Inspirando a Comissão de Turismo do Canadá a tornar-se digital

A CTC (Canadian Tourism Commission, Comissão de Turismo do Canadá) é a organização federal de marketing para o turismo e uma Sociedade da Coroa do Governo do Canadá. A organização é responsável por proporcionar ao setor de turismo canadense um canal consistente, apresentando o país como o destino ideal em qualquer época do ano, onde os turistas podem desfrutar experiências extraordinárias.

DESAFIO

A visão da CTC é sintetizada por seu slogan: “Inspirando o mundo a explorar o Canadá”. O conselho, que conduz as estratégias que tornam essa visão uma realidade, é composto por 12 membros. Suas reuniões executivas são realizadas seis vezes ao ano, quatro delas são presenciais e duas são virtuais. Porém, satisfazer às exigências dessas reuniões não era uma tarefa fácil. De acordo com Raya Rahmen, agente de ligação do conselho da CTC, “o processo que utilizávamos para preparar o material estava bastante desatualizado e exigia a montagem manual de fichários, que continham os diversos relatórios e o material de consulta”.

Isso fazia com que as alterações de última hora se tornassem um pesadelo, pois a equipe do secretariado lutava para imprimir e organizar novamente as novas versões dos pacotes de reunião. Quando o grupo realizava sessões de planejamento estratégico e convidava terceiros, a equipe de Raya precisava lidar com até 40 cópias de fichários complexos. Em geral, a produção do material para as reuniões exigia dois dias de trabalho em tempo integral e, geralmente, algumas horas extras.

ABORDAGEM

O próprio CEO da CTC serviu como um catalisador para a mudança. Ele já havia participado de outros conselhos e sugeriu que a organização migrasse para uma solução digital. Durante algum tempo, a CTC considerou o lançamento de uma abordagem com um software gratuito ou de baixo custo, do tipo “faça você mesmo”. Quando analisaram mais detalhadamente os riscos à segurança, a ideia foi, por fim, rejeitada. Raya começou, então, uma busca pelo fornecedor ideal e avaliou cuidadosamente os possíveis candidatos. Sete finalistas foram selecionados. A Diligent foi a escolhida, após as soluções de cada empresa serem vetadas. O principal fator que representou uma grande vantagem a favor da Diligent foi a simplicidade. A solução Diligent era a única que parecia um livro, e funcionava como um, porém com todos os benefícios de um portal digital.

RESULTADOS

Quando a CTC usava fichários para seu material de reunião, recursos adicionais eram invariavelmente utilizados para ajudar a copiar e organizar. Agora, graças à Diligent, esses custos extras não são mais necessários. Criar e distribuir material pelo portal do conselho reduziu consideravelmente o tempo de produção e eliminou a necessidade de enviar fichários para membros do outro lado do país. Os membros do conselho adotaram prontamente a solução baseada em iPad, que exigiu pouco treinamento. Como benefício adicional, os executivos agora também estão usando a solução Diligent para armazenar documentos de outras reuniões. “É simplesmente incrível”, declarou Raya. “A diferença é enorme. Nossos executivos têm tudo o que precisam na palma da mão. Analisando agora o método que usávamos, eu não entendo como conseguíamos trabalhar daquele jeito.”

  • A diferença é enorme. Nossos executivos têm tudo o que precisam na palma da mão.
  • Raya Rahmen

    Agente de ligação do conselho

    Analisando agora o método que usávamos, eu não entendo como conseguíamos trabalhar daquele jeito.