Estresse diminui após Andbank España e Andbank Luxembourg escolherem o Diligent Boards™ para simplificar o trabalho

O Andbank Group é uma entidade criada pela fusão entre o Banc Agrícol e o Banca Reig em 2001 e conta com uma equipe de banqueiros com mais de 85 anos de experiência conjunta. Esse sólido grupo de bancos globais está presente em 12 países de dois continentes. As empresas que compõem o grupo oferecem sete tipos de serviços bancários, seis empresas de consultoria de investimentos, cinco empresas de gerenciamento de ativos, três firmas de corretagem, um escritório de representação e 39 escritórios locais.

Enquanto protege ativos e agrega valor para seus clientes, oferecendo serviço personalizado e experiência profissional, o Andbank Group espera o mesmo de seus fornecedores. Era isso que Eduardo Muela Rodriguez, secretário do conselho, e os membros do conselho do Andbank España e Andbank Luxembourg buscavam quando procuravam uma solução de portal para conselhos – valor, serviços personalizados e experiência. De acordo com Muela Rodriguez, ao propor que o Andbank escolhesse o Diligent Boards™, ele obteve mais do que esperava.

DESAFIO

Muela Rodriguez trabalhou em outros bancos e instituições financeiras como secretário do conselho por 16 anos, antes de entrar para o Andbank España em 2014. O banco havia iniciado suas atividades na Espanha há apenas dois anos. Os oito membros do conselho de administração se reuniam mensalmente, mas eram necessários quatro dias para a preparação, criação, distribuição e atualização do material para cada uma dessas reuniões, feitas por dois administradores. O tempo gasto na preparação de uma reunião e o desejo de atingir os mais altos padrões de segurança fizeram Muela Rodriguez perceber que o Andbank precisava muito de uma solução de portal para conselhos online.

“No Andbank España, todos usavam papel e enviavam documentos por e-mail”, diz Muela Rodriguez a respeito da situação que encontrou ao tomar parte no conselho. “Um portal digital para conselhos ainda não tinha sido considerado.

Então, decidi que era o momento de apresentar a ideia. Falei ao conselho sobre a importância de ter uma solução de portal para conselhos online, especialmente para a troca segura de informações. Também descrevi outros benefícios e, depois que todos concordaram, iniciei minha pesquisa de provedores”.

ABORDAGEM

Muela Rodriguez selecionou três fornecedores depois de ler vários sites. Então ele enviou e-mails solicitando mais informações. Levou apenas um dia até que o primeiro destinatário respondesse. E foi a Diligent.

“A Diligent foi uma escolha lógica. Eles foram os primeiros a entrar em contato comigo e ofereceram rapidamente um encontro presencial para demonstrar as funções e a usabilidade do portal para conselhos. Isso fez uma grande diferença, já que outros fornecedores só poderiam conversar por webinars. Claro que também analisamos outras variáveis. Era importante que todos os membros do conselho, mesmo aqueles avessos às novas tecnologias, pudessem utilizar e entender o portal para conselhos. Por isso, escolhemos o Diligent Boards. Mas, para mim, havia duas razões principais pelas quais optamos por eles e não pelos outros concorrentes: atendimento e preço”.

RESULTADOS

O Andbank España usa o Diligent Boards desde fevereiro de 2015. O sucesso foi tão grande que, apenas cinco meses depois, o banco apresentou a solução de portal para conselhos para outro banco do grupo, o Andbank Luxembourg, o que elevou o número total de usuários para cerca de 20, incluindo três administradores.

Ao analisarmos os benefícios desde que a solução foi implementada, ambos os bancos reduziram significativamente os custos com papel e o tempo de preparação de seus livros. Antes, duas pessoas trabalhavam quatro dias; hoje, uma única pessoa conclui o trabalho em um dia. A solução gerou uma economia de cerca de € 25.000 de mão de obra e custos fixos por ano.

Outro benefício é que agora o banco está em conformidade com os mais altos padrões de governança corporativa, fornecendo documentos do conselho pelo menos cinco dias antes de cada reunião. Para Muela Rodriguez, o fato de economizar tempo e dinheiro é ótimo, mas ainda melhor é ver que o nível de estresse diminuiu bastante, o que aumentou os níveis de produtividade e colaboração.

“Vejo muitas melhorias positivas desde a implementação do Diligent Boards”, disse Muela Rodriguez. “Gosto do fato de tudo estar disponível em segundos. Basta apertar um botão. Tudo no mesmo lugar. Ficou muito mais fácil, por exemplo, encontrar minutas de reunião e documentos do comitê de cinco meses atrás. É excelente termos à disposição todo o histórico das decisões tomadas pelo conselho. Eu diria que nossa experiência como um todo com o Diligent Boards é muito positiva e melhora a cada dia”.

  • Eu diria que nossa experiência como um todo com o Diligent Boards é muito positiva e melhora a cada dia.
  • Eduardo Muela Rodriguez

    Secretário do conselho

    Mas, para mim, havia duas razões principais pelas quais optamos por eles e não pelos outros concorrentes: atendimento e preço.