Kingfisher usa portal para obter uniformidade em todo o conselho

A Kingfisher é o maior grupo varejista do setor de reformas residenciais da Europa e o terceiro maior do mundo, com marcas que incluem B&Q, Castorama, Brico Dépôt e Screwfix. Fundada em 1982, o objetivo da empresa é “facilitar o processo para que os clientes tenham casas melhores e mais sustentáveis”.

David Morris, vice-secretário do conselho na Kingfisher, é membro da empresa desde 2010. David foi encarregado de encontrar uma forma de padronizar e simplificar a criação e a distribuição do material do conselho da empresa. Em 2011, David iniciou uma pesquisa de três meses, em busca de uma solução que atendesse melhor às necessidades da Kingfisher.

DESAFIO

A Kingfisher opera mais de 1.000 lojas em oito países da Europa e da Ásia. Sendo uma organização internacional, a empresa tem vários conselhos. Sua capacidade de estimular decisões estratégicas é fundamental para o sucesso do portfólio de marcas de varejistas DIY (faça você mesmo) da Kingfisher. Os membros do conselho de diretores da empresa frequentemente participam de vários comitês e precisam de material para várias reuniões do conselho, que são marcadas com pouca antecedência.

A formatação do material do conselho, a impressão de cópias físicas e a inclusão de novas páginas conforme as inevitáveis mudanças de última hora surgiam era um trabalho demorado realizado pela equipe de secretários do conselho da Kingfisher. A frequência das reuniões e a localização dos membros do conselho por toda a Europa representavam um desafio quando se tratava de compilar e fornecer o material do conselho de forma pontual, segura e econômica.

Aliviar o fardo administrativo e encontrar uma tecnologia fácil de usar que levasse uniformidade a todos os conselhos eram prioridades fundamentais para a Kingfisher. A segurança também era essencial, já que o material do conselho continha essas informações confidenciais. David também buscou uma solução que fosse intuitiva e precisasse de pouco treinamento para os diretores.

ABORDAGEM

Depois da extensa pesquisa de David e da equipe administrativa sobre o Diligent Boards™ e outros provedores de portais do conselho, a Kingfisher começou a usar o portal Diligent Boards em outubro de 2011 em uma reunião de seu conselho principal.

Antes da primeira reunião, David e a equipe administrativa receberam treinamento de um gerente de conta dedicado. Os diretores do conselho receberam os detalhes de login, além de um guia de treinamento em iPad. O suporte adicional estava disponível, se necessário.

Com a natureza intuitiva da interface, até hoje, nenhum treinamento adicional foi solicitado pelos diretores da Kingfisher. Para a equipe administrativa, era essencial que a solução escolhida reduzisse de forma significativa o fardo de compilar e editar o material do conselho.

Ter vários colaboradores significava que as sugestões para cada reunião do conselho chegavam em vários formatos, com vários tipos de fontes em vários tamanhos de texto. Reunir essas informações diferentes usando o portal Digital Boards ajudou a Kingfisher a criar um formato unificado preparado para iPad.

Além dos recursos de utilização, a segurança era da maior importância. Para avaliar a segurança da solução, a Kingfisher contratou uma empresa especialista no assunto para fazer testes de penetração. O resultado: o Diligent Boards passou no teste.

RESULTADOS

O resultado da adoção da solução Diligent Boards foi imediato: em média, por unidade, a criação de pacotes do conselho em papel precisava de mais da metade de um dia de trabalho por membro da equipe de secretários do conselho da Kingfisher. Agora, a criação e distribuição do material leva uma fração desse tempo. Depois da avaliação inicial, David implementou o Diligent Boards em mais 10 comitês da Kingfisher. Por fim, a marca B&Q também adotou o Diligent Boards como solução de portal, assim como nove comitês B&Q. David fala sobre um momento “eureca” que mostrou o significado da mudança proporcionada pela abordagem de portal: “Na reunião de outubro de 2011, quando testamos a solução pela primeira vez, decidimos iniciá-la fora do local. Dois dos documentos precisaram ser atualizados na manhã da reunião. Eu não estava no local da reunião, mas consegui fazer a alteração em meu escritório e, em minutos, sinalizar para os diretores que havia atualizações prontas para sincronização. Foi ali que percebemos o poder da solução Diligent Boards”. David também observou que a Diligent está aprimorando os recursos do portal com base nos comentários e nas novas formas que seus clientes descobrem de como usá-lo.

  • A qualidade do produto Diligent Boards era sensacional se comparada à da concorrência. O que é compreensível, visto que a Diligent já tinha a solução antes da existência do iPad.
  • David Morris

    Vice-secretário do conselho

    Muitas outras soluções entraram no mercado com o surgimento de aplicativos e estão tentando recuperar o atraso. E a Diligent inova sua solução em resposta às necessidades dinâmicas dos clientes, para estarem sempre à frente.