Cidade de Surrey e Diligent Board Member Services criam Conselho Municipal livre de papéis

SURREY, B.C., 12 DE DEZEMBRO DE 2011 – A cidade de Surrey estabeleceu uma parceria com a Diligent Board Member Services, provedor líder mundial de portal para conselhos online, para criar uma agenda do Conselho Municipal livre de papéis.

Como parte da Carta de Sustentabilidade de Surrey, a plataforma Diligent Boardbooks® substituiu os tradicionais pacotes do conselho em papel, com até 2.000 páginas, por um portal do conselho seguro e fácil de usar, permitindo que os membros do conselho analisem o material em iPads Apple durante as reuniões quinzenais. A mudança permitirá que o município reduza o impacto ambiental do uso de pacotes em papel e aprimore sua eficiência.

“Nós decidimos migrar para uma agenda do Conselho Municipal livre de papéis para reduzir a quantidade de papel utilizada e liberar os recursos da equipe, que não precisará mais xerocar e processar dezenas de milhares de documentos todos os meses”, disse a prefeita da cidade de Surrey, Dianne Watts. Uma das principais prioridades do município era reduzir o tempo dedicado a tarefas administrativas associadas à elaboração, impressão e entrega dos pacotes, além de economizar suprimentos e mão de obra. Portanto, adotar a plataforma Diligent Boardbooks foi uma boa decisão do ponto de vista da responsabilidade social e também da eficiência. Antes da parceria com a Diligent, o município preparava, quinzenalmente, pacotes contendo 2.000 páginas para cada um dos 9 membros do conselho, o que resultava em aproximadamente 936.000 páginas de documentos por ano.

“A Diligent tem orgulho de sua parceria com a cidade de Surrey e fornece a ela uma solução segura e fácil de usar, que ajuda o município a alcançar suas metas de sustentabilidade”, disse Alex Sodi, presidente e CEO da Diligent Board Member Services.

“Estamos certos de que nossa parceria com a cidade de Surrey demonstrará que os administradores públicos e conselhos municipais podem incentivar inovações econômicas em nome dos interesses de seus cidadãos.” Embora a transição digital do município seja um processo contínuo de familiarização dos membros do conselho com a nova tecnologia e de integração da plataforma Boardbooks ao processo de compilação dos pacotes do conselho, a recepção inicial dos membros foi majoritariamente favorável, de acordo com a escrivã do município, Jane Sullivan.

“Recebemos um feedback extremamente positivo dos membros sobre a migração dos pacotes do conselho em papel para o portal do conselho, e nossa equipe de gerenciamento senior expressou sua satisfação com o aplicativo Boardbooks para iPad”, disse Sullivan. “O software intuitivo e fácil de usar da Diligent foi a única opção encontrada capaz de satisfazer aos nossos critérios relativos à economia do dinheiro dos contribuintes e à otimização do tempo de resposta de nosso Conselho Municipal.”

O município iniciou a transição digital em 3 de outubro de 2011 e indicou o dia 12 de dezembro de 2011 como prazo para que todos os membros do conselho estivessem completamente integrados e livres da papelada.