiu que sua meta de operar com cada vez menos papel deveria começar nas esferas superiores: no nível do conselho da empresa. A mudança para o digital também permitiria mais compartilhamento de informações, mais segurança e maior flexibilidade. Também agregaria mais valor a seu compromisso contínuo com a inovação.

Do ponto de vista da flexibilidade, o material em papel precisava de processos manuais que consumiam os recursos da equipe de secretariado da MN em trabalhosas tarefas de impressão, grampeamento e encadernação de livros que, frequentemente, tinham centenas de páginas. Depois de produzido, o material do conselho era enviado – um processo caro, demorado e que não era necessariamente seguro.

De acordo com Steeghs, “os processos que envolviam a governança de nossos conselhos atrasavam em relação ao resto da empresa. Estávamos presos em uma abordagem antiquada que era um obstáculo para os executivos do conselho, que precisavam carregar pesados relatórios em papel”

ABORDAGEM

Para cumprir seu compromisso com a sustentabilidade e a inovação, a MN buscou uma solução para o conselho que cumprisse a meta de um ambiente empresarial sem papel, economizasse tempo e recursos e oferecesse uma opção mais portátil do que os pacotes em papel.

Steeghs pesquisou vários provedores e os mapeou em relação a uma lista de funcionalidades desejadas mas, por fim, optou pela solução Diligent Boards™. O que pesou além das metas de sustentabilidade? “Há duas razões principais. O Diligent Boards venceu outros provedores no quesito segurança, que é uma questão muito importante para nós como administradores de pensões”, observou Steeghs. “E a funcionalidade era melhor. Queríamos uma abordagem intuitiva. Uma que reproduzisse nossos próprios processos de manipulação de relatórios sem os problemas associados”. Especificamente, a empresa buscou uma funcionalidade que reproduzisse a dos relatórios em papel – recursos como a inclusão de “notas” e recursos de marcação para anotações nos relatórios.

RESULTADOS

Até hoje, a MN usa a solução Diligent Boards para todas as reuniões do conselho e das subsidiárias com um total de 40 usuários. A abordagem contribuiu para a meta de sustentabilidade da empresa de reduzir a utilização de papel e espera-se ver uma redução na quantidade de papel usada a cada ano.

Como todos os clientes Diligent, a MN conta com suporte 24 horas por dia, 7 dias por semana e um treinamento extenso. Mas, como Steeghs destaca, o portal é tão intuitivo que as necessidades de treinamento são mínimas. “Ainda que tenhamos recebido a oferta de suporte, a maioria de nossos membros do conselho apenas pegou e começou a usar o aplicativo para iPad. É fácil assim”. Por fim, para a MN, a transição para o Diligent Boards ocorreu sem problemas.

  • Os processos que envolviam a governança de nossos conselhos atrasavam em relação ao resto da empresa.
  • Stan Steeghs

    Secretário corporativo

    Estávamos presos em uma abordagem antiquada que era um obstáculo para os executivos do conselho, que precisavam carregar pesados relatórios em papel.