Fundo de pensão da Heineken e Diligent Boards: preparando-se para tomar decisões mais acertadas

A Heineken é uma das marcas de cerveja mais importantes do mundo. Conhecida pela garrafa verde e pela estrela vermelha, a cerveja pode ser encontrada em prateleiras de lojas em mais de 170 países ao redor do mundo. O fundo de pensão da Heineken no Reino Unido tem usado a solução Diligent Boards™ desde 2013.

DESAFIO

Há diversos conselhos e comitês relacionados aos regimes de pensão da Heineken no Reino Unido. Janis Ireland, gerente de operações e governança do fundo de pensão, atua como secretária em muitos desses conselhos e é responsável por organizar as reuniões e os documentos.

Antes de migrar para a solução Diligent Boards, todos os pacotes do conselho eram impressos e chegavam a ter 200 páginas. Os pacotes geralmente eram enviados pelo correio, mas já houve vezes em que os documentos sofreram atrasos, ou os pacotes foram extraviados, e Janis, que mora em Edinburgh, precisou transportar pessoalmente as pesadas cópias dos relatórios até o local das reuniões, em Londres.

Janis explicou que, além do trabalho maçante de elaboração e entrega dos relatórios, havia ainda outras desvantagens. “A maior delas era que, algumas vezes, era difícil conseguir que os documentos fossem entregues em um curto espaço de tempo, antes das reuniões.” Um dos diretores do conselho usava a Diligent em outro regime de fundo de pensão e sugeriu que o fundo de pensão da Heineken fizesse a migração.

ABORDAGEM

Janis realizou uma investigação detalhada antes de escolher um fornecedor. Os três líderes do setor foram entrevistados e testados, e o fundo de pensão da Heineken conduziu análises de custo/benefício. O Diligent Boards saiu na frente. Por quê? “Facilidade de uso”, observou ela. “O Diligent Boards foi a solução testada mais intuitiva, e o suporte 24 horas também foi um atrativo”.

RESULTADOS

Como resultado da migração para o Diligent Boards, o fundo de pensão da Heineken já poupou incontáveis horas de trabalho administrativo, que teriam sido empregadas na compilação de pacotes impressos. Além disso, os membros do conselho recebem informações críticas de forma mais rápida e podem se preparar melhor para as reuniões, tendo acesso aos relatórios dias antes das reuniões trimestrais. Também ficou mais fácil consultar e acessar os documentos das reuniões anteriores.

A solução Diligent Boards ultrapassou os limites das reuniões executivas. “Agora, nós colocamos informações adicionais no portal”, Janis disse. “Isso proporciona a todos os funcionários acesso imediato a outros materiais, como módulos de treinamento e outros documentos que aprimoram o desenvolvimento profissional.”

  • O Diligent Boards foi a solução testada mais intuitiva,
  • Janis Ireland

    Gerente de operações e governança do fundo de pensão

    e o suporte 24 horas também foi um atrativo.