Reuniões mais eficientes para Electricity North West

“Bringing energy to your door” (“Levando energia até sua casa”) é o slogan da Electricity North West, empresa que detém, opera e mantém a rede de distribuição elétrica no noroeste do Reino Unido. A empresa de serviços públicos conecta cerca de 2,4 milhões de propriedades e mais de 5 milhões de pessoas na região à rede nacional. A Electricity North West começou a usar o Diligent Boards™ em janeiro de 2015.

DESAFIO

A Electricity North West é, na verdade, formada por várias empresas baseadas em torno de uma única entidade operacional. O Conselho é composto por nove membros no total: quatro nomeados pelos acionistas, três não executivos e dois executivos. Os membros do Conselho se reúnem formalmente pelo menos seis vezes por ano, e várias vezes de forma pontual, quando surge a necessidade de analisar problemas operacionais.

No início, como ocorre com a maioria das empresas, a Electricity North West usava pacotes impressos tradicionais para apoiar suas reuniões do Conselho. Esses relatórios podiam conter até 500 páginas e havia uma série de outras questões: as mudanças de última hora eram problemáticas, e os erros humanos geralmente afetavam a integridade dos dados. Há três anos, a empresa decidiu acabar com o trabalho maçante em papel e adotar uma abordagem digital.

Inicialmente, em janeiro de 2013, a Electricity North West migrou para um provedor de portal para conselhos alternativo. Porém, após alguns meses de uso, a empresa descobriu que ainda enfrentava dificuldades na criação de material do Conselho. Segundo Karen O’Donnell, secretária do Conselho da Electricity North West, a equipe enfrentou constantes problemas de falhas do sistema, bem como falta de suporte. Além disso, o módulo do administrador não dispunha de um recurso de arrastar e soltar. Portanto, quando o material precisava ser reordenado, era necessário “recomeçar do zero” e carregar as informações desde o início.

Segundo O’Donnell, “em vez de poupar tempo, o sistema nos fazia perder tempo. Eu passava minhas noites de sábado antes das reuniões lidando com ligações de executivos em pânico por não conseguirem acessar material crítico”.

O’Donnell trabalhou de forma incessante para convencer o Conselho de que era necessário mudar. Ela já havia usado o Diligent Boards em cargos anteriores e sabia que a solução oferecia recursos de que os executivos da Electricity North West precisavam.

ABORDAGEM

Embora o contrato com a solução original ainda estivesse em vigor, O’Donnell convenceu o Conselho a considerar a migração para o Diligent Boards. Para satisfazer às devidas diligências, a equipe de secretariado analisou outras soluções concorrentes, mas verificou que nenhuma delas oferecia tantos recursos quanto o Diligent Boards.

Uma das principais funcionalidades que O’Donnell buscava era a capacidade de fazer anotações. Com o grande volume de dados existente em cada pacote, os executivos precisavam de uma maneira rápida e simples de localizar informações importantes, algo que não era possível no antigo sistema online.

RESULTADOS

Como resultado da migração de uma solução concorrente para o Diligent Boards, a Electricity North West poupou um tempo significativo nas atividades administrativas de compilação de informações vitais para o Conselho. Se comparado à criação de livros impressos, o Diligent Boards cortou o tempo de produção pela metade. Hoje, o uso da solução está sendo disseminado por toda a organização, dos executivos do Conselho a não executivos e suas equipes de apoio.

O recurso favorito de O’Donnell é a função de questionário. Quando surgem perguntas vitais, em vez de criar uma planilha e registrar as respostas manualmente, a solução Diligent Boards pode automatizar o processo.

“O software da Diligent representa uma mudança para nós. É sua total simplicidade que faz com que ele seja melhor do que qualquer outra solução no mercado”, observou O’Donnell. “É fácil de usar. E o serviço que recebemos é impecável.”

  • O software da Diligent representa uma mudança para nós. É sua total simplicidade que faz com que ele seja melhor do que qualquer outra solução no mercado.
  • Karen O'Donnell

    Secretária do conselho

    É fácil de usar. E o serviço que recebemos é impecável.