First Rand Bank economiza cerca de 50% nos custos de produção de material para reuniões do conselho em 2012

A visão do FirstRand é tornar-se a empresa de serviços financeiros preferencial da África. O grupo apresenta alguns números bastante impressionantes: 34.000 funcionários, 800 filiais para atendimento e 6.290 caixas eletrônicos na África do Sul. O banco conta com subsidiárias nos países vizinhos de Botsuana, Moçambique, Namíbia, Lesoto e Zâmbia.

A cultura do FirstRand enfatiza a inovação e o espírito empreendedor. Esses dois elementos estão no centro dos planos estratégicos e operacionais do banco. A inovação é levada tão a sério, que o FirstRand realiza um programa interno de premiação anual que homenageia os esforços dos funcionários do banco. Para o evento de 2012, o grupo de secretariado da empresa decidiu inscrever na premiação o trabalho realizado por eles com a solução Diligent BoardsTM.

DESAFIO

O secretariado do FirstRand lida com um intenso calendário de reuniões: são mais de 600 por ano, exigindo a produção de mais de 8.700 pacotes individuais para os diretores e funcionários participantes do conselho de administração principal e dos conselhos das subsidiárias, além de comitês em todo o grupo. Para lidar com as exigências de produção das reuniões, até seis assistentes eram convocados para fazer parte do que eles denominavam “linha de montagem”, que consistia em copiar e carimbar à mão cada página individual de cada relatório do conselho. O material era encadernado e, posteriormente, enviado para o quadro de executivos, baseados em toda a África.

Como resultado, a maior parte do tempo do secretariado era consumida pelo trabalho manual envolvido na criação e entrega dos documentos. O esforço aplicado à produção dos pacotes do conselho era considerável. A simples montagem do material era uma corrida contra o tempo.

ABORDAGEM

Inicialmente, o FirstRand adotou a solução Diligent Boards para tratar da inconveniência do papel, a fim de que o secretariado pudesse se concentrar mais na qualidade do conteúdo entregue e também para oferecer uma solução mais conveniente e contínua a seus atarefados diretores. Eles desejavam eliminar a abordagem de “linha de montagem” do material do conselho e a trabalhosa aplicação manual de carimbos a milhares de páginas. Como o material inevitavelmente exigia alterações de última hora, o FirstRand buscava uma função de sincronização que permitisse realizar atualizações instantâneas em qualquer relatório. E a segurança e o serviço também estavam na lista de exigências. Embora a motivação estivesse relacionada a fatores de conveniência, a grande surpresa para a equipe de secretariado foi a economia que a solução proporcionou. Martha Bromilow, chefe de secretariado do conselho no FirstRand Limited, observou que “quando começamos a elaborar nossa participação na premiação de Inovação de 2012, calculamos os custos de nossa produção antes e depois da implantação da solução Diligent Boards. Acho que ninguém esperava resultados tão extraordinários.”

RESULTADOS

Qual foi o tamanho da economia? Antes de utilizar o Diligent Boards, o FirstRand gastava quase ZAR 14 milhões (USD 1,55 milhão) por ano na produção, montagem e entrega dos pacotes do conselho. Após adotar a solução Diligent, a empresa alcançou economias de ZAR 6.887,177 (USD 764.000) apenas no primeiro ano, uma redução de 49% nos custos totais, incluindo a taxa anual de assinatura do Diligent Boards. A maior parte dessa economia pode ser atribuída a uma redução de 78% nos custos relacionados à equipe. Agora, a equipe de secretariado da FirstRand está livre para se concentrar na qualidade do material do conselho, em vez de ficar presa às exigências da produção. Outro benefício adicional: mais de quatro milhões de folhas de papel foram economizadas no último ano como resultado da migração para uma solução digital. “Nosso investimento na solução Diligent Boards é justificado se considerarmos as economias de tempo, capital e eficiência obtidas como resultado da mudança para uma solução livre de papéis. Além disso, há benefícios não quantificáveis, como a facilidade de acesso para os diretores, atualizações em tempo real e entrega segura”, adicionou Bromilow.

  • Quando começamos a elaborar nossa participação na premiação de Inovação de 2012, calculamos os custos de nossa produção antes e depois da implantação da solução Diligent Boards.
  • Martha Bromilow

    Chefe de secretariado do conselho

    Acho que ninguém esperava resultados tão extraordinários.