Eficiência na sala de reuniões da Lonmin

A Lonmin é uma das maiores produtoras primárias de platina do mundo, operando na África do Sul e com sede corporativa em Londres. O conselho de diretores da Lonmin participa de seis reuniões programadas por ano, das quais duas são realizadas na África do Sul. Dependendo das necessidades da empresa, muitas vezes é necessário realizar reuniões adicionais. Quem organiza essas reuniões é Rob Bellhouse, secretário do conselho da Lonmin. Bellhouse também é responsável pelo cumprimento das responsabilidades regulatórias relacionadas às listagens da empresa nas bolsas de valores de Londres e Joanesburgo.

DESAFIO

O conselho de diretores da Lonmin conta com membros que residem em diversas jurisdições: metade está na África do Sul, outros estão localizados no Reino Unido e um reside na Espanha. Todos os membros do conselho têm agendas de viagem muito agitadas, o que tornava mais difícil para a equipe de Bellhouse produzir material tradicional do conselho em papel de maneira apropriada. Ele observou que “as agendas de viagem e a localizações mundiais estavam contra nós. Com o papel, nós simplesmente não éramos capazes de enviar as informações para os membros do grupo a tempo”.

O esforço necessário para produzir o material do conselho envolvia até seis funcionários, em procedimentos de fotocópia, perfuração, encadernação e organização dos documentos, um processo que Bellhouse descreveu como “um pesadelo”. Do lado do usuário, a situação era igualmente difícil. Os pacotes do conselho eram compostos por até 300 páginas cada. E quando surgia um caso excepcional, como a aprovação de um prospecto ou a análise de um relatório anual, esse número duplicava ou até mesmo triplicava, de maneira que, às vezes, os relatórios chegavam a ter mais de 850 páginas. Adicione a isso documentos para as sessões do comitê realizadas em conjunto com a reunião do conselho, e os diretores frequentemente acabavam viajando com enormes pastas de arquivos, cheias de papel.

A segurança também era uma questão importante em relação às cópias em papel. Os pacotes enviados por mensageiros poderiam ser deixados na porta de algum membro, sem supervisão. E também havia o problema do descarte das cópias antigas. Alguns diretores as devolviam à empresa, para que elas fossem adequadamente descartadas, mas outros armazenavam as cópias em seus escritórios residenciais, e a empresa perdia o controle sobre elas. Com o tempo, ficou claro que os pacotes do conselho em papel não eram mais uma opção sustentável para a Lonmin.

ABORDAGEM

Buscando uma solução digital, Bellhouse conduziu uma pesquisa de mercado detalhada. Ele identificou mais de uma dezena de provedores e limitou os testes a três provedores de portais. “Nós estávamos buscando a combinação ideal de segurança consolidada, a melhor funcionalidade de back-end para a equipe de secretariado e o front-end que os diretores utilizam no iPad”, definiu Bellhouse.

A única empresa que satisfez a todos os critérios da Lonmin foi a Diligent Corporation. Para ele, os recursos de maior destaque da solução Diligent BoardsTM incluíam a facilidade de leitura, as anotações para os diretores e o impressionante nível de segurança. A Lonmin até solicitou que um especialista de TI testasse a solução sob a perspectiva da segurança. Depois de perceber que todas as expectativas haviam sido satisfeitas, a solução Diligent Boards foi adotada.

RESULTADOS

Antes da primeira reunião do conselho utilizando o portal, alguns diretores ainda solicitaram cópias em papel, pois estavam convencidos de que a solução não atenderia às suas necessidades. No entanto, Bellhouse garante que essas solicitações desapareceram depois da primeira reunião. “Depois que os membros do conselho utilizaram a solução Diligent Boards e comprovaram como ela é fácil de usar, a incorporação foi muito rápida. A migração do papel para o iPad exige uma mudança de cultura, mas a escolha do Diligent Boards não representou nenhum problema significativo para nós.”

Além disso, a Lonmin agora é capaz de fazer mudanças de última hora e ter a certeza de que os executivos as receberão em tempo real, não importa onde estejam. Embora Bellhouse não tenha quantificado a economia financeira, ele diz que ela é evidente. “É claro que o papel tem um custo, porque temos vários diretores que residem fora do país, e nós pagávamos por serviços de mensageiros que realizavam entregas expressas. Esse é um serviço caro. Mas, no fim das contas, agora nós estamos muito mais concentrados nos ganhos de eficiência, que foram extraordinários.”

  • Nós estávamos buscando a combinação ideal de segurança consolidada, a melhor funcionalidade de back-end para a equipe de secretariado e o front-end que os diretores utilizam no iPad.
  • Rob Bellhouse

    Secretário do conselho

    A única empresa que satisfez a todos os critérios da Lonmin foi a Diligent Corporation.