La sala para juntas directivas sin papel: Un reflejo del compromiso de MN

MN es una compañía que administra pensiones e inversiones, con más de 60 años de experiencia en la creación de esquemas comprensibles y asequibles para pensiones. La compañía es un importante administrador de pensiones, con más de 1.000 empleados dedicados que trabajan en los Países Bajos y el Reino Unido. La compañía administra cerca de 90 mil millones de euros en activos y administra las pensiones de 2 millones de empleados en los Países Bajos.

Stan Steeghs es el Secretario corporativo de MN y, como tal, es responsable de las 25 reuniones anuales de la junta directiva, así como de las numerosas reuniones supervisoras de la junta directiva de la compañía. En 2012, la compañía mudó su sede de Rijswijk, un barrio residencial en las afueras de La Haya, al centro de la ciudad. La nueva ubicación es un reflejo del compromiso de MN con la sostenibilidad y la transparencia: una solución de diseño abierto que tiene una pared cubierta por enredaderas que recorren todos los pisos de la oficina y el ambiente que ahora prescinde casi completamente de papeles.

RETO

Con la mudanza a la nueva ubicación, MN decidió que su meta de prescindir en mayor grado de papeles debía comenzar desde la cima: en el nivel ejecutivo de la compañía. La transición a lo digital también permitiría que se compartiera más información con mayor seguridad y flexibilidad. Además, también agregaría más valor a su constante compromiso con la innovación.

Según Steeghs, “los procesos en torno a la gobernanza de nuestras juntas directivas se rezagaban en comparación con el resto de la compañía. Nos encontrábamos atascados en un método anticuado que constituía un obstáculo para la secretaría y una carga para los ejecutivos de la junta directiva, que debían llevar pesados informes impresos consigo”.

ENFOQUE

Para estar a la altura de su propio compromiso con la sostenibilidad y la innovación, MN deseaba encontrar una solución para las juntas directivas que satisficiera los objetivos de tener un ambiente de oficina que prescindiera de papeles, que ahorrara tiempo y recursos y que ofreciera una opción más fácil de llevar que las carpetas documentos impresos de la junta directiva.

Steeghs investigó diversos proveedores y los comparó con una lista de las funciones que deseaba y finalmente se decidió por la solución de Diligent Boards™. ¿Qué inclinó la balanza a favor, más allá de las metas de sostenibilidad de MN? “Había dos principales razones. Diligent Boards venció a otros proveedores en seguridad, tema que es de suma importancia para nosotros por ser una administradora de pensiones”, observó Steeghs. “Además, su funcionalidad era mejor. Deseábamos un enfoque que fuera intuitivo. Un enfoque que reflejara nuestros propios procesos de manejo de informes sin los inconvenientes inherentes. Específicamente, la compañía deseaba una funcionalidad que ofreciera propiedades similares a las de los informes impresos; características como colocar notas adhesivas, resaltar texto y realizar anotaciones en los informes.

RESULTADOS

En la actualidad, MN utiliza la solución de Diligent Boards para las reuniones de sus juntas directivas y subsidiarias, con un total de 40 usuarios. El enfoque ha contribuido a la meta de sostenibilidad de la compañía de reducir el consumo de papel y espera observar una disminución el la cantidad de papel que se utiliza cada año.

Al igual que todos los clientes de Diligent, MN disfruta de un soporte técnico las 24 horas del día los 7 días de la semana, así como de una capacitación exhaustiva. Sin embargo, tal como señala Steeghs, el portal es tan intuitivo que la necesidad de capacitación es mínima. “Si bien nos ofrecieron soporte técnico, la mayoría de los miembros de las juntas directivas sencillamente comprendieron y comenzaron a utilizar la aplicación para iPad. Es así de fácil”. En definitiva, para MN, la transición a Diligent Boards fue fluida.

  • Los procesos en torno la gobernanza de nuestras juntas directivas se rezagaban en comparación con el resto de la compañía.
  • Stan Steeghs

    Secretario corporativo

    Nos encontrábamos atascados en un método anticuado que constituía un obstáculo para la secretaría y una carga para los ejecutivos de la junta directiva, que debían llevar pesados informes impresos consigo.