As informações do conselho da Viridian Housing estão seguras com o Diligent Boards

A Viridian Housing é uma associação habitacional do Reino Unido, que oferece casas para pessoas de baixa renda ou que precisam de ajuda. Ela oferece casas para mais de 30.000 residentes em Londres e no sudeste, no interior e em West Sussex. A associação tem cerca de 16.000 casas e trabalha em parceria com autoridades locais, organizações e residentes para criar comunidades seguras e sustentáveis. A Viridian Housing usa o Diligent Boards™ desde setembro de 2012.

DESAFIO

A equipe executiva da Viridian Housing se reúne a cada duas semanas e o conselho se reúne cerca de 10 vezes por ano. Além disso, a organização tem quatro comitês que se reúnem trimestralmente. Essas reuniões envolvem entre 40 e 50 pessoas e todas elas precisam analisar informações detalhadas sobre a organização antes de cada reunião.

Uma organização sem fins lucrativos que opera no setor público tem algumas diferenças marcantes se comparada a uma empresa privada ou listada. Com frequência, a equipe em uma organização sem fins lucrativos será formada por voluntários: no caso das associações habitacionais, um comitê de voluntários tem responsabilidade geral pelo trabalho da organização. O conselho incluirá representantes da comunidade, das autoridades, do comércio e do governo locais. Como resultado, uma solução de tecnologia precisa ter um apelo amplo, ser fácil de usar e extremamente econômica para oferecer resultados dentro das grandes restrições orçamentárias. O Diligent Boards foi projetado não apenas para organizações corporativas (ainda que a solução seja usada por um grande número de empresas FTSE 100), mas também para organizações sem fins lucrativos como a Viridian. Antes de usar o Diligent Boards, a equipe da Viridian preparava pacotes com informações em papel para todos os seus diretores antes de cada reunião do conselho e do comitê. Ela buscou um portal de conselho digital como parte de sua estratégia de longo prazo para proteger e digitalizar informações pessoais confidenciais, relacionadas aos indivíduos que usam serviços imobiliários. Aslam Jahan, gerente de projeto da Viridian, explicou: “Não posso mensurar a importância da segurança para nós. Levamos isso extremamente a sério na manipulação de dados confidenciais. Era nossa principal preocupação ao procurar por um portal de conselho.” A organização também queria encontrar uma solução que fosse econômica e eficiente.

IMPLEMENTAÇÃO

A organização passou por um processo formal de RFP para analisar fornecedores e reduziu a lista a três fornecedores em potencial. Entre esses, a Diligent se destacou, de acordo com a assistente executiva Shirley Griffiths: “Vimos várias soluções que eram complexas demais e, obviamente, projetadas para atender às necessidades de empresas maiores. Mas ficamos positivamente surpresos com a solução Diligent Boards – sua funcionalidade simples e segurança impressionantes eram realmente atraentes. Fazia exatamente o que queríamos e fazia bem, dentro do orçamento disponível.”

RESULTADOS

Usando o Diligent Boards, os membros do conselho e do comitê da Viridian têm acesso seguro e instantâneo a todas as informações que precisam para tomar decisões. Jahan declarou: “Os usuários têm acesso imediato a qualquer atualização, e sabem que estão sempre analisando as informações mais recentes. Também é fácil acessar informações de histórico pela seção de arquivos, tornando possível a consulta de anotações de reuniões anteriores e a rápida atualização de novos usuários.” O uso do Diligent Boards também resultou em significativa economia para a Viridian, o que é importante para uma organização sem fins lucrativos.

O novo sistema economiza tanto tempo da equipe administrativa a cada mês que, quando um membro da equipe deixou a empresa, o restante da equipe foi capaz de absorver as funções dele. Como declarou Griffiths: “A criação e distribuição de pacotes de papéis demandava uma função em tempo integral, ainda que dividida entre várias pessoas. Estamos animados não apenas porque o Diligent Boards é uma solução econômica para a Viridian, mas porque está nos ajudando a economizar dinheiro de outras formas.”

  • Vimos várias soluções que eram complexas demais e, obviamente, projetadas para atender às necessidades de empresas maiores.
  • Aslam Jahan

    Gerente de projeto

    Mas ficamos positivamente surpresos com a solução Diligent Boards – sua funcionalidade simples e segurança impressionante eram realmente atraentes.