La tecnología llega a la junta directiva con los iPads

Deutsche Börse, Standard Life y Resolution son tres firmas financieras que han transformado las reuniones de las juntas directivas con el uso de iPads de Apple.

Cuando utilizan el software de Diligent, las compañías reemplazan cientos de páginas de documentos en carpetas clasificadoras por un sistema que suministra toda la información que los miembros de la junta directiva necesitan a través de un iPad. Esto no solo facilita la preparación de reuniones sino que reduce los costos en miles de libras.

Tradicionalmente, a los miembros no ejecutivos de las juntas directivas se les enviaba cientos de páginas de documentos por correo convencional semanas antes de una reunión. Luego, ellos tenían que viajar con los documentos a las reuniones que, por lo general, se realizan en otros países.

Pero al utilizar Diligent Boardbooks®, los miembros de la junta directiva tienen un enlace directo con la última versión de la información a través de un iPad, que se enlaza directamente con los servidores donde se encuentran los datos.

Diligent era una compañía de diseño web en 2001 pero cuando un cliente le solicitó la creación de un sistema que facilitara la producción y entrega de materiales impresos para las juntas directivas, esto ayudó a crear un servicio basado en la nube.

Charlie Horrell, director gerente de Diligent para Europa, afirma que la llegada del iPad fue el momento en que el software Boardbooks tomó impulso. Antes de esto, las computadoras portátiles se utilizaban pero no eran tan efectivas, eran de naturaleza más intrusiva y se requería de numerosos tomacorrientes.

Paul McKenna, secretario de las compañías asociadas del grupo de Standard Life, señaló que todo se hacía en papel pero ahora hay 58 miembros en la junta directiva de la compañía que utilizan el sistema, así como otras 136 personas en toda la compañía. Al principio, Standard Life tenía 15 usuarios pero se ha ampliado con rapidez.

Los miembros de las juntas directivas siempre tienen la versión más reciente de los documentos y la seguridad incrementa al reducir la amenaza de que se extravíen.

Roger Clifton, asistente de la compañía en Resolution, afirma que las vidas tanto de los miembros de las juntas directivas, como de los miembros de la secretaría de la compañía, se facilitan al no tener que esperar en casa por el correo convencional. Además, señala que existe un ahorro en costos pues Resolution elimina GBP 50.000 en gastos de papel y correo convencional. Sus costos por la licencia Diligent son GBP 32.000.

Gerhard Roggemann, presidente adjunto de la junta directiva de Deutsche Börse y miembro de otras cinco juntas directivas, señala que utiliza su software Diligent en su iPad para cuatro de lasjuntas directivas de las que forma parte. Dijo que, anteriormente cuando viajaba, los archivos que transportaba ocupaban más espacio que su equipaje.

También agregó que el iPad facilita las reuniones gracias a su funcionalidad, como poder deslizarse a las páginas pertinentes con rapidez y la capacidad de utilizar notas digitales adhesivas.

Aunque Diligent es una compañía estadounidense, la información se asienta en servidores de tres centros de datos en Canadá para contrarrestar los temores de las compañías no estadounidenses con respecto a la Ley Patriota, la cual permite al gobierno estadounidense tener acceso a cualquier dato almacenado en territorio estadounidense.