L’iPad introduit l’informatique en salle du conseil

Deutsche Börse, Standard Life et Resolution sont trois sociétés financières qui ont transformé les réunions du conseil d’administration grâce à l’utilisation des iPads d’Apple.

En utilisant le logiciel de Diligent, les entreprises ont remplacé les centaines de pages de documents rassemblées dans des classeurs à levier par un système sur iPad qui fournit toutes les informations dont les membres des conseils d’administration ont besoin. Si cette technologie a facilité la préparation des réunions, elle a également permis de réduire les coûts à hauteur de milliers de livres sterling.

En général, les membres non exécutifs des conseils se faisaient livrer par coursier des centaines de pages de documents des semaines avant une réunion. Ils devaient ensuite se rendre avec ces documents sur le lieu des réunions, souvent organisées dans différents pays. Mais grâce à Diligent Boardbooks®, les membres des conseils disposent d’un lien immédiat vers la dernière version des informations sur un iPad, connecté directement aux serveurs sur lesquels les données sont stockées.

En 2001, Diligent était une entreprise qui concevait des sites Web. Et lorsqu’un client lui a demandé de créer un système capable de simplifier la production et la livraison des documents de conseil, elle a participé à la création d’un service basé sur le cloud. Charlie Horrell, directeur général pour l’Europe chez Diligent, affirme que c’est au moment où l’iPad est arrivé sur le marché que le logiciel Boardbooks a pris son essor. Avant cela, les ordinateurs portables étaient déjà utilisés, mais leur efficacité n’était pas optimale. Plus intrusifs, ils nécessitaient de nombreuses sources d’alimentation électrique.

Paul McKenna, secrétaire général adjoint du groupe Standard Life, affirme que si à l’époque, tout transitait par le papier, le système est utilisé aujourd’hui par 58 membres du conseil, tout comme 136 personnes dans toute l’entreprise. Standard Life comptait initialement 15 utilisateurs, mais leur nombre s’est rapidement accru. Les membres du conseil d’administration ont toujours accès à la version la plus récente des documents. La sécurité est améliorée et le risque de perdre des documents est réduit.

Roger Clifton, secrétaire général chez Resolution, prétend que le quotidien des membres du conseil et du secrétariat général est devenu plus facile depuis qu’ils ne doivent plus attendre l’arrivée d’un coursier à la maison. Il ajoute que Resolution a également réussi à économiser 50 000 £ en réduisant uniquement la consummation de papier et les services de coursier.

Ses coûts de licence pour Diligent s’élèvent à 32 000 £. Gerhard Roggemann, président suppléant du conseil d’administration de la Deutsche Börse et membre de cinq autres conseils, déclare utiliser le logiciel Diligent sur son iPad dans quatre des conseils auxquels il siège. Selon lui, les dossiers qu’il transportait à l’époque lors de ses voyages prenaient plus de place que ses bagages. Il ajoute que l’iPad facilite les réunions grâce à des fonctionnalités telles que le défilement rapide vers les pages recherchées et l’utilisation de post-it numériques. Bien que Diligent soit une société américaine, les informations se trouvent sur des serveurs situés dans trois centres de données au Canada pour répondre aux craintes des entreprises non américaines quant au Patriot Act qui autorise le gouvernement américain à accéder à toute donnée enregistrée sur le territoire des États-Unis.