Minería con sala de juntas eficiente en Lonmin

Lonmin es uno de los principales productores primarios de platino en el mundo. La compañía realiza sus operaciones en Sudáfrica y tiene su sede corporativa en Londres. La junta directiva de Lonmin asiste a seis reuniones programadas al año, de las cuales dos se realizan en Sudáfrica. Según las necesidades del negocio, a veces se requieren reuniones adicionales. Rob Bellhouse, el secretario de la compañía, es el encargado de organizar estas reuniones. Bellhouse es también responsable de velar por las responsabilidades legales de las cotizaciones de la compañía en las bolsas de valores de Londres y Johannesburgo.

RETO

Los miembros de la junta directiva de Lonmin residen en numerosas jurisdicciones: la mitad en Sudáfrica, uno en España y el resto en el Reino Unido. Todos los miembros de la junta directiva tienen complicados itinerarios de viaje, lo que dificultaba al personal de Bellhouse la producción a tiempo de los tradicionales materiales impresos para la sala de juntas. Señaló que “los itinerarios de viaje más las distintas ubicaciones en el mundo no nos favorecían. Después de todo, con documentos impresos era sencillamente imposible hacer llegar la información a las personas a tiempo”.

El esfuerzo necesario para producir el material para la junta directiva requería de seis personas para fotocopiar, perforar, encuadernar y organizar, a lo que Bellhouse llamaba “un proceso endemoniado”. Para los usuarios, la situación era igualmente inmanejable. Cada uno de los paquetes de documentos para la junta directiva podía llegar a tener hasta 300 páginas. Además, cuando ocurría algún evento excepcional, como la aprobación de un prospecto o la recepción de un informe anual, ese número a veces se duplicaba o incluso triplicaba de modo tal que los informes podían llegar a tener más de 850 páginas. Era siempre necesario agregar papeles para las reuniones de la junta directiva y, con frecuencia, los directores viajaban con archivadores repletos de papeles.

La seguridad también constituía una preocupación en lo que se refería a las copias impresas. Los paquetes enviados por correo podían quedar afuera de la casa de alguien, desprotegidos. Además, también existía el problema de desechar las copias anteriores. Algunos directores las devolvían a la compañía para su correcta eliminación; sin embargo, otros las almacenaban en sus oficinas en casa y la compañía perdía el control sobre éstas. Con el transcurrir del tiempo, se hizo evidente que los paquetes de documentos impresos para la junta directiva ya no constituían una opción sostenible para la junta directiva de Lonmin.

ENFOQUE

En la búsqueda de una solución digital, Bellhouse condujo una exhaustiva investigación del mercado. Identificó más de una docena de proveedores y redujo la lista a tres proveedores de portales. “Verdaderamente buscábamos la mejor solución que combinara una seguridad firme, las mejores funciones de producción para el equipo de secretaría y una interfaz agradable para los directores en sus dispositivos iPad”, comentó Bellhouse.

La única compañía que satisfacía todos los criterios de Lonmin era Diligent Corporation. Las características que más se destacan de la solución de Diligent Boards™ son su facilidad para que los directores lean y realicen anotaciones, junto con su impresionante nivel de seguridad. Lonmin incluso contrató a un experto de TI para someter la solución a prueba desde una perspectiva de seguridad. Después de que fueron satisfechas todas las expectativas, Lonmin decidió adoptar la solución de Diligent Boards.

RESULTADOS

Antes de la primera reunión de la junta directiva con el portal, algunos de los directores solicitaron copias impresas ya que estaban convencidos de que la solución no satisfaría sus necesidades. Sin embargo, Bellhouse notó que dichas solicitudes desaparecían gradualmente después de la primera reunión. “Después que utilizaron la solución de Diligent Boards y experimentaron personalmente lo fácil que era, la aceptación ocurrió muy rápidamente. La transición de papel a iPad requiere un cambio de mentalidad, pero haber elegido Diligent Boards significó que esto no fuera un gran problema para nosotros”.

Adicionalmente, Lonmin es capaz de realizar cambios de último minuto y estar seguros de que, sin importar en qué parte del mundo se encuentren los ejecutivos, estos recibirán los cambios en tiempo real. A pesar de que Bellhouse jamás ha cuantificado el ahorro monetario, asegura que es evidente. “Ciertamente el papel sí tiene un costo, debido a que teníamos muchos directores en sedes en el extranjero y teníamos que pagar a un servicio de encomienda para que enviase los documentos a los directores de una día al otro. Eso es costoso. Pero después de todo, estamos mucho más enfocados en las ganancias en eficiencia, las cuales han sido enormes”.

  • Verdaderamente buscábamos la mejor solución que combinara una seguridad firme, las mejores funciones de producción para el equipo de secretaría y una interfaz agradable para los directores en sus dispositivos iPad”.
  • Rob Bellhouse

    Secretario de la compañía y director del departamento legal

    La única compañía que satisfacía todos los criterios de Lonmin era Diligent Boards.