Resolution Group, Deutsche Börse, Friends Life: ¿Qué tienen en común sus juntas directivas?

Gerhard Roggemann es un experimentado director no ejecutivo que pertenece a seis juntas directivas diferentes. Las compañías que representa incluyen la empresa de seguros Resolution Group, que pertenece al FTSE 100, así como Deutsche Börse AG, donde se desempeña como vicepresidente. El Sr. Roggemann actualmente usa el servicio Diligent Boards™ en múltiples juntas directivas.

El Sr. Roggemann ha pasado gran parte de su carrera profesional con la firma de servicios financieros JPMorgan. Sus cargos varían desde ser el director administrativo de JPMorgan Frankfurt, hasta el tesorero regional de JP Morgan de Asia Pacífico. El Sr. Roggemann también ha pasado un total de 13 años en las juntas administrativas de dos bancos regionales alemanes. Dada su amplia experiencia, es plenamente consciente de los inconvenientes que los paquetes de documentos impresos de la junta directiva pueden presentar.

RETO

Basado en su Alemania natal, el Sr. Roggemann tiene una apretada agenda que requiere una cantidad considerable de viajes dentro de Europa para cumplir con los compromisos de las seis juntas directivas en las que participa.

Con las reuniones frecuentes de las juntas directivas, el Sr. Roggemann pasa una gran parte del tiempo preparándose para las reuniones. Antes de usar Diligent Boards, el equipo de la secretaría de cada organización recopilaba manualmente el material de la junta directiva y los enviaba a su casa. Cada uno contenía hasta 1.000 páginas. Las revisiones inevitables, con frecuencia de una sola página, también se enviaban para la revisión del Sr. Roggemann. Dada su agenda de viajes, las actualizaciones de información podían tardar días para llegar a sus manos.

La entrega de paquetes de documentos físicos que contenían información muy confidencial de la compañía también presentaba un riesgo de seguridad. Debido a que el Sr. Roggemann siempre estaba viajando, las entregas podían quedar era otro problema. Un solo paquete de material de la junta directiva podía llenar un maletín. Varios paquetes podían llenar una maleta. Debido a que la información era delicada y las conexiones de los vuelos poco fiables, el Sr. Roggemann se resignó a llevar los documentos en su equipaje de mano. Hasta eso se convirtió en un reto con la reducción de los límites de peso de las aerolíneas.

“No era solamente el peso de los documentos con lo que tenía que lidiar cuando viajaba, también con la logística. En un mes común y corriente, asistía hasta a tres reuniones de junta directiva en un viaje. Debido a lo delicado de los paquetes de las juntas directivas, la necesidad de leerlos durante los vuelos y la preocupación de tener mi equipaje a mi lado, llevaba el material en mi bolso de viaje. Pero llevar de tres a cuatro paquetes de juntas directivas durante un viaje se volvió inmanejable”.

La eliminación adecuada de los documentos también era difícil. El Sr. Roggemann recordó un momento en el que tenía cuatro cajones de almacenamiento llenos con los paquetes de las juntas esperando ser eliminados.

ENFOQUE

La función de la secretaría en Resolution Group fue comparar una variedad de proveedores de portales para juntas directivas, evaluando facilidad de uso, seguridad, precio y la funcionalidad general. Después de hablar con los directores de la junta directiva incluyendo al Sr. Roggemann, la secretaría identificó sus prioridades: una solución que fuera intuitiva, parecida a un libro de juntas tradicional en su estructura, pero con un toque digital.

En la primera reunión de la junta directiva de Resolution en la que se usó la aplicación Diligent Boards para iPad, a los miembros se les dio la opción de usar los iPads y los paquetes de documentos impresos tradicionales de la junta directiva. De acuerdo con el Sr. Roggemann, “tan pronto como adquirieron experiencia con la solución de portal de juntas directivas de Diligent, todos los miembros de la junta lo adoptaron de inmediato. La aplicación es fácil de usar y no se pierde nada de las versiones originales de papel. Puedes leer, resaltar y anotar al igual que con el papel. Además, las actualizaciones y revisiones se entregan en tiempo real. Mejor aún, puedes decirle adiós al peso de todo ese papel”.

RESULTADOS

Además de la adopción inmediata por parte de los miembros de la junta directiva de Resolution, el Sr. Roggemann introdujo Diligent Boards a las otras juntas incluyendo a las de Deutsche Börse y Friends Life. Desde la perspectiva del Sr. Roggemann, el uso de la solución de Diligent Boards brinda beneficios tangibles reales en términos de ahorro de tiempo, funcionalidad, seguridad y comodidad.

  • Tan pronto como adquirieron experiencia con la solución de portal de juntas directivas de Diligent, todos los miembros de la junta lo adoptaron de inmediato.
  • Gerhard Roggemann

    Director no ejecutivo

    La aplicación es fácil de usar y no se pierde nada de las versiones originales de papel. Puedes leer, resaltar y anotar al igual que con el papel. Además, las actualizaciones y revisiones se entregan en tiempo real. Mejor aún, puedes decirle adiós al peso de todo ese papel.