Diligent Boards confere à ExtraCare Charitable Trust nova independência, dentro e fora da sala de reuniões

A ExtraCare Charitable Trust é uma instituição de caridade premiada no Reino Unido que permite que pessoas da terceira idade desfrutem de um estilo de vida mais saudável, ativo e independente. A ExtraCare proporciona uma rede de comunidades inspiradoras que representam uma alternativa moderna aos cuidados ou casas de repouso tradicionais. A instituição opera 14 condomínios para aposentados e 17 moradias menores com assistência no interior e ao norte do Reino Unido.

DESAFIO

A administração da ExtraCare Charitable Trust precisa do suporte de um conselho que seja eficiente e conectado. No passado, a instituição usava um método baseado em papel para compilar o material necessário para as reuniões trimestrais do Conselho, do Comitê de auditoria e do Comitê da presidência. Para a secretária executiva da ExtraCare, Anna Adams, e sua equipe, preparar e enviar documentação para os cerca de 20 membros do comitê do Conselho e do comitê executivo consumia, anualmente, três semanas.

O processo não era apenas demorado, mas também era caro, especialmente para uma instituição de caridade que precisa declarar cada centavo gasto. De acordo com Adams, “o custo de postagem era de GBP 3 por pacote. E, como os itens eram grandes, eles frequentemente ficavam presos nos departamentos de separação, o que significava que os membros do conselho precisavam recolhê-los pessoalmente”. Como resultado, não havia garantias de que os diretores receberiam os pacotes a tempo para as reuniões.

ABORDAGEM

Quando um dos novos membros do conselho da instituição sugeriu que abandonassem o papel, a ExtraCare reagiu. Eles desenvolveram uma lista com os maiores provedores de portal de conselho, que foram filtrando até chegar à melhor solução: Diligent Boards™. A principal razão para escolher a solução Diligent Boards foi que o portal de conselho da empresa foi classificado como o mais fácil de usar. Na verdade, a ExtraCare ficou positivamente surpresa em como foi fácil para os membros do conselho fazerem a transição do papel para o aplicativo Diligent Boards.

RESULTADOS

Depois de trocar o papel pelo portal do conselho digital da Diligent, a equipe da ExtraCare descobriu que economizou até duas semanas por ano. Além do tempo, a solução economiza os valores de envio e do material, o que é importante para uma instituição de caridade.

A ExtraCare também adquiriu outras capacidades: o centro de recursos do portal ajudou a organização a se tornar ainda mais eficaz fora da sala do conselho. Antes de usar a solução Diligent Boards, a instituição enviava e-mails com informações importantes, como planejamento de medicação. Mas essas mensagens constantemente passavam desapercebidas pelos ocupados membros do conselho. Anna Adams explicou: “O centro de recursos permite que façamos o upload de qualquer informação relevante que não esteja no material da reunião. Por exemplo, temos um plano de processo de medicação que é fundamental para o cuidado com nossos residentes e orienta a medicação que administramos.”

Agora, quando questões de importância estratégica precisam ser comunicadas, a instituição as sinaliza com a funcionalidade do centro de recursos e os dados são recebidos de forma segura e em tempo real pelos membros.

  • Depois de trocar o papel pelo portal do conselho digital da Diligent, a equipe da ExtraCare descobriu que economizou até duas semanas por ano.
  • Anna Adams

    Secretária executiva

    Além do tempo, a solução economiza os valores de envio e do material, o que é importante para uma instituição de caridade.