Grupo Panalpina e Diligent Boards: conduzindo reuniões mais produtivas

Os conselhos de administração da expert em cadeia de suprimentos estão mais ágeis e bem informados graças à comunicação por via digital do material do conselho.

DESAFIO

Grupo Panalpina — soluções personalizadas para cadeias de suprimentos

O Grupo Panalpina, com sede em Basel, na Suíça, é provedor líder de soluções para cadeias de suprimentos, combinando produtos essenciais de frete aéreo e frete marítimo com serviços logísticos para oferecer soluções completas, globalmente integradas e sob medida. O Grupo emprega cerca de 16.000 funcionários em todo o mundo e opera uma rede global com cerca de 500 escritórios em mais de 70 países. Para manter o bom funcionamento dessa organização extremamente próspera, a Panalpina agenda reuniões regulares com diferentes grupos, incluindo o conselho de administração, o conselho executivo e o conselho executivo ampliado. No total, 25 pessoas dependem de informações corporativas abrangentes e atualizadas para tomar decisões embasadas durante as reuniões. Para atender às necessidades dos diferentes conselhos, a empresa contava com uma equipe de dez funcionários administrativos que levava até dois dias úteis para compilar e imprimir os pacotes do conselho. A natureza manual do trabalho tornava a gestão das inevitáveis mudanças de última hora um pesadelo. A distribuição era outro problema, já que muitos executivos estavam localizados em regiões remotas. Além disso, o descarte consciente de todo papel usado durante as reuniões também se mostrava uma tarefa desafiadora.

ABORDAGEM

Uma solução intuitiva e eficiente

A Panalpina analisou vários provedores de soluções de portais para conselhos até encontrar uma alternativa segura que tornasse o trabalho rotineiro mais fácil para o secretariado e os diretores. Depois de uma avaliação detalhada, a decisão de escolher a solução Diligent Boards™ foi tomada em dezembro de 2012. Qual foi o fator decisivo? O portal para conselhos da Diligent comprovou ser o mais abrangente entre todas as soluções da concorrência. A simplicidade e a operação intuitiva do aplicativo para iPad diferenciava realmente a Diligent.

A adoção da solução Diligent Boards foi imediata. O tempo e o esforço poupados foram notáveis. Como relata a assistente do presidente do conselho de administração da Panalpina, “a diferença entre nosso processo antigo e o novo é enorme. Hoje, graças à Diligent, nossos documentos de reunião são compilados por uma única pessoa. Uma tarefa que costumava levar vários dias, hoje leva uma ou duas horas para ser concluída. A economia de tempo é fenomenal, principalmente se levarmos em conta que, dependendo do mês, podem ser realizadas até seis reuniões. As atualizações podem ser incluídas de forma rápida e fácil, e o usuário é notificado imediatamente sobre o conteúdo que foi alterado”.

RESULTADOS

Uma solução com efeito de bola de neve Hoje, a solução Diligent Boards se espalhou por toda a Panalpina. De fato, vários comitês que auxiliam no processo de tomada de decisão também adotaram a solução. “O Diligent Boards facilita muito nosso dia a dia”, observou a assistente do presidente. “Além disso, ele torna o trabalho mais agradável.” Com a Diligent, os membros do conselho da Panalpina podem acessar as informações com extrema facilidade, preparando-se pontualmente para as reuniões quando estão em trânsito, sem precisar carregar imensos pacotes de documentos impressos. “Ninguém sente falta dos antigos documentos em papel, porque a solução Diligent Boards permite que os participantes da reunião escrevam comentários, destaquem itens e leiam os documentos como se fossem papéis em uma pasta, sem a inconveniência e o desperdício associados ao papel.”

  • Ninguém sente falta dos antigos documentos em papel, porque a solução Diligent Boards permite que os participantes da reunião escrevam comentários, destaquem itens e leiam os documentos como se fossem papéis em uma pasta,
  • Assistente do presidente

    sem a inconveniência e o desperdício associados ao papel.