La Ciudad de Surrey y Diligent Board Member Services crean Concejo Municipal libre de papel

SURREY, B.C., 12 DE DICIEMBRE DE 2011 – La Ciudad de Surrey se asoció con Diligent Board Member Services, líder mundial de portales en línea para juntas directivas, con el fin de crear una agenda que permita al Concejo Municipal prescindir de los documentos impresos.

Como parte de los estatutos de sostenibilidad de Surrey, la plataforma de Diligent Boardbooks® reemplazó los tradicionales paquetes de documentos impresos de 2.000 páginas por un portal para juntas directivas seguro y fácil de usar, lo que permite a los miembros del Concejo revisar sus materiales en iPads durante las reuniones quincenales. El cambio permitirá a la Ciudad reducir el impacto ambiental del uso de paquetes de documentos impresos y mejorar su eficiencia.

“Decidimos pasar a una agenda sin documentos impresos para que el Concejo municipal pudiera reducir la cantidad de papel que utiliza y liberar recursos del personal, ya que no tendrán que sacar copias ni procesar miles de documentos todos los meses”, comentó la alcaldesa de la Ciudad de Surrey, Dianne Watts.

Para la Ciudad, una de las principales prioridades era reducir el tiempo administrativo asociado a la compilación, impresión y entrega de los paquetes de documentos, así como generar ahorros en suministros y mano de obra. Por lo tanto, adoptar la plataforma de Diligent Boardbooks constituía una acción adecuada desde un punto de vista de responsabilidad social y eficiencia. Antes de asociarse con Diligent, la ciudad preparaba paquetes de 2.000 páginas para cada uno de los nueve miembros del concejo todos los meses, lo que producía un total aproximado de 936.000 páginas de documentos del concejo por año.

“Diligent se enorgullece de asociarse con la Ciudad de Surrey y proporcionarle una solución segura y fácil de usar que le permita alcanzar sus metas de sostenibilidad”, comentó Alex Sodi, presidente y director ejecutivo de Diligent Board Member Services. “Estamos seguros de que nuestra sociedad con Surrey demostrará que los administradores públicos y los concejos municipales pueden impulsar iniciativas rentables a favor de sus ciudadanos”.

Si bien la transición digital de la Ciudad constituye un proceso constante para que los miembros del concejo se familiaricen con la tecnología y para integrar la plataforma de Boardbooks en el proceso de compilación de los paquetes de documentos del concejo, también es cierto que la recepción inicial por parte de los miembros del concejo fue extraordinariamente solidaria, según la secretaria municipal Jane Sullivan.

“Hemos recibido opiniones muy positivas por parte de nuestros miembros del concejo sobre el cambio de paquetes de documentos impresos al portal para juntas directivas, además, el cuerpo de altos directivos expresó su satisfacción con la aplicación Boardbooks para iPad”, agregó Sullivan. “El intuitivo software de fácil uso de Diligent constituía la única opción disponible que nos permitiría satisfacer nuestros criterios destinados a ahorrar dinero de los contribuyentes y mejorar el tiempo de respuesta del concejo de nuestra ciudad”.

La Ciudad comenzó la transición digital el 3 de octubre de 2011 y estableció como meta el 12 de diciembre de 2011 para que todos los miembros del concejo se integraran completamente y prescindieran de los documentos impresos.