Standard Life adopta la solución digital Diligent Boards entre 103 juntas directivas y comités

Standard Life plc es una compañía de ahorros e inversión a largo plazo que ofrece numerosos productos de ahorro, pensión e inversión. Con sede en Edimburgo e importantes operaciones comerciales en Europa, Canadá y Asia, Standard Life se cotiza en la bolsa de Londres y forma parte del índice FTSE 100.

El equipo secretarial del grupo apoya a la junta directiva en todos los aspectos, particularmente en la preparación de las reuniones. Paul McKenna es el secretario adjunto del grupo y experto en tecnología de la compañía. Como tal, es responsable de todas las implementaciones de Diligent Boards™ en todo el grupo Standard Life.

RETO

Standard Life es parte de una industria que exige una supervisión particularmente rigurosa de los requisitos en relación con los riesgos, el capital y las leyes. Con el fin de administrar su negocio de manera efectiva y ofrecer valor a los accionistas a largo plazo, la junta directiva está comprometida con altos estándares de gobierno corporativo. También debe cumplir con todas las cláusulas relevantes del código de gobierno corporativo del Reino Unido.

Con múltiples oficinas y operaciones en todo el mundo, Standard Life tiene numerosos comités y juntas directivas subsidiarias, así como diversas reuniones mensuales o incluso con más frecuencia. Antes de adoptar la solución de Diligent Boards, los diferentes equipos secretariales producían los materiales para las juntas directivas, los cuales se imprimían posteriormente y se entregaban a los miembros, quienes se encontraban localizados en distintos lugares del mundo.

ENFOQUE

Standard Life deseaba modernizar el método de distribución y producción de los materiales de la junta directiva, así como también incrementar la eficiencia para el personal administrativo y mejorar la experiencia de usuario de los directores. Un área particular de interés era la seguridad, tanto en la preparación como en la distribución de la información más confidencial de la compañía.

La misión de Paul era encontrar la solución ideal para la junta directiva, por lo que su investigación comenzaría por nuevas maneras de implementar y realizar las reuniones. “Me regía por criterios estrictos. La tecnología debía ser la correcta y la transición debía ser fluida. Deseaba estar seguro de que los materiales de las juntas directivas se podían arreglar más fácilmente que con el método que teníamos”. Los directores geográficamente dispersos debían acceder a sus documentos impresos, independientemente de su ubicación y hora local. También deseaban contar con la opción de poder realizar anotaciones completas de la misma manera que lo hacían en los documentos impresos.

Standard Life realizó una exhaustiva investigación de los principales proveedores para juntas directivas. “Lo que me gusta de la aplicación Diligent Boards para iPad es que es fácil de usar”, comenta Paul. “Sigue ofreciendo la misma ‘sensación’ del papel, al tiempo que hace un buen uso de las mejores eficiencias que ofrece la tecnología moderna. Es ciertamente una opción más liviana que las versiones impresas y en un formato mucho más conveniente. De todos los proveedores que investigamos, Diligent Boards ofrecía la mejor combinación de características a un buen precio. Los documentos pueden modificarse en el último minuto y los directores pueden ver los libros apenas se publiquen sin importar dónde se encuentren.

En un principio, Standard Life proporcionó Diligent Boards a la junta directiva y a los comités de la compañía. Algunos directores se mostraron renuentes a emplear la tecnología digital. Con esto en mente, se les ofrecieron los materiales de la junta directiva tanto en formato impreso como en línea. La sorpresa más grande para Paul fue que después de una sola reunión, la adopción de la versión en línea fue absoluta. Dos directores, que en un principio estaban convencidos de que no dejarían los papeles, cambiaron de parecer y ahora abogan por la versión digital.

RESULTADOS

Standard Life ha utilizado Diligent Boards desde julio de 2011 y realizó una exitosa transición del papel al portal electrónico en 103 juntas directivas y comités, con un gran total de 240 usuarios.

La compañía logró su cometido: modernizar la manera en que se producían y distribuían los materiales a las juntas directivas, aumentar la seguridad de los materiales más sensibles, incrementar la eficiencia para el personal administrativo y, finalmente, mejorar la experiencia de usuario de los directores.

ACERCA DE STANDARD LIFE Standard Life se fundó en 1825 y es uno de los principales proveedores de ahorros e inversiones a largo plazo para seis millones de clientes en todo el mundo. Standard Life tiene su sede principal en Edimburgo y tiene cerca de 9.000 empleados a nivel internacional. El grupo de Standard Life posee negocios dedicados a los ahorros y las inversiones en los mercados del Reino Unido, Canadá y Europa; negocios dedicados a las pensiones y beneficios corporativos en el Reino Unido y Canadá; Standard Life Investments, una administradora de inversión global, que administra activos que superan los £157,6 mil millones; y negocios para empresas mixtas en China y la India. A finales de junio de 2012, el grupo administraba un total en activos de £206 mil millones.

Standard Life plc cotiza en London Stock Exchange y tiene aproximadamente 1,5 millones de accionistas en más de 50 países en todo el mundo. También forma parte del Índice Dow Jones de Sostenibilidad (DJSI World) en reconocimiento de su desempeño como una de las principales compañías que cotizan que impulsan sostenibilidad.

  • Lo que me gusta de la aplicación Diligent Boards para iPad es que es fácil de usar.
  • Paul McKenna

    Secretario adjunto del grupo

    Sigue ofreciendo la misma ‘sensación’ del
    papel, al tiempo que hace un buen uso de las mejores eficiencias que ofrece la tecnología moderna.