Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life

Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life: O que esses conselhos têm em comum?

Gerhard Roggemann é um diretor não executivo experiente que participa de seis conselhos diferentes. As empresas que ele representa incluem a empresa de seguros FTSE 100 Resolution Group, assim como a Deutsche Börse AG, onde ele é vicepresidente. Roggemann atualmente usa o serviço Diligent Board™ em vários conselhos.

Roggemann passou muito tempo de sua vida profissional na empresa de serviços financeiros JPMorgan. Ele ocupou cargos desde diretor-gerente na JPMorgan Frankfurt até tesoureiro regional na JP Morgan Asia Pacific. Roggemann também passou 13 anos nos conselhos de gerência de dois Landesbanks alemães. Dada a amplitude de sua experiência, ele está bastante ciente dos obstáculos que os pacotes do conselho em papel podem apresentar.

DESAFIO

Baseado na Alemanha, seu país natal, Roggemann tem uma agenda ocupada, que demanda uma quantidade considerável de viagens pela Europa para cumprir os compromissos nos seis conselhos dos quais ele participa. Com as reuniões regulares dos conselhos, Roggemann dedica grande parte do seu tempo ao preparo para as reuniões. Antes de usar o Diligent Boards, a equipe de secretariado de cada organização compilava manualmente o material do conselho e o enviava para o endereço residencial dele. Cada pacote continha cerca de 1.000 páginas.

As inevitáveis revisões, frequentemente de apenas uma página, também eram entregues para que Roggemann as analisasse. Devido a sua agenda de viagens, as atualizações de informações poderiam levar dias para chegar até ele. A entrega de pacotes físicos de papéis, contendo informações altamente confidenciais da empresa, também apresentava um risco de segurança. Como Roggemann frequentemente estava em trânsito, as entregas poderiam ser deixadas em seu jardim ou com um vizinho.

O peso, por si só, de carregar vários relatórios, era outro problema. Um único pacote do conselho podia encher uma pasta. Vários pacotes do conselho podiam encher uma mala. Como as informações eram confidenciais e as conexões de voo não eram confiáveis, Roggemann carregava os papéis em sua bagagem de mão. E até isso se tornou um desafio, com a redução de limites de peso por parte das companhias aéreas.

“Não era apenas com o peso do papel que eu precisava lidar durante as viagens, mas com a logística disso. Em um mês, era possível que eu comparecesse a duas ou três reuniões do conselho em uma viagem. Devido à confidencialidade dos pacotes do conselho, a necessidade de lê-los durante os voos e a preocupação de eles se perderem da minha bagagem, eu os levava em minha mala de mão. Mas carregar três ou quatro pacotes do conselho em uma única viagem se tornou impossível.”

O descarte apropriado dos documentos também era difícil. Roggemann lembrouse de um momento em que tinha quatro caixas cheias de pacotes do conselho esperando para serem descartados.

ABORDAGEM

O secretariado do Resolution Group comparou uma variedade de provedores de portal do conselho, avaliando a facilidade de uso, a segurança, o preço e a funcionalidade como um todo. Depois de conversar com diretores do conselho, incluindo Roggemann, o secretariado identificou as prioridades: uma solução que fosse intuitiva, com uma estrutura que lembrasse um livro do conselho tradicional, mas com um toque digital.

Na primeira reunião do conselho da Resolution com o uso do aplicativo Diligent Boards para iPad, os membros tiveram a opção de usar tanto os iPads quanto os pacotes do conselho em papel. De acordo com Roggemann, “assim que experimentaram a solução de portal da Diligent, todos os membros do conselho a adotaram imediatamente. O aplicativo é tão fácil de usar e não deixa nada a desejar em relação às versões em papel originais. Você pode ler, marcar e fazer anotações da mesma forma que faz no papel. Mas as atualizações e revisões são entregues em tempo real. Melhor ainda, você pode dizer adeus ao peso de todo aquele papel”.

RESULTADOS

Além da adoção imediata por parte dos membros do conselho da Resolution, Roggemann apresentou o Diligent Boards para outros conselhos, incluindo o da Deutsche Börse e o da Friends Life. Da perspectiva de Roggemann, usar a solução Diligent Boards ofereceu benefícios reais em termos de economia de tempo, funcionalidade, segurança e conveniência.

  • Assim que experimentaram a solução de portal da Diligent, todos os membros do conselho a adotaram imediatamente.
  • Gerhard Roggemann

    Diretor não executivo

    O aplicativo é tão fácil de usar e não deixa nada a desejar em relação às versões em papel originais. Você pode ler, marcar e fazer anotações da mesma forma que faz no papel. Mas as atualizações e revisões são entregues em tempo real. Melhor ainda, você pode dizer adeus ao peso de todo aquele papel.