iPads levam TI para sala de reuniões

Deutsche Börse, Standard Life e Resolution sao tres instituições financeiras que transformaram as reuniões do conselho com o uso de Apple iPads

Usando o software da Diligent, as empresas substituíram centenas de páginas de documentos por um sistema que oferece todas as informações de que os membros do conselho precisam por meio de um iPad. Isso não apenas facilitou a preparação para as reuniões, mas cortou os custos em milhares de libras.

Tradicionalmente, os membros do conselho não executivos, receberiam centenas de páginas de documentos das mãos de um mensageiro semanas antes de uma reunião. Eles então precisariam viajar com os documentos para as reuniões que, normalmente, acontecem em países diferentes.

Mas, usando o Diligent Boardbooks, os membros do conselho têm um link direto com a versão mais recente das informações em um iPad, que está vinculado diretamente aos servidores onde os dados se encontram.

A Diligent era uma empresa de web design em 2001 mas, quando um cliente solicitou a criação de um sistema que facilitasse a produção e a distribuição de papéis do conselho, ela ajudou a criar um serviço baseado em nuvem.

Charlie Horrell, diretor administrativo da Diligent para a Europa, diz que a chegada do iPad foi o momento em que o software Boardbooks decolou. Antes disso, eram usados laptops, mas eles não eram tão eficazes, tinham uma natureza intrusiva e precisavam de várias tomadas.

Paul McKenna, secretário do conselho do grupo associado na Standard Life, disse que, antes, tudo era feito no papel, mas agora há 58 membros do conselho na empresa que usam o sistema, bem como 136 pessoas em toda a empresa. A Standard Life originalmente tinha 15 usuários, mas se expandiu com rapidez.

Os membros do conselho sempre têm a versão mais recente dos papéis e a segurança é aprimorada com uma redução da ameaça de perda de documentos.

Roger Clifton, secretário do conselho na Resolution, disse que a vida dos membros do conselho – assim como do secretariado da empresa – ficou mais fácil por não precisar esperar por um mensageiro em casa. Ele diz que também há uma economia na Resolution, com a eliminação de GBP 50.000 apenas nos custos de papel e de mensageiros. Os custos de licença da Diligent são de GBP 32.000.

Gerhard Roggemann, presidente adjunto do conselho da Deutsche Börse e membro de cinco outros conselhos diz que usa o software da Diligent em seu iPad em quatro dos conselhos dos quais participa. Ele disse que, no passado, quando viajava, os arquivos que ele transportava ocupavam mais espaço que sua bagagem.

Ele também disse que o iPad facilita as reuniões com funcionalidades como rolar para páginas relevantes com rapidez e a capacidade de usar notas digitais.

Ainda que a Diligent seja uma empresa dos EUA, as informações ficam em servidores em três data centers no Canadá para combater o medo das empresas fora dos EUA em relação ao PATRIOT Act, que concede ao governo dos EUA acesso a qualquer tipo de dados armazenados em território norteamericano.