Fundação Ernst Göhner usa portal do conselho para impulsionar ações de caridade

O legado da Fundação continua à medida que o secretariado e o conselho trabalham para ampliar a filantropia.

A Fundação Ernst Göhner buscou uma solução digital para facilitar a comunicação com seus comitês e simplificar o processo de preparação e distribuição de documentos de reunião. A fundação precisava de um sistema para produzir documentos com rapidez. Um sistema que ajudasse a evitar longas noites no escritório fazendo cópias de grandes quantidades de material, uma tarefa que ficava ainda mais difícil com o acréscimo de mudanças de última hora. Uma abordagem digital para economizar o tempo e as despesas da distribuição física.

ATIVIDADE FILANTRÓPICA E EMPREENDEDORA — A FUNDAÇÃO ERNST GÖHNER

A Fundação Ernst Göhner está baseada em Zug, na Suíça, e é o legado duradouro do empresário Ernst Göhner para o mundo. A cada ano, uma grande parte dos lucros das atividades comerciais da Fundação é usada para fins de caridade. A Fundação apoia projetos que envolvem cultura, meio ambiente, educação e ciência. A Fundação é administrada por um comitê formado por nove pessoas que se reúne uma vez a cada trimestre para analisar e editar as informações, solicitações e relatórios de vários conselhos. Para respaldar uma boa tomada de decisão, é necessário que várias informações sejam apresentadas para as pessoas certas no momento exato.

DOCUMENTOS DIGITAIS DO CONSELHO SUBSTITUEM MONTANHAS DE PAPEL

Os secretários do conselho criam uma ampla gama de documentos e os distribuem no tempo oportuno para aqueles que comparecerão à reunião. Lidar com pilhas de papel que contêm várias centenas de páginas impressas provou ser cada vez mais difícil. De acordo com Lucia Tellenbach, secretária da Fundação Ernst Göhner, “no passado, a tarefa de imprimir relatórios e documentos e distribuí-los precisava de um dia útil inteiro por trimestre. E isso era apenas para reproduzir os documentos”. Enviar as cópias impressas por correio se mostrou outro desafio. Devido ao peso dos pacotes, o material precisava ser “dividido” para reduzir os custos de postagem.

UMA SOLUÇÃO QUE DEIXA TODOS FELIZES

A Fundação buscou uma nova solução. Uma solução que terminasse finalmente com as sessões de fotocópias à noite. Depois que os membros do conselho falaram sobre o Diligent Boards™, decidiu-se testá-lo. A mudança trouxe grandes benefícios. Agora os membros do conselho podem trabalhar com os documentos em seus iPads. Usando a solução intuitiva Diligent Boards, eles podem ler, anotar e comentar os documentos. Além disso, os executivos recebem o materiai mais cedo e têm mais tempo de analisá-lo. Tellenbach adicionou: “Fizemos uma única reunião de transição no conselho da Fundação, onde trabalhamos com o papel e a Diligent Boards em paralelo. Na reunião seguinte, ficou claro que não precisaríamos mais do papel. Todos queriam trabalhar apenas com a solução digital. Mesmo aqueles que na reunião se mostravam céticos no início, se convenceram rapidamente.”

CRIE DOCUMENTOS COM APENAS ALGUNS CLIQUES

Agora, graças ao Diligent Boards, a Fundação opera de forma muito mais eficiente. O material detalhado das reuniões é compilado por Lucia Tellenbach e sua equipe em apenas alguns minutos. Tellenbach distribui informações para os membros do comitê de forma eletrônica e segura, com documentos de reunião completos e totalmente criptografados. Os riscos de segurança inerentes aos documentos físicos foram reduzidos consideravelmente. Mesmo se um iPad com a solução fosse roubado, os documentos ainda estariam protegidos de olhares indiscretos por criptografia e senha. A organização também se impressionou muito com o atendimento que recebeu: “Para mim, como administrador, o treinamento levou apenas cerca de três horas”, observou Tellenbach. “O manual é fácil de usar, mas só o consultei duas vezes desde que o sistema foi implantado. Se houver problemas urgentes, ligo para nosso gerente de conta ou para a equipe de suporte e uma solução para o problema é sempre encontrada em alguns minutos.”

O portal do conselho Diligent Boards torna o dia a dia de trabalho na Fundação Ernst Göhner muito mais fácil. O resultado final: uma maior eficiência no secretariado da Fundação, além de segurança, atendimento e facilidade de uso para os executivos.

  • No passado, a tarefa de imprimir relatórios e documentos e distribuí-los precisava de um dia útil inteiro por trimestre.
  • Lucia Tellenbach

    Secretária

    Graças ao Diligent Boards, a pressão de tempo que antes prevalecia quando precisávamos enviar documentos em papel para os conselhos da Fundação agora é passado.