Buenaventura agrega valor a conselho de administração ao adotar Diligent Boards

Com 60 anos de experiência, a Buenaventura é uma das maiores mineradoras peruanas. Suas operações se-concentram na extração de metais preciosos, principalmente ouro e prata, em várias minas próprias e em outras que opera em parceria com mineradoras nacionais e internacionais. Como sociedade anônima aberta, estabelecida sob as leis do Peru, a Buenaventura é cotada na Bolsa de Valores de Lima (BUE.LM), desde 1971, e na Bolsa de Valores de Nova York (NYSE: BVN), desde 1996.

DESAFIO

Um dos compromissos que a Buenaventura firmou como empresa, devido à sua proximidade com diversas populações do interior do país, foi o de contribuir com o desenvolvimento sustentável e descentralizado do Peru. É exatamente esse compromisso com o meio ambiente, um dos motivos pelos quais a mineradora escolheu a solução Diligent Boards™. “A quantidade de papéis que se imprimia anteriormente era absurda”, explica Oswaldo Cabrera, gerente de tecnologia. “Estamos falando de 300 páginas por cada membro do conselho de administração, em cada conselho; portanto, reduzir ou deixar totalmente de imprimir era uma medida que se alinhava ao nosso compromisso ecológico.”

Outro problema que a Buenaventura enfrentava era a complexidade de recompilar todas as informações e os documentos necessários a cada conselho de administração. Fabiola Bottino trabalha como secretária de auditoria externa e é encarregada de administrar o material do conselho. Ela explica que reunir informações de diferentes pessoas exigia dias de antecipação (até uma semana) e uma grande coordenação, o que tornava o processo extremamente cansativo, por estar sempre vinculado a prazos estritos. “O pior era quando havia modificações no último segundo, pois era preciso refazer todas as pastas.”

O método também estava longe de ser eficiente para os membros do conselho, como explica Dina Dávalos, chefe de suporte a usuários: “Para eles, era muito complicado o fato de precisar carregar tantos papéis. Muitos viajam constantemente e o peso era enorme. Além disso, perdiam tempo enquanto esperavam que as informações chegassem para que pudessem revisá-las.”

IMPLEMENTAÇÃO

Uma vez identificado o problema, o próximo passo foi escolher a solução mais compatível com as necessidades da empresa. Oswaldo explica que havia várias opções, entre elas a nuvem pública, mas nenhuma que cobrisse todo o ciclo de preparação de material e apresentação ao conselho de administração. “Com a Diligent, encontramos uma solução sob medida, pois ela contempla aprovações e controle da informação. Além disso, quando nos familiarizamos mais com essa ferramenta, percebemos que se tratava de uma solução totalmente factível de implementar. Seu uso não era complicado e podia ser adotado pelos usuários com muita facilidade.” Para Dina, a decisão final foi motivada pela forma como são tratadas as informações confidenciais, um tema sensível para empresas do porte da mineradora Buenaventura. Pelo fato de a Diligent armazenar as informações em servidores privados, estas se encontram protegidas pelos padrões mais estritos de segurança, tanto em nível físico quanto em nível de criptografia. “Analisamos cuidadosamente e vimos que o Diligent Boards contava com todos os requisitos que a auditoria e a segurança interna da informação nos exigiam.”

Em alguns casos, havia membros do conselho de administração que não estavam familiarizados com equipamentos como o iPad. Oswaldo assegura que essa foi uma das suas principais inquietudes, pois implicava uma aprendizagem por etapas. Porém, logo perceberam que o uso do iPad era muito intuitivo e, uma vez dominado, ficou fácil aprender a usar a solução Diligent Boards. “A difusão foi bem simples”, explica Dina. “O Departamento de Suporte ministrou algumas horas de aulas de capacitação e assim nos foi possível ensinar os membros do conselho como usar a ferramenta. Todos aprenderam rapidamente.”

“Na verdade, depois de alguns minutos, quase todos os diretores já conseguiam usar muito bem a ferramenta logo na primeira vez”, diz Oswaldo. A migração para a solução Diligent Boards foi rápida e eficiente. Para a primeira reunião, levamos o material impresso como suporte, mas nem foi necessário. Para a segunda sessão, apenas levamos um par de cópias impressas, e a partir da terceira reunião, o papel já era passado.

RESULTADOS

Para Fabiola, o processo foi simplificado de maneira impressionante. “Para mim, é extremamente útil porque muitas vezes a informação chega muito tarde e nós estamos em uma corrida contra o tempo. Antes, devíamos permanecer no escritório até 10 ou 11 da noite para revisar e preparar a informação. Agora preparo tudo digitalmente e, da minha própria casa, posso carregar e atualizar a informação. Assim, basta enviar uma mensagem e avisar a todos que as pastas estão prontas.”

O que antigamente levava dias para ser feito, agora, com a solução Diligent Boards leva, no máximo, 30 minutos. “A informação demora mais tempo para chegar até mim do que eu para carregá-la no sistema. É tudo realmente muito rápido”, conclui. Para os membros do conselho de administração é muito útil ter as pastas ordenadas por sessão e data. Dessa maneira, podem referir-se a sessões passadas, consultar alterações e obter um registro mais pontual. Tudo, como se estivessem consultando um livro.

A maior vantagem do sistema, para Dina, é a sua estabilidade. Uma vez, conta Fabíola, eles tiveram um problema com as senhas de alguns membros do conselho que não podiam ingressar em suas sessões. Dina ligou para o suporte e “em cerca de 10 minutos já estava solucionado.”

  • Com a Diligent, encontramos uma solução sob medida, pois ela contempla aprovações e controle da informação.
  • Oswaldo Cabrera

    Gerente de tecnologia

    Além disso, quando nos familiarizamos mais com essa ferramenta, percebemos que se tratava de uma solução totalmente factível de implementar.