Diligent Boards™ humaniza conselho do Princess Alexandra NHS Hospital Trust

O hospital distrital Princess Alexandra Hospital NHS Trust está situado na cidade de Harlow, em Essex, e conta com 489 leitos. Ele oferece uma ampla gama de serviços de atendimento médico emergencial e especializado, confiáveis e seguros, para uma população local de 258.000 pessoas. O hospital está comprometido com os princípios fundamentais do NHS, cujo objetivo é oferecer serviços gratuitos que atendam às necessidades de saúde de todos. O hospital é controlado e regulamentado pela Care Quality Commission e tem um conselho fiduciário formado por 12 membros: sete diretores executivos e cinco diretores não executivos.

DESAFIO

A fundação hospitalar deve, por obrigação estatutária, ter reuniões do conselho periódicas, públicas e privadas, sendo estas últimas com o comparecimento apenas dos membros do conselho. Heather Schultz, chefe de assuntos corporativos, começou a trabalhar no hospital em 2014. Entre outras tarefas, ela é responsável pela preparação das agendas de reunião do conselho e do comitê, bem como por compilar e distribuir os documentos de reunião. Porém, logo que ela ingressou, a fundação hospitalar distribuía os documentos em cópias físicas e depois mudou para um sistema não digital distribuído por e-mail.

“Dois meses depois da minha chegada, eu sabia que o processo estabelecido, além de não ser seguro o suficiente, era trabalhoso. Não era possível navegar pelos documentos em PDF e encontrar as seções necessárias rapidamente”, conta Schultz. “Assim, com o auxílio de nosso departamento de TI, começamos a pesquisar os fornecedores de portal digital para conselhos.”

ABORDAGEM

Schultz lembra que pesquisou vários provedores de portal para conselhos. Entre os três examinados mais minuciosamente, o Diligent Boards destacou-se com louvor. “Gostamos de como a navegação funcionava, pois era amigável ao usuário.” O conselho fiduciário do hospital queria uma solução segura e fácil de usar, entre outros recursos importantes, mas, para Schultz, havia algo ainda mais urgente que ela desejava em um sistema de portal para conselhos: um serviço de suporte humano. Segundo ela, quando trabalhava em outra fundação hospitalar, o provedor só oferecia suporte via chat por e-mail, o que era extremamente desagradável.

“Para mim era muito importante ter uma empresa disposta a ouvir nossos comentários, fornecer um serviço 24/7 e, especialmente, que tivesse um ser humano com quem pudéssemos conversar, uma pessoa ao telefone e não em um site de chat ou em uma conexão à Internet. A Diligent oferecia isso, o que resultou em um excelente argumento de venda que nos conquistou.”

RESULTADOS

O Diligent Boards está em uso no Princess Alexandra Hospital desde outubro de 2015. A implementação foi bem simples, tendo em vista a grande mudança tecnológica que a nova solução representou para alguns diretores não executivos. Segundo Schultz, eles não estavam muito satisfeitos antes da Diligent, mas hoje estão felizes com o acesso imediato e uma solução segura. Além da interação pessoal, o que era muito importante, a solução da Diligent simplificou a compilação do material do conselho e os processos de governança corporativa. O hospital economizou três dias por mês em tempo e produtividade, o que economizou em termos monetários e representou um melhor uso do dinheiro público. Segundo Schultz, o processo anterior, que precedeu o Diligent Boards, era incrivelmente lento e intensivo em recursos. “Ficávamos fazendo cópias horas a fio, pelo menos 500 páginas por reunião. Era pesado.”

Por último, Schultz acrescenta que o conselho está extremamente satisfeito com o suporte de alto nível fornecido pela Diligent. Ainda que alguns usuários tenham tido dificuldades para assimilar o sistema no início, o treinamento dedicado da Diligent e o serviço pessoal de suporte ao cliente foram essenciais para que esses usuários conseguissem logo aprender a usar a ferramenta. “Além do contato pessoal, foi possível fornecer feedback à Diligent quanto a recursos desejados e, desde então, nosso sistema foi atualizado e aperfeiçoado. Agora podemos cumprir todos os nossos requisitos de governança para os documentos dos comitês e do conselho de administração. Esse tipo de suporte é inestimável.”

  • Para mim era muito importante ter uma empresa disposta a ouvir nossos comentários, fornecer um serviço 24/7 e, especialmente,
  • Heather Schultz

    Chefe de assuntos corporativos

    que tivesse um ser humano com quem pudéssemos conversar, uma pessoa ao telefone e não em um site de chat ou em uma conexão à Internet. A Diligent oferecia isso, o que resultou em um excelente argumento de venda que nos conquistou.