Como o Diligent Boards™ ajuda organizações de saúde independentes a gerenciar operações internacionais

Desde que foi implantado em uma empresa líder na área de saúde internacional em 2011, o Diligent Boards tem ajudado a simplificar as atividades operacionais de toda a organização para criar uma cultura de colaboração digital.

DESAFIO

Na melhor das hipóteses, as organizações de saúde podem apresentar gerenciamento complexo e complicado. Porém, quando se está lidando com uma empresa que opera há várias décadas e que tem uma presença global, os problemas de governança e comunicação podem tornar-se bem mais complexos.

Administrar uma organização dinâmica e geograficamente diversificada requer uma excelente governança e um controle firme do conselho e dos comitês que orientam a direção estratégica. Entretanto, todas essas informações precisam ser distribuídas. Tradicionalmente, o conselho receberia informações importantes como parte do pacote do conselho em papel, mas a enorme quantidade de papel usada durante a compilação estava ficando fora de controle. “Estávamos atolados entre resmas de papel, às vezes até 10 pacotes por mês”, lembra uma porta-voz da organização. Isso significa que estavam sendo usadas cerca de 5.000 folhas por mês, a um custo aproximado de mil libras esterlinas somente para papel e toner.

Além do mais, o processo de preparação para reuniões do conselho exigia que os funcionários trabalhassem em tempo integral por uma semana todos os meses para reunir, editar, imprimir e enviar os pacotes aos membros do conselho das 11 organizações, algumas das quais localizadas fora do Reino Unido. Em última análise, a sustentabilidade tornou-se um fator-chave por trás da decisão de mudar para uma solução digital de livro para conselho.

ABORDAGEM

Depois de examinar várias abordagens e soluções diferentes, de um simples software que cria PDFs a provedores dedicados de portal para conselhos, a equipe decidiu que precisava de uma solução de serviço completo.

Depois de estreitar a seleção a dois candidatos, a Diligent venceu. “Quando você compara a solução da Diligent com a do concorrente mais próximo, é possível ver que se trata de uma abordagem totalmente voltada para a experiência do usuário”, disse a porta-voz. Ela descobriu que o Diligent Boards não apenas era muito mais intuitivo, mas também oferecia os recursos de criptografia e segurança que a organização de saúde precisava para proteger seus dados confidenciais (além da capacidade fundamental de eliminar o uso de papel).

A empresa decidiu implementar o Diligent Boards primeiro para a equipe executiva da organização, que é composta de 12 executivos, dois dos quais também ocupam um assento no conselho principal da empresa. A equipe executiva usou o Diligent Boards por dois meses e, conforme seus membros se tornavam proficientes na tecnologia, a empresa decidiu expandir o uso do Diligent Boards para o conselho principal e para o conselho da companhia de seguros da organização, sediada no Reino Unido. Embora a empresa tenha planejado fornecer material em papel junto com o Diligent Boards por um período de seis meses, vários membros do conselho pediram que o material impresso fosse interrompido após dois meses.

RESULTADOS

O Diligent Boards ajudou a organização de saúde a evitar o desperdício de resmas de papel, além de poupar para a empresa um tempo significativo todos os meses. Na realidade, agora demora um quarto do tempo para produzir os pacotes do conselho. “O Diligent Boards ajuda a melhorar a qualidade da informação. Como podemos reunir o material das reuniões muito mais rápido, ganhamos mais tempo para criar o próprio material, o que permite entregar documentos mais atualizados e precisos”, observou a porta-voz. “E, como continuamos nosso processo de expansão global, o Diligent Boards facilita o compartilhamento de informações.”

Segundo a organização, o Diligent Boards conquista rapidamente novos usuários. A solução é tão intuitiva que leva, em média, 20 minutos para treinar os executivos nas diferentes funções. Devido à popularidade do Diligent Boards, a organização de saúde global expandiu seu uso por toda a empresa.

  • Quando você compara a solução da Diligent com a do concorrente mais próximo,
  • é possível ver que se trata de uma abordagem
    totalmente voltada para a experiência do usuário.