Livability derruba barreiras para ajudar pessoas com deficiência a ter uma qualidade de vida melhor

A Livability, instituição beneficente comunitária do Reino Unido para pessoas com deficiência, sabe, em primeira mão, como é grande o número de pessoas vulneráveis que precisam de apoio. Criada em 2007, fruto de uma fusão entre duas instituições beneficentes, The Shaftesbury Society e John Grooms, a Livability tem uma tarefa hercúlea: fornecer serviços para pessoas com deficiência, projetos comunitários, educação e recursos para treinamento que promovam a inclusão e o bem-estar. Desde que se tornou cliente do Diligent Boards™, a Livability, uma instituição nacional cristã, tornou a comunicação e a colaboração entre seus executivos e membros do conselho mais eficiente, flexível e amigável.

DESAFIO

Mike Langworth, secretário do conselho, ocupa uma posição estratégica no centro das operações de apoio à governança da Livability. Sua experiência remonta a 1995, antes da fusão. Ele estabelece um vínculo importante entre o Conselho de Curadores (atualmente com 18 membros) e o Conselho Executivo (com cinco membros) no que se refere aos procedimentos e mudanças corporativas.

Langworth explica como os membros do conselho e os quatro subcomitês haviam ficado frustrados com a solução anterior: um sistema doméstico que usava documentos PDF com hiperlinks, o que tornava difícil para os usuários navegar pelo material.

“Sua utilização demandava muito esforço e ele não tinha a flexibilidade e as funcionalidades que eram realmente necessárias”, conta Langworth. Com todos os serviços que a Livability fornece, a instituição precisava de uma solução mais eficiente. Assim, Langworth começou a procurar o melhor provedor de portais para conselhos que atendesse aos requisitos.

ABORDAGEM

Depois de analisar uma série de alternativas, ficou claro que a Diligent era a melhor solução de portal para conselhos digitais para a Livability.

“Nós preferimos o Diligent Boards por ser versátil e fácil de usar”, disse Langworth. “Depois de implementar a solução, eu a submeti a um teste final, compartilhando a demonstração completa de todos os seus recursos com o presidente dos curadores. Um executivo com uma agenda exigente precisa de ferramentas fáceis e apropriadas para trabalhar. Portanto, era vital que todos ficassem satisfeitos. A Diligent fez um ótimo trabalho.”

RESULTADOS

A transição para o Diligent Boards em 2014 ocorreu de maneira tranquila e eficiente, sem maiores problemas, segundo Langworth.

“Trabalhamos intensamente para garantir que os membros do conselho ficassem contentes com a ferramenta e que a transição de nossos processos para o novo portal para conselhos digitais fosse bem-sucedida.”

Segundo Langworth, ele está muito satisfeito com o sucesso do cliente e com a equipe de suporte da Diligent, já que seus membros dedicaram o tempo necessário para ajudar cada usuário da Livability a se familiarizar com a ferramenta. Os curadores se adaptaram de maneira muita rápida. Especificamente, gostaram da portabilidade do conselho e do fato de ter uma plataforma centralizada para todas as informações. Além disso, apreciaram não precisar mais recorrer aos desajeitados pacotes em papel, nada flexíveis, difíceis de transportar e que representavam um desperdício de recursos.

“Antes de tudo, eu queria simplificar a produção de documentos do conselho”, disse Langworth. “Eu queria otimizar o trabalho envolvido na montagem dos pacotes e garantir que o pacote que estava sendo enviado estivesse completo, na ordem correta e totalmente acessível aos curadores. Queríamos ter certeza de que assim que carregássemos o material para o portal, tudo estaria em ordem e disponível para o conselho, sem falhas ou problemas.”

Hayley Ballard, assistente pessoal, responsável pela governança corporativa e encarregada de reunir os papéis do conselho, explica por que o Diligent Boards poupou seu tempo: de três horas para reunir todos os documentos, formatá-los e criar o PDF consolidado, para o processo atual, que leva menos de 60 minutos.

“Antes, eu enviava diferentes documentos por e-mail em momentos diferentes e alguns eram recebidos muito tarde, o que complicava as coisas, inviabilizando a criação de um pacote completo na ordem certa. Agora, é muito mais fácil, pois posso inserir documentos atrasados a qualquer momento; a numeração das páginas é feita automaticamente e eu já não preciso inserir hiperlinks.” Segundo Ballard, seu trabalho está mais produtivo e agora ela tem tempo para ajudar em outras áreas da instituição.

Já faz dois anos desde que a solução Diligent Boards foi instalada nos dispositivos dos próprios usuários. Como são necessárias senhas para acessar as informações, os curadores às vezes as esquecem, pois se reúnem apenas quatro vezes por ano. No entanto, Ballard disse que basta aos curadores dar um telefonema que a equipe de suporte da Diligent providencia rapidamente uma nova senha. Tendo em vista a qualidade do suporte fornecido ao cliente e do nível de versatilidade e produtividade do produto, Langworth refletiu favoravelmente sobre sua decisão de escolher o Diligent Boards.

“Eu procurava uma ferramenta eficiente que nosso conselho pudesse usar e que reduzisse o volume de trabalho necessário para a compilação de papéis do conselho, para melhorar a qualidade e a usabilidade do que estávamos fazendo. A meu ver, alcançamos essa meta.”

  • Eu procurava uma ferramenta eficiente que nosso conselho pudesse usar e que reduzisse o volume de trabalho necessário para a compilação de papéis do conselho, para melhorar a qualidade e a usabilidade do que estávamos fazendo.
  • Mike Langworth

    Secretário do conselho

    A meu ver, alcançamos essa meta.