La ville de Surrey et Diligent Board Member Services créent un conseil municipal sans papier

SURREY, C-B, LE 12 DÉCEMBRE 2011 — La ville de Surrey a conclu un partenariat avec Diligent Board Member Services, le leader mondial des portails en ligne pour conseils d’administration, afin de créer un ordre du jour sans papier pour son conseil municipal.

Dans le cadre de la charte sur le développement durable de Surrey, la plateforme Diligent Boardbooks® a remplacé les 2 000 feuilles de papier des traditionnels dossiers de conseil par un portail simple d’utilisation et sécurisé, permettant aux membres du conseil municipal d’examiner leurs documents sur des iPads Apple lors des réunions bihebdomadaires. Ce changement permettra à la ville de gagner en efficacité et de réduire son impact environnemental, en utilisant moins de papier.

« Nous avons décidé d’adopter un ordre du jour sans papier pour nos conseils municipaux afin de réduire le volume de papier que nous consommons et de libérer le personnel des tâches de photocopie et de traitement de dizaines de milliers de documents chaque mois », annonce Dianne Watts, maire de la ville de Surrey.

L’une des premières priorités pour la ville était de limiter les temps de travail administratif liés à l’assemblage, l’impression et la livraison de ces dossiers, et de faire des économies d’achat et de travail. Ainsi, l’adoption de la plateforme Diligent Boardbooks constituait une avancée importante sur le plan de la responsabilité sociale et de l’efficacité. Avant de s’associer à Diligent, la ville préparait deux fois par semaine des dossiers de 2 000 pages pour chacun des neuf membres du conseil, ce qui représentait la production annuelle de quelque 936 000 pages de documents.

« Diligent est fier de son partenariat avec la ville de Surrey et lui fournit une solution sûre et conviviale qui l’aide à atteindre ses objectifs de développement durable », affirme Alex Sodi, président et PDG de Diligent Board Member Services. « Nous sommes convaincus que notre partenariat avec Surrey démontrera que les administrateurs publics et les conseils municipaux peuvent mener des innovations rentables servant les meilleurs intérêts de leurs citoyens ».

Si le passage au numérique représente pour la ville un processus continu de familiarisation des membres du conseil avec la technologie et l’intégration de la plateforme Boardbooks dans le travail de préparation des dossiers, l’accueil initial des membres a été très encourageant, selon Jane Sullivan, la secrétaire Communiqué de presse La ville de Surrey et Diligent Board Member Services créent un conseil municipal sans papier d municipale.

« Nous avons enregistré des réactions extrêmement positives de la part des membres du conseil par rapport au passage d’une solution papier au portail pour conseils et nos cadres supérieurs ont exprimé à quel point ils sont satisfaits des Boardbooks sur leur iPad », ajoute Mme Sullivan. « Le logiciel intuitif et simple d’utilisation de Diligent a été la seule option que nous ayons trouvée capable de répondre aux objectifs que nous nous étions fixés d’épargner l’argent du contribuable et d’améliorer les temps de réaction de notre conseil municipal ».

La ville a débuté sa transition vers le numérique le 3 octobre 2011 et souhaitait que le 12 décembre de la même année, tous les membres du conseil soient entièrement intégrés à la solution sans papier.