Livability vence obstáculos para ayudar a que las personas con discapacidades tengan una mejor calidad de vida

Livability, una organización benéfica cristiana del Reino Unido, comprometida con las personas con discapacidades y la comunidad, estudia de un modo directo cuántas personas vulnerables en la sociedad necesitan apoyo. Livability, creada en 2007 tras la fusión de las organizaciones benéficas The Shaftesbury Society y John Grooms, tiene una enorme tarea: proporcionar servicios para personas con discapacidades, proyectos comunitarios, educación y recursos de formación que promuevan la inclusión y el bienestar. Desde que se convirtió en cliente de Diligent Boards™, Livability cuenta con una herramienta de colaboración eficiente, flexible y fácil de usar para su junta directiva y sus ejecutivos.

Reto

Mike Langworth, secretario de la empresa, posee una posición estratégica que le ubica en el centro de las operaciones de apoyo a la gobernanza de Livability. Su experiencia se remonta al año 1995, antes de que ocurriera la fusión. Langworth proporciona un enlace importante entre la junta de miembros de la junta directiva (actualmente 18) y la junta ejecutiva (cinco miembros) en lo que se refiere a los procedimientos y cambios de la empresa.

Langworth explicó el grado de frustración de los miembros de la junta directiva y de los cuatro subcomités respecto a la solución anterior: un sistema casero que hacía uso de documentos PDF con hiperenlaces, lo que dificultaba que los usuarios pudieran navegar entre documentos.

“Era sumamente difícil de usar y no tenía la flexibilidad ni las funciones que eran realmente necesarias”, comentó Langworth. Con todos los servicios que proporciona Livability, la organización benéfica necesitaba una mejor solución, de modo que Langworth se propuso encontrar al mejor proveedor de software para juntas directivas que satisficiera los requisitos.

ENFOQUE

Después de estudiar numerosas alternativas, resultaba obvio que Diligent era la mejor solución de software para juntas directivas para Livability.

“Preferimos Diligent Boards debido a su versatilidad y facilidad de uso”, dijo Langworth. “Después de examinar la solución, la sometí a la prueba final: compartir toda la demostración de sus capacidades con el presidente de la junta directiva. Un presidente con una agenda exigente necesita alternativas que le permitan trabajar con facilidad y de forma correcta; era necesario que estuviera satisfecho. Diligent hizo su trabajo de una excelente manera”.

RESULTADOS

La transición a Diligent Boards en 2014 se realizó de manera óptima y eficiente sin mayores complicaciones, según Langworth.

“Realizamos un riguroso proceso con el fin de garantizar que los miembros de la junta directiva estuvieran satisfechos con la presentación de la solución y realizaran una transición favorable de lo que hacíamos anteriormente al nuevo software para juntas directivas”.

Langworth dijo que estaba absolutamente satisfecho con el equipo de relaciones públicas y soporte técnico de Diligent, debido a que sus miembros se tomaron el tiempo necesario para ayudar a que cada uno de los usuarios de Livability se familiarizara con la herramienta. Los miembros de la junta directiva se adaptaron rápidamente, además les agradó la portabilidad de la junta directiva y el hecho de que toda la información se encuentre en un mismo lugar; también agradecieron no tener que regresar a los paquetes de papeles que eran poco prácticos, difíciles de transportar y constituían un desperdicio de recursos.

“Mi primera meta era lograr que la producción de los documentos de la junta directiva fuera un proceso mucho más simple”, dijo Langworth. “Quería disminuir la cantidad de trabajo necesaria para la construcción de los paquetes, así como asegurarme de que lo que distribuíamos se trataba de un paquete completo en el orden correcto y totalmente accesible para los miembros de la junta directiva. Y que pudiéramos saber que al momento de cargar el contenido, estuviera a su alcance sin problemas técnicos ni dificultades”.

Hayley Ballard, asistente ejecutiva y directora de gobernanza a cargo de compilar los documentos de la junta directiva, explicó por qué Diligent Boards le ahorró tiempo: de tres horas para reunir todos los documentos, formatearlos y crear el PDF consolidado, al procedimiento de hoy, que no llega a los 60 minutos.

“Antes, recibía distintos documentos por correo electrónico a distintas horas, incluso a altas horas de la noche; lo cual complicaba la situación en términos de poder crear un paquete integral que estuviera en orden. Ahora es mucho más fácil, debido a que puedo insertar los documentos que llegan con retraso a cualquier hora; la numeración de las páginas es automática y ya no tengo que insertar hiperenlaces”. Gracias a esto, Ballard ha experimentado una mayor productividad en el trabajo y ahora tiene más tiempo para ayudar a la organización benéfica en otras áreas.

Han pasado dos años desde que se instaló la solución de Diligent Boards en los propios dispositivos de los usuarios. Debido a que se requieren contraseñas para acceder a la información, algunas veces los miembros de la junta que se reúnen sólo cuatro veces al año, las olvidan. Sin embargo, Ballard dijo que los miembros de la junta directiva sólo deben hacer una llamada para que el equipo de atención al cliente de Diligent les suministre rápidamente una nueva contraseña. Considerando este soporte técnico, así como también la obtención de versatilidad y productividad, Langworth consideró favorable su decisión de elegir Diligent Boards.

“Había estado buscando una herramienta eficiente que nuestra junta directiva pudiera utilizar y que permitiera disminuir los recursos requeridos para compilar los documentos de la junta directiva al tiempo que mejorara la calidad y utilidad de lo que estábamos haciendo. En mi opinión, alcanzamos esa meta”.

  • Había estado buscando una herramienta eficiente que nuestra junta directiva pudiera utilizar y que permitiera disminuir los recursos requeridos para compilar los documentos de la junta directiva al tiempo que mejorara la calidad y utilidad de lo que estábamos haciendo.
  • Mike Langworth

    Secretario de la empresa

    En mi opinión, alcanzamos esa meta.