Die FirstRand-Bank erzielt 2012 im Unternehmenssekretariat Einsparungen von geschätzt 50 %

FirstRand hat sich zum Ziel gesetzt, zum führenden aller afrikanischen Finanzdienstleister zu werden. Die Group erfreut sich beeindruckender Erfolge: Insgesamt arbeiten 34.000 Mitarbeiter in 800 Filialen. Zudem verfügt das Unternehmen über 6.290 Geldautomaten in Südafrika. Die Bank besitzt Niederlassungen in den benachbarten Ländern Botsuana, Mosambik, Namibia, Lesotho und Sambia.

Innovationen und Unternehmensgeist werden in der Unternehmenskultur von FirstRand groß geschrieben. Beide Aspekte bilden das Herzstück für die strategischen und operativen Gesamtpläne der Bank. Auf Innovationen wird besonderer Wert gelegt. So vergibt FirstRand jährlich firmenintern Auszeichnungen, durch die innovative Ideen der Bankmitarbeiter entsprechend gewürdigt werden. Im Jahr 2012 wurde das Unternehmenssekretariat für seine Erfolge mit der Diligent Boards™-Lösung nominiert.

HERAUSFORDERUNG

Das FirstRand-Sekretariat hat einen vollen Sitzungskalender zu bewältigen: Für mehr als 600 Sitzungen pro Jahr müssen über 8.700 einzelne Sitzungsunterlagen für die Mitglieder des Vorstands, der Führungsgremien und Ausschüsse weltweit zusammengestellt werden. Bis zu sechs Assistenten arbeiteten im „Fließbandverfahren“, um die Sitzungsunterlagen zusammenzustellen und zu stempeln. Die Dokumente wurden gebunden und anschließend per Kurierdienst an die einzelnen Führungsmitglieder in ganz Afrika gesendet.

Die händische Zusammenstellung und der Versand nahm einen Großteil der Zeit des Sekretariats in Anspruch. Dieser immense Arbeitsaufwand sprengte jeden Rahmen und die Zusammenstellung der Materialien glich einem Wettlauf mit der Zeit.

HERANGEHENSWEISE

FirstRand interessierte sich zunächst für die Diligent Boards-Lösung, weil sie dem Unternehmen praktischer als Papier erschien. Das Unternehmen erhoffte sich, dass dem Sekretariat so mehr Zeit für die inhaltliche Qualität der Unterlagen bleiben würde. Seinen viel beschäftigten Mitgliedern der Führungsgremien wollte es eine praktischere und reibungslosere Lösung anbieten. Die arbeitsintensiven fließbandartigen Prozesse der Zusammenstellung der Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen inklusive des Stempelns tausender von Seiten sollte abgeschafft werden. Da Änderungen an den Unterlagen in letzter Minute zwangsläufig unumgänglich sind, suchte FirstRand nach einer Synchronisationsfunktion, um sofortige Aktualisierungen aller Berichte zu ermöglichen. Sicherheit und Service waren darüber hinaus ein absolutes „Muss“.

Ursprünglich ging es dem Sekretariat also vorrangig um eine praktische Lösung. Die Überraschung war groß, als sich zusätzlich auch Kosteneinsparungen ergaben. Martha Bromilow leitet das Unternehmenssekretariat von FirstRand Limited. Sie berichtet: „Als wir uns 2012 für den Innovationspreis bewarben, berechneten wir unsere Produktionskosten jeweils vor und nach dem Umstieg auf Diligent Boards. Ich glaube, niemand rechnete damals mit derart beachtlichen Ergebnissen.”

ERGEBNISSE

Wie groß waren die Einsparungen? Vor der Nutzung von Diligent Boards gab FirstRand fast 14.000.000 ZAR (1,55 Millionen USD) jährlich für die Produktion, Zusammenstellung und Zustellung von Sitzungsunterlagen aus. Nach dem Umstieg auf die Diligent-Lösung konnte das Unternehmen bereits im ersten Jahr Einsparungen in Höhe von 6.887.177 ZAR (764.000 USD) verzeichnen. Insgesamt entspricht dies 49 % der Gesamtkosten, wobei die jährlichen Kosten für das Diligent Boards-Jahresabonnement bereits enthalten sind. Der größte Teil der Einsparungen ergab sich jedoch durch eine Kostensenkung von 78 % des Personalaufwands. Durch die wesentlich einfachere Zusammenstellung bleibt dem Sekretariat von FirstRand jetzt mehr Zeit, sich auf die Qualität der Geschäftsleitungs-, Vorstands- und Aufsichtsratsunterlagen zu konzentrieren. Ein weiterer Vorteil: Mehr als vier Millionen Blatt Papier konnten letztes Jahr infolge des Umstiegs auf die digitale Lösung eingespart werden. „Unsere Investition in die Diligent BoardsLösung hat sich wirklich gelohnt. Man beachte nur die Einsparungen in Bezug auf Zeit, Kosten und Effizienz, die sich durch den Umstieg auf eine papierlose Lösung ergeben haben. Es gibt weitere Vorteile, die sich nicht in Zahlen ausdrücken lassen. Dazu gehören u. a. der einfachere Zugang zu den Unterlagen für die Mitglieder der Führungsgremien, Aktualisierungen in Echtzeit sowie eine sichere Zustellung“, fügt Bromilow hinzu.