Computacenter maximiza o valor da TI para os negócios em parceria com a Diligent

A Computacenter é um dos provedores de serviços de TI mais importantes da Europa. Sua meta é ajudar CIOs e departamentos de TI a maximizar a produtividade e o valor da TI para os negócios para usuários internos e externos. De acordo com a Computacenter: “Nós fornecemos suporte, os melhores dispositivos e provisionamento seguro de aplicativos e dados para apoiar estilos de trabalho individuais e aprimorar a colaboração.”

DESAFIO

Como uma empresa que promove a colaboração, a Computacenter tinha seus próprios desafios para administrar as reuniões de seu conselho. Há nove reuniões programadas por ano com os oito membros do conselho, um da Alemanha e o restante de diversos lugares do Reino Unido. A empresa também realiza diversas reuniões adicionais do comitê.

Louise O’Sullivan, assistente pessoal do secretário do conselho, descreveu como era a preparação das reuniões. “Para compilar os pacotes das reuniões, nós empilhávamos até 10 conjuntos de documentos nos armários do escritório. Cada uma dessas pilhas continha 200 páginas ou mais. Invariavelmente havia acréscimos de última hora. Isso significava atrasos nos prazos, o que nos obrigava a enviar o material utilizando mensageiros com entrega para o mesmo dia”. Os próprios membros do conselho precisavam carregar documentos pesados, com até um quilo por pacote. Esses pacotes do conselho em papel dificultavam o acesso rápido às informações mais recentes e aos relatórios suplementares essenciais para apoiar a tomada de decisões. Quando um dos membros do conselho da empresa começou a utilizar uma solução digital em outro conselho, ele recomendou que a Computacenter considerasse alternativas ao papel.

ABORDAGEM

Após receber aprovação para prosseguir, a equipe do Secretariado do conselho iniciou o processo de análise dos fornecedores de portais para conselhos. A equipe compilou uma pequena lista com os principais provedores e solicitou demonstrações de cada uma das soluções. Um dos membros do conselho da Computacenter já utilizava um produto concorrente da solução Diligent BoardsTM em outro conselho, mas não o considerava particularmente fácil de usar. O que mais chamou a atenção dos membros do conselho na solução Diligent Boards foi sua aparência, pois a exibição no iPad é muito similar a de um livro.

RESULTADOS

Hoje, todos os membros do conselho da Computacenter utilizam a solução Diligent Boards. Inicialmente, um dos membros solicitou cópias do material do conselho em papel. Porém, após experimentar o novo portal do conselho, ele mudou rapidamente de opinião, graças ao caráter intuitivo da solução. A solução Diligent Boards promove a colaboração e apoia tomadas de decisões melhores. Os executivos têm, na palma das mãos, as informações mais recentes sobre a reunião atual. Além disso, podem acessar prontamente informações detalhadas de reuniões anteriores.

De acordo com O’Sullivan: “do ponto de vista da equipe do Secretariado do conselho, a solução Diligent Boards nos permite realocar pelo menos três dias de trabalho, que eram dedicados à compilação ou à espera das informações necessárias. Eu trabalho em casa frequentemente, e a solução Diligent Boards me proporciona a flexibilidade de criar livros em casa e enviar adições de última hora com rapidez e facilidade.” Outro benefício observado por O’Sullivan é a realização pela Diligent de atualizações constantes da solução de portal. Os questionários são uma das novas funcionalidades recentemente adicionadas que a Computacenter pretende utilizar a fim de obter uma perspectiva ainda melhor das reuniões do conselho.

O’Sullivan disse: “Eu trabalho no Secretariado do conselho Computacenter há 23 anos e, em minha opinião, esse foi o melhor investimento que já fizemos.”

  • ...eu trabalho em casa frequentemente, e a solução Diligent Boards me proporciona a flexibilidade de criar livros em casa e enviar adições de última hora com rapidez e facilidade
  • Louise O’Sullivan

    Assistente pessoal do secretário do conselho

    Eu trabalho no Secretariado do conselho Computacenter há 23 anos e, em minha opinião, esse foi o melhor investimento que já fizemos.