Champlain College integra software da Diligent às atividades diárias

A Champlain College é uma pequena instituição sem fins lucrativos, com foco profissionalizante, sediada em Burlington, no Estado de Vermont. O conselho de administradores inclui 34 membros, que atuam para definir a orientação estratégica da instituição. Com 60 reuniões do comitê por ano, o conselho é muito ativo, mas ninguém conhece melhor suas muitas atividades do que Katie Hawley, vice-presidente e secretária do conselho.

DESAFIO
Com mais de trinta membros no conselho de administradores da Champlain College, Katie Hawley está sempre atarefada. Uma de suas responsabilidades incluía compilar todo o material impresso para as reuniões do comitê. Esses pacotes tinham entre 160 e 220 páginas, e cada membro do conselho deveria receber uma cópia. Uma alteração de última hora no documento significava um longo dia de trabalho para Hawley e seus funcionários: “Nós sabíamos que precisávamos migrar de nosso processo impresso”.

ABORDAGEM
Katie Hawley e o conselho de administradores precisavam melhorar a forma como lidavam com os dados, mas também precisavam de uma solução extremamente segura e fácil do “ponto de vista cultural”, para não interferir na maneira como o conselho realiza seu trabalho: “Do ponto de vista tecnológico, queríamos uma solução mais inteligente, e a Diligent satisfaz a essa necessidade.” Hawley também administra o sistema da Champlain College e ela pode utilizar o software da Diligent em seu desktop, onde pode configurar o livro do conselho, que é sincronizado com os iPads dos membros. Os membros do conselho têm o software da Diligent instalado em seus iPads, pois precisam ter acesso aos documentos mesmo quando estão em trânsito. Hawley afirma: “É um processo fácil para os membros, porque é muito flexível e leve.”

RESULTADOS
A Diligent poupa um dia inteiro de trabalho para Hawley e sua equipe antes das reuniões do conselho e permite que eles postem documentos de última hora, sem precisar reorganizar pacotes impressos. Fornecer atualizações sobre matrículas e dados financeiros aos membros do conselho nunca foi tão fácil para Hawley. “[Os membros do conselho] querem ter acesso às informações com uma semana de antecedência. Então, usando o software da Diligent, podemos fazer as duas coisas: entregar as informações com uma semana de antecedência e fornecer as atualizações mais recentes.” Segundo Hawley, o melhor feedback que ela recebeu foi a redução das ligações telefônicas dos membros do conselho por causa de dúvidas: agora, eles acessam o software da Diligent regularmente e o consideram muito simples de usar.

  • Do ponto de vista tecnológico, queríamos uma solução mais inteligente, e a Diligent satisfaz a essa necessidade.
  • Katie Hawley

    Vice-presidente e secretária do conselho

    [Os membros do conselho] querem ter acesso às informações com uma semana de antecedência. Então, usando o software da Diligent, podemos fazer as duas coisas: entregar as informações com uma semana de antecedência e fornecer as atualizações mais recentes.