Diligent coloca reuniões da Southern Railway de volta nos trilhos

A Southern Railway oferece serviços de trens de Londres para a costa sul da Inglaterra em 660 quilômetros de trilhos. A operadora da estrada de ferro gerencia 156 estações, opera uma frota de cerca de 300 trens, entre novos e reformados, sete dias por semana, e emprega mais de 4.000 pessoas, a maioria das quais trabalha nas estações da empresa ou a bordo dos trens. Devido às implicações ambientais em operar uma empresa de transporte, a Southern Railway gerou várias iniciativas de sustentabilidade para minimizar sua pegada ecológica. Uma delas foi a implementação de uma solução de portal para o conselho.

DESAFIO

Uma empresa ferroviária que se orgulha de transportar 176 milhões de passageiros todo ano precisa dos mais altos padrões de governança. Todo mês a Southern Railway faz reuniões do conselho executivo e reuniões de grupo. São nessas reuniões que as atividades de todos os quatro subconselhos da empresa ferroviária (do RH ao financeiro, passando pelo gerenciamento de frota) são analisadas com o diretorgerente, Charles Horton. Por sua vez, os subconselhos da empresa ferroviária também mantêm uma programação mensal de reuniões.

Porém, o processo de reunir a documentação de cerca de 20 fontes diferentes era desafiador. Imprimir, organizar, compilar e distribuir a documentação de diferentes conselhos e subconselhos em pacotes individuais para cada conselho consumia até três dias inteiros do tempo da equipe. De acordo com Heather Spring, do departamento administrativo da Southern Railway: “Gastávamos a metade do dia só organizando o material para cada um dos diferentes grupos. Ao todo, eram três dias de recursos valiosos desperdiçados todo mês. Ainda que seja um trabalho importante, realizá-lo de forma mais eficiente nos permitiria nos concentrarmos em assuntos mais urgentes.”

ABORDAGEM

Frustrada pela ineficiência dos processos em papel, a gerência decidiu que a Southern Railway deveria modernizar-se e adotar uma abordagem digital nas reuniões do conselho. Várias soluções de portal do conselho foram examinadas por uma equipe da empresa e, por fim, a solução Diligent Boards™ foi selecionada devido a sua segurança e a seus recursos impressionantes.

Inicialmente, os conselhos executivos e conselhos de grupo adotaram a solução, seguidos de todos os quatro subconselhos. Membros do conselho, diretores e equipes administrativas foram treinados por um gerente de conta dedicado da Diligent sobre como usar a solução baseada em tablet. A transição do papel para a tecnologia digital foi praticamente instantânea. Heather Spring explicou: “O que mais queríamos era adotar a solução sem termos problemas de produtividade. E como a solução Diligent Boards é muito intuitiva, nenhum de nossos diretores teve problemas.”

RESULTADOS

Do ponto de vista de um membro do conselho, a solução Diligent Boards evita que sejam transportados pacotes imensos de reunião para reunião. Além disso, ela permite fazer anotações nos relatórios com mais facilidade. Do ponto de vista administrativo, a solução economiza tempo: em vez de três dias, agora basta meia hora para preparar as informações — desde carregar o material do conselho até vinculá-lo à agenda e publicá-lo para os diretores. A solução também economiza papel, toner e outros resíduos, algo importante devido ao foco da empresa em reduzir a pegada ecológica em suas instalações e em toda a zona rural da Inglaterra. Um benefício inesperado, de acordo com Heather Spring: “Também facilita o compartilhamento de documentos com outras pessoas importantes, como auditores externos.”

De forma geral, usar a solução Diligent Boards resultou em uma redução tangível de tempo e de custos ambientais para a equipe da Southern Railway. Como disse Heather Spring: “Estamos felizes que o sistema continue a funcionar tão bem para nós.”

  • O que mais queríamos era adotar a solução sem termos problemas de produtividade.
  • Heather Spring

    Departamento administrativo

    E como a solução Diligent Boards é muito intuitiva, nenhum de nossos diretores teve problemas.