British Gas

A British Gas é a principal fornecedora de energia do Reino Unido, controlada pela Centrica plc. A empresa é cliente do Diligent Boards™ desde janeiro de 2013.

DESAFIO

A empresa tem vários comitês e conselhos que realizam reuniões regulares, incluindo o conselho principal da British Gas e o conselho da divisão de seguros da empresa. O comitê de gerenciamento realiza reuniões semanais, enquanto todas as outras reuniões são realizadas mensalmente. Os participantes precisam receber e analisar os documentos do conselho antes de cada reunião. Sam Weller é a assistente pessoal de Michael Uzielli, diretor financeiro da British Gas, e uma das pessoas responsáveis pela montagem dos documentos do conselho da empresa. Antes da Diligent, a empresa usava papel e e-mails para distribuir os pacotes do conselho: “contar com papéis e e-mails era algo confuso e demorado”, disse Sam. “Ninguém gostava de carregar tanta papelada. Os pacotes do conselho eram pesados, e alguns dos diretores, que fazem parte de vários conselhos, precisavam participar das reuniões com uma pilha de papéis. Nós queríamos reduzir o peso que eles precisavam carregar, além de tornar mais eficiente o processo de preparação das reuniões do conselho.”

IMPLEMENTAÇÃO

A Centrica plc já usava o Diligent Boards para seus relatórios do conselho, então, seria natural que a British Gas seguisse o exemplo. A empresa implementou o novo sistema rapidamente. Agora, cerca de 75 membros do conselho e do comitê utilizam o Diligent Boards, assim como os 12 administradores. A transição foi tranquila, disse Sam: “Nós deixamos de utilizar os pacotes em papel e em uma semana começamos a utilizar a Diligent. A migração de papel para a tecnologia digital foi muito simples.” A Diligent forneceu treinamento completo ao pessoal da British Gas, e uma equipe de gestão de conta dedicada garantiu o suporte necessário durante toda a transição. Sam declarou: “O treinamento foi claro. O sistema é tão simples de usar, que eu treinei um colega por telefone. A prova real de que você entendeu uma coisa é ser capaz de ensinar outra pessoa. Com a Diligent, tudo ficou muito mais fácil.”

RESULTADOS

Para os administradores responsáveis pela montagem dos vários pacotes do conselho, o Diligent Boards poupa horas de preparação para cada reunião. Sam declarou: “A administração da produção dos documentos do conselho ficou muito mais conveniente usando o Diligent Boards. Nós usamos muito menos papel e menos cartuchos de impressora agora. Para nós, é importante utilizar a tecnologia para aprimorar tudo o que fazemos.” Sam também aponta a qualidade do atendimento ao cliente oferecido pela Diligent: “O atendimento de nosso gerente de conta é excelente. Ele é muito paciente e sempre responde às minhas dúvidas. O atendimento ao cliente é realmente excepcional.” Usando o Diligent Boards, os membros do conselho e do comitê podem analisar os pacotes do conselho imediatamente e se preparar antecipadamente para as reuniões, ponderou Sam: “Usando o Diligent Boards, eles podem receber o material com antecedência. Mesmo que haja mudanças de última hora, os membros ainda terão as atualizações mais recentes disponíveis a tempo de analisá-las. Nós não precisamos imprimir novamente vários pacotes em papel, o que torna o processo muito mais eficiente.” E ela concluiu: “O suporte ao cliente da Diligent é muito bom, o treinamento é simples e claro e o produto nos tornou muito mais eficientes. De maneira geral, é um serviço excelente.”

  • Nós deixamos de utilizar os pacotes em papel e em uma semana começamos a utilizar a Diligent.
  • Sam Weller

    Assistente pessoal de Michael Uzielli, diretor financeiro da British Gas

    A migração de papel para a tecnologia digital foi muito simples.