S’engager dans le digital grâce aux nouveaux outils collaboratifs

Par Stéphane Tallieu, Directeur des Ventes pour la France chez Diligent

Une récente étude Ipsos conduite en mai 2016 auprès de dirigeants et de salariés révèle que seuls 31 % des chefs d’entreprise considèrent le numérique comme une opportunité, tandis que 47 % d’entre eux l’assimilent à une mode.

Bien qu’un nombre grandissant d’entreprises embrassent le digital et se détournent du papier, ces chiffres témoignent de la frilosité de certains dirigeants à passer le cap. Les nouveaux outils, à commencer par les portails dédiés aux conseils d’administration, ont pourtant fait leurs preuves en termes d’efficacité et d’avantages et c’est souvent par manque d’information ou par peur d’enrayer une machine bien huilée que les directeurs ne les adoptent pas.

Stéphane Tallieu, Directeur des Ventes pour la France chez Diligent, commente :

« La transformation digitale est le maître-mot du 21ème siècle pour les entreprises, mais certains dirigeants doutent encore du potentiel et du rendement de ce phénomène. Alors que les bénéfices des outils qui ont émergé avec le numérique tendent à convaincre, des interrogations liées par exemple à la sécurité ou à la technicité se posent encore et freinent les décideurs. C’est pour cette raison que ces derniers doivent tenir compte de certains aspects primordiaux et prioritaires lors de l’étape de transition vers ces nouveaux outils.

Une étude récente de PwC, révèle d’ailleurs que le nombre d’incidents de sécurité a augmenté de 38 % dans le monde – dont 51 % en France en 2015 ; fort de ce constat et compte tenu du fait que les dirigeants ont accès aux documents les plus sensibles, la question de la sécurité doit être au cœur des préoccupations des organisations qui envisagent d’adopter un portail dédié au conseil d’administration. L’équipe compétente, telle que le département IT, doit prendre en considération ces questions et veiller à ce que le portail chiffre les données de l’entreprise à un niveau conforme à ses exigences. De plus, cette dernière ne doit pas hésiter non plus à soumettre le prestataire à des audits et des tests réguliers par des organismes tiers. Il est par ailleurs également fortement recommandé que les installations d’hébergement de données disposent de services de sauvegarde et de récupération. En outre, la stabilité du portail constitue un facteur clé car les membres doivent impérativement pouvoir accéder en permanence aux documents dont ils ont besoin au moment et de la manière qui leur conviennent, que ce soit via une tablette, un ordinateur portable ou un smartphone. Il est donc crucial de tenir compte des modifications ou des mises à jour constantes du système d’exploitation sur lequel reposent certains portails, et qui sont susceptibles d’affecter le bon fonctionnement de ces derniers, voire de les rendre plus vulnérables aux risques de sécurité.

Les documents du conseil d’administration étant destinés à ses membres, il est important que le portail leur procure une expérience améliorée, avant et pendant une réunion. L’outil doit permettre aux utilisateurs à la fois d’accéder facilement aux documents mais également de les annoter de la même façon que sur une version en papier. La facilité d’utilisation est l’aspect le plus important car elle permet une transition en douceur et favorise l’appétence des membres pour la solution. La plupart des directeurs habitués à travailler dans des conditions, des environnements et sur des questions divers et variés n’auront aucun mal à faire la transition et à adopter le nouveau portail. Pour autant, ce nouvel outil de collaboration doit également convenir aux membres moins familiers des technologies qui auront besoin de plus de temps d’acclimatation ; les entreprises peuvent par exemple leur offrir une formation sur mesure, adaptée à leur niveau de confort sur ce sujet. De même, un portail doit permettre d’imprimer facilement des documents afin que les membres qui souhaitent continuer d’utiliser du papier puissent le faire. En général, une fois qu’ils ont constaté l’aisance de leurs collègues à utiliser ce type de portails, les dirigeants les plus réfractaires aux technologies finissent par l’adopter.

Entrer dans le digital implique des changements dans les modes de travail et la mise en place de nouveaux outils digitaux et collaboratifs. Ces derniers sont nombreux, c’est pourquoi il est important d’étudier les options et de vérifier que celles-ci répondent aux critères de sécurité, de stabilité et d’utilisation. Toutefois, il faut d’abord que les hauts dirigeants acceptent d’intégrer ces nouvelles plateformes et en fasse la promotion. Ainsi, pour réussir la transformation digitale d’une entreprise, les directeurs doivent assimiler et embrasser les nouvelles technologies mises à disposition, avant de devenir des ambassadeurs et des modèles auprès du reste des employés. »