Reuniones más eficientes para Electricity North West

“Llevamos la energía hasta la puerta de su hogar” es el lema de Electricity North West, la empresa propietaria que opera y mantiene la red de distribución eléctrica de la esquina noreste del Reino Unido. Esta empresa de servicios públicos conecta alrededor de 2,4 millones de propiedades y a más 5 millones de personas en la región con la red eléctrica nacional. Electricity North West comenzó a utilizar Diligent Boards™ en enero de 2015.

RETO

Electricity North West es en realidad la unión de diversas empresas entorno a un sola entidad operativa. La junta directiva consta de nueve miembros en total; cuatro elegidos por los accionistas, tres que no pertenecen a la directiva y dos ejecutivos. Los miembros de la junta directiva se reúnen por lo menos seis veces al año y muchas veces “ad hoc”, cuando surge la necesidad de atender inconvenientes operativos.

Al principio, como la mayoría de las empresas, Electricity North West recurría a los tradicionales paquetes de informes impresos para sostener las reuniones de su junta directiva. Estos informes podían contener hasta 500 páginas, además de una gran cantidad de problemas adicionales: los cambios de último minuto eran problemáticos y con frecuencia el error humano afectaba la integridad de los datos que contenían los paquetes. Hace tres años, la empresa decidió deshacerse del peso del material impreso y adoptar, en su lugar, un enfoque digital.

En un principio, enero de 2013, Electricity North West optó por un proveedor alternativo de portales para juntas directivas, pero notaron que después de utilizarlo durante varios meses aún seguían enfrentando dificultades para crear el material de la junta directiva. Según la secretaria corporativa de Electricity North West, Karen O’Donnell, uno de los problemas era que el sistema fallaba constantemente y, además, no contaban con soporte técnico. Adicionalmente, el módulo de administración no ofrecía una función que permitiera arrastrar y soltar contenido, de modo que si era necesario reorganizar cualquier material, había que “volver a la mesa de dibujo” y cargar la información desde el principio.

Según O’Donnell, “En lugar de ahorrarnos tiempo, este sistema nos lo hacía perder. La noche del sábado antes de las reuniones, tenía que atender las llamadas telefónicas de los ejecutivos en estado de pánico cuando no podían acceder a material importante”.

O’Donnell trabajó sin descanso para convencer a su junta directiva de que necesitaban un cambio. Había trabajado con Diligent Boards en un cargo anterior y sabía que esta solución ofrecía las funciones que necesitaban los ejecutivos de Electricity North West.

ENFOQUE

Pese a que aún no se extinguía el contrato con la solución inicial, O’Donnell convenció a la junta de que consideraran cambiarse a Diligent Boards. Con el fin de satisfacer la necesidad de una debida diligencia, la secretaría buscó otras soluciones competitivas, pero terminaría por darse cuenta de que ninguna ofrecía tantas funciones como Diligent Boards.

Una de las funciones clave que buscaba O’Donnell eran las anotaciones. Debido al gran volumen de información que contenía cada paquete, los ejecutivos necesitaban una manera de encontrar puntos de datos clave de manera rápida e inequívoca, y era algo que no podían hacer con el sistema en línea.

RESULTADOS

Como resultado de pasar de la solución de un competidor a Diligent Boards, Electricity North West ha ahorrado tiempo administrativo significativo a la hora de compilar la información crítica de la junta directiva. Y en comparación con la creación de libros de papel, Diligent Boards ha reducido el tiempo de producción a la mitad. De hecho, el uso de la solución se está extendiendo en toda la organización, desde los ejecutivos de la junta directiva hasta el personal no ejecutivo y de soporte.

La función favorita de O’Donnell son los cuestionarios. Cuando surgen preguntas críticas, en lugar de tener que crear una hoja de trabajo y asignar respuestas manualmente, la solución Diligent Boards puede automatizar este proceso.

“Diligent Boards representa un cambio positivo para nosotros. Es que solo su simplicidad la hace mejor que cualquier otra solución en el mercado”, observó O’Donnell. “Es fácil de usar. Y el servicio que recibimos es el mejor”.

  • Diligent Boards representa un cambio positivo para nosotros. Es que solo su simplicidad la hace mejor que cualquier otra
    solución en el mercado.
  • Karen O'Donnell

    Secretaria corporativa

    Es fácil de usar. Y el servicio que recibimos es el mejor.