Intu Properties usa Diligent Boards e revoluciona reuniões de conselho

A Intu Properties é uma grande sociedade imobiliária que faz parte do índice FTSE 100 e conta com ativos de GBP 8,8 bilhões. De acordo com a Intu: “Somos proprietários e operadores dos melhores shoppings em localizações privilegiadas no Reino Unido, incluindo 10 dos 25 maiores shoppings do país.” A empresa emprega mais de 2.000 funcionários e é cliente da Diligent desde 2012.

DESAFIO

A Intu Properties conta com um conselho principal e quatro comitês do conselho, com um total de 25 membros no conselho e no comitê. Suas reuniões são realizadas pelo menos quatro vezes ao ano. Antes de adotar o Diligent BoardsTM, a empresa preparava material em papel, muitas vezes composto por até 250 páginas, para que os membros do conselho o analisasse. Susan Marsden, secretária do conselho da Intu Properties, disse: “Nós precisávamos de um sistema de entrega de conteúdo mais eficiente, tanto para a conveniência de nossos diretores quanto para poupar tempo na preparação dos pacotes do conselho e do comitê. Além disso, constatamos que os custos do serviço de mensageiros para a distribuição dos pacotes estavam bastante elevados, e as entregas noturnas não eram populares entre os diretores.

A segurança dos dados também foi um fator muito importante na migração para uma solução digital, declarou Susan: “Estávamos preocupados com a possibilidade de extravios ou de que pudesse haver equívocos nas entrega dos documentos confidenciais do conselho, além do risco de os papéis serem perdidos.”

O presidente do conselho e o CEO da Intu já usavam o serviço Diligent Boards em outros conselhos; logo, já conheciam as vantagens que os portais digitais para conselhos podem oferecer. Susan analisou diversos fornecedores e concluiu que a Diligent era a parceira ideal para a empresa: “A equipe fez uma apresentação excelente e compreendeu com clareza todas as questões enfrentadas pelo secretariado e pelo conselho em relação aos documentos. Além disso, me senti mais segura ao saber que o Diligent Boards é usado por muitas empresas FTSE 100. Além disso, o alto nível de segurança da Diligent, para proteger contra invasões de hackers, é impressionante, e foi um fator importante para nós.”

ABORDAGEM

Após tomar a decisão, a Intu Properties iniciou a transição do material de seu conselho para o Diligent Boards imediatamente. Em um mês, a empresa realizou sua primeira reunião do conselho usando material em papel e digital, apresentado em iPads. Susan Marsden declarou: “Todos os nossos executivos receberam treinamento individual, e nosso gerente de conta da Diligent participou da reunião para oferecer suporte, caso precisássemos, mas foi tudo bem tranquilo. A Diligent também ofereceu suporte e orientação aos usuários que não estavam familiarizados com iPads. Depois de alguns meses, todos os executivos já utilizavam o serviço e estavam muito satisfeitos com ele.”

RESULTADOS

Como resultado da mudança para o Diligent Boards, a Intu Properties ampliou seu prazo para o envio do material do conselho de 24 horas antes da entrega dos pacotes para apenas 3 horas. Isso possibilita que os colaboradores tenham um tempo extra para enviar seu trabalho e que os administradores verifiquem possíveis erros antes da publicação. Agora, a entrega instantânea significa que os executivos têm mais tempo para analisar o material antes das reuniões. Susan Marsden estima que a empresa economizou cerca de 50% do tempo de produção do material do conselho usando a solução Diligent Boards. “Nós usamos o aplicativo até mesmo para distribuir artigos publicados na imprensa, atualizar calendários e enviar documentação protegida.”

Susan diz que o atendimento ao cliente fornecido pela Diligent é o ponto alto da experiência da Intu Properties: “Nosso gerente de conta fornece um excelente suporte aos usuários e administradores e resolve os raros problemas que surgem com rapidez. Nossos executivos também reconhecem a conveniência de não precisar esperar em casa a entrega dos pacotes do conselho em papel e de não precisar carregar pesados pacotes, apreciam a facilidade de navegação dos pacotes eletrônicos e a capacidade de fazer anotações em seus documentos. Eles estão satisfeitos com a evolução para os pacotes do conselho no formato eletrônico. Em resumo, nossa experiência com o Diligent Boards tem sido excepcional.”

  • Como resultado da mudança para o Diligent Boards, a Intu Properties ampliou seu prazo para o envio do material do conselho de 24 horas antes da entrega dos pacotes para apenas 3 horas.
  • Susan Marsden

    Secretária do conselho

    A Intu Properties economizou cerca de 50% do tempo de produção do material do conselho usando a solução Diligent Boards.