Avec Diligent Boardbooks, les conseils de Melrose Industries PLC se tiennent sans papier

LONDRES, LE 23 AVRIL 2014 — Melrose Industries plc est une société d’investissement leader dans son secteur qui achète, optimise et vend des entreprises spécialisées en ingénierie. Elle est la dernière société du FTSE 100 à avoir abandonné le papier au profit de Diligent Boardbooks® lors de ses réunions de conseil d’administration.

Elle rejoint des organisations telles que Kingfisher, Intu Properties, Ladbrokes et International Personal Finance qui ont fait le choix de passer des documents papier à l’utilisation de Diligent, le portail sécurisé et numérique pour conseils d’administration. Les informations requises sont fournies aux administrateurs via une application sur iPad, un ordinateur portable ou une autre tablette.

Adam Westley, secrétaire général et responsable de la conformité chez Melrose Industries, a utilisé Diligent Boardbooks au sein d’une entreprise où il a travaillé précédemment et a trouvé le service excellent. Lorsque Melrose a décidé de chercher un portail pour conseils d’administration afin de rendre plus efficace et sûr le processus de création, de distribution et d’examen des documents confidentiels, Diligent Boardbooks s’est imposé comme une évidence. Il déclare : « Melrose cherchait à accélérer le processus de distribution des dossiers de conseil et à se passer des copies papier. Les dossiers papier présentent également un risque évident pour la sécurité et nous voulions nous assurer que les documents confidentiels soient conservés de manière sûre. Diligent nous offre cette sécurité ».

Recevoir les documents de conseil via l’application pour iPad de Diligent permet aux administrateurs de bénéficier d’un accès plus rapide aux informations essentielles à leurs activités et d’avoir plus de temps pour se préparer aux réunions du conseil. Cet avantage a optimisé le niveau de bonne gestion au sein de l’entreprise. M. Westley indique : « Avant d’acquérir le logiciel Diligent, nous envoyions les dossiers de conseil par coursier le vendredi soir. Il était donc peu probable que les documents soient examinés avant le lundi suivant. Aujourd’hui, nous les téléchargeons sur Diligent le vendredi et comme ils sont livrés immédiatement au conseil, ils peuvent être examinés plus tôt. Grâce à l’application de Diligent, il est également bien plus rapide d’apporter des modifications aux dossiers de conseil et de mettre directement à disposition du conseil d’administration les versions mises à jour. »

M. Westley cite la part de marché de Diligent, sa technologie avancée et son service après-vente parmi les raisons qui ont guidé le choix en faveur du service de Diligent plutôt que d’autres fournisseurs. Il déclare : « Diligent a une excellente réputation et collabore avec beaucoup d’autres entreprises du FTSE 100. De plus, j’avais déjà une expérience du service, ce qui était rassurant. C’est une entreprise très soucieuse de ses clients et le produit est facile à utiliser, ce qui simplifie grandement la transition du papier aux dossiers électroniques de conseil ».

Charlie Horrell, directeur général pour l’Europe, le Moyen-Orient et l’Afrique chez Diligent Boardbooks, déclare : « Nous observons une forte croissance dans l’acquisition de portails pour conseils d’administration. La protection par mot de passe, la technologie de cryptage et une sécurité sophistiquée expliquent qu’un portail pour conseils est un outil beaucoup plus sûr que tout autre pour la distribution d’informations confidentielles. Les administrateurs, comme n’importe qui d’autre, utiliseront l’iPad ou des appareils mobiles pour leurs besoins personnels. Il est donc tout naturel pour eux de pouvoir ensuite accéder aux informations de conseil par la voie numérique. Bon nombre d’entreprises estiment que les dossiers papier ne constituent plus un moyen viable de partager des données sensibles ».

A PROPOS DE DILIGENT BOARDBOOKS LIMITED

Plus de 3 500 conseils et 77 000 administrateurs, dirigeants et équipes de conseil à travers le monde font confiance à Diligent Board Member Services, Inc. pour accélérer et simplifier la manière dont les documents de conseil sont produits, communiqués et examinés. En fournissant le portail sécurisé pour conseils le plus largement utilisé dans le monde, Diligent a ouvert la voie, en 2001, à la simplicité d’utilisation, une sécurité rigoureuse et à une formation et une assistance professionnelles. Nous sommes au service des plus grandes entreprises et d’un nombre varié de sociétés privées, d’organisations sans but lucratif et d’agences gouvernementales dans le monde entier. Nous sommes une entreprise américaine ouverte, enregistrée dans le Delaware et cotée à la Bourse de Nouvelle-Zélande. Nos bureaux sont situés à New York (siège social), Londres, Montréal, Sydney, Christchurch, Singapour et Hong Kong. Pour en savoir plus, visitez www.boardbooks.com.