Construindo um futuro ainda mais promissor com a Diligent

A Shaftesbury investe em propriedades na famosa West End de Londres, uma área conhecida pela concentração de teatros, restaurantes e entretenimento. Ela está listada na Bolsa de Valores de Londres e faz parte da lista FTSE 250. O portfólio da empresa inclui 560 edifícios mistos em Carnaby, Seven Dials, Soho, Chinatown e Charlotte Street. A Shaftesbury usa a solução Diligent Boards™ (anteriormente, Diligent Boardbooks) desde agosto de 2014.

DESAFIO

Gerenciar um amplo portfólio de propriedades não é fácil, especialmente quando a idade média dos edifícios é de mais de 150 anos. Organizar o gerenciamento de alguns dos locais mais queridos de Londres requer capacidades em diversas áreas, desde planejamento de varejo até sustentabilidade. Também é preciso ter um conselho bem-informado, que possa atuar de forma decisiva em situações críticas.

O conselho principal da Shaftesbury é composto por dez membros e realiza uma média de cinco reuniões ao ano. Além disso, diversos comitês realizam reuniões regulares, incluindo comitês de auditoria, remuneração e nomeação. Anteriormente, quando era necessário compilar informações para as reuniões do conselho e dos comitês, a empresa realizava um árduo processo que envolvia copiar, organizar e distribuir os pacotes manualmente. Quando era necessário realizar as inevitáveis alterações de última hora, todas as cópias em papel do relatório precisavam ser recolhidas junto aos diretores, editadas e, em seguida, enviadas por e-mail a cada membro, pois não havia tempo suficiente para reenviar cópias impressas. Em média, o processo consumia até seis horas do valioso tempo da equipe, a cada reunião.

Segundo Penny Thomas, secretária do conselho da Shaftesbury, “O controle das versões era um grande problema. Precisávamos de algo que, ao toque de um botão, atualizasse e distribuísse os documentos”. Além disso, a sustentabilidade é importante para a Shaftesbury, algo que a empresa valoriza ao administrar suas propriedades. Mas o processo de distribuição de informações para o conselho da empresa era tudo, menos “ecológico”. Na verdade, a Shaftesbury consumia 24.000 folhas de papel ao ano apenas com o material do conselho.

ABORDAGEM

A Shaftesbury decidiu acabar com a papelada demorada e com a distribuição por e-mail do material do conselho e, em vez disso, migrou para uma abordagem digital. Ela buscou uma solução que tivesse recursos fáceis de usar nos processos de back-end (criação de livros do conselho individuais, aprovação de material, publicação rápida e sistema intuitivo) e funcionalidades de front-end (leitura e anotações nos documentos). A solução também deveria proteger o material confidencial, então, a segurança era um fator importante.

Como o material, muitas vezes, era finalizado na sexta-feira, no final do dia, a Shaftesbury também queria um provedor com serviços de suporte ininterruptos para auxiliar os diretores que analisam os documentos durante o fim de semana. Em um primeiro momento, a secretária do conselho perguntou a colegas em outras organizações qual solução era usada por eles para criar o material de seus conselhos. O Diligent Boards foi a solução mais recomendada, e, após uma análise minuciosa, a Shaftesbury também optou pela Diligent.

RESULTADOS

A transição para a solução Diligent Boards foi perfeita e nenhum dos membros do conselho teve problemas com a adoção da nova ferramenta. Graças a essa nova abordagem, a Shaftesbury é capaz de distribuir o material do conselho com muita antecedência, o que, por sua vez, torna as reuniões muito mais eficientes.

“Não temos muitos funcionários em nossa equipe administrativa e precisávamos de uma ferramenta que nos ajudasse a nos tornarmos mais eficientes”, observou Penny. “Nós não apenas reduzimos o tempo gasto no processo, como também aprimoramos de forma considerável a qualidade dos pacotes do conselho. Por isso, para nós, a Diligent é verdadeiramente um ganho, tanto para a equipe de secretariado quanto para o conselho”.

Como a Shaftesbury é uma empresa de capital aberto, a segurança do material era claramente uma preocupação, e, na verdade, agora a empresa está convencida de que a abordagem de portal para conselhos é mais segura do que os pacotes impressos antigos. Agora, a empresa não precisa mais eliminar os documentos ao final de cada mês. E, embora a Shaftesbury utilize principalmente a solução para o material do conselho, ela planeja usar outros recursos no futuro, incluindo o arquivamento de material antigo, a fim de torná-lo prontamente disponível para os membros.

Segundo Penny Thomas, “Quando os novos recursos forem implementados, a equipe da Diligent estará lá para nos orientar sobre como usá-los. De maneira geral, a Diligent é nota 10 em termos de facilidade de uso e suporte de treinamento”.

  • Nós não apenas reduzimos o tempo gasto no processo, como também aprimoramos de forma considerável a qualidade dos pacotes do conselho.
  • Penny Thomas

    Secretária do conselho

    Por isso, para nós, a Diligent é verdadeiramente um ganho, tanto para a equipe de secretariado quanto para o conselho.