La información de la junta directiva de Viridian Housing se almacena de manera segura con Diligent Boards

Viridian Housing es una asociación de viviendas del Reino Unido que proporciona hogares de interés social a personas de bajos ingresos o que necesitan ayuda. Esta organización proporciona viviendas a más de 30.000 residentes de Londres, el sureste, las Midlands y West Sussex. Tiene aproximadamente 16.000 casas y trabaja en equipo con las autoridades, organizaciones y residentes locales para crear comunidades seguras y sostenibles. Viridian Housing utiliza Diligent Boards™ desde septiembre de 2012.

RETO

El equipo ejecutivo de Viridian Housing se reúne cada dos semanas y su junta directiva se reúne unas 10 veces al año. Además, la organización tiene cuatro comités que se reúnen trimestralmente. En las reuniones participa un total de entre 40 y 50 personas, todas los cuales deben revisar información detallada acerca de la organización con anticipación a cada reunión.

Una organización sin fines de lucro que funciona en el sector público tiene algunas diferencias significativas con respecto a una empresa privada o que cotiza en la bolsa. Frecuentemente, el equipo de una organización sin fines de lucro está formado por voluntarios: en el caso de las asociaciones de viviendas, el comité de voluntarios es el responsable general del trabajo de la organización. Esa junta directiva incluirá representantes de la comunidad, autoridades locales, empresas y gobierno. Como consecuencia, una solución tecnológica debe tener un amplio atractivo, debe ser fácil de usar, y además debe ser extremadamente viable desde el punto de vista económico de manera que se puedan obtener resultados dentro de las limitaciones de un presupuesto restringido. Diligent Boards está diseñado no solo para organizaciones empresariales, aunque un gran número de empresas FTSE 100 empleen la solución, sino también para organizaciones sin fines de lucro como Viridian. Antes de usar Diligent Boards, el equipo de Viridian preparaba paquetes de información impresos para todos sus directores antes de cada reunión de la junta directiva o del comité. El equipo buscaba cambiar a un portal digital para juntas directivas como parte de una estrategia a largo plazo para asegurar y digitalizar la información personal confidencial relacionada con las personas que utilizan los servicios de viviendas. Aslam Jahan, Gerente de proyectos de Viridian, explica: “No me canso de enfatizar la importancia que tiene la seguridad para nosotros. La tomamos muy en serio porque nosotros manejamos datos muy sensibles. Esa era nuestra mayor preocupación a la hora de buscar un portal para juntas directivas”. La organización también quería encontrar una solución que fuera económicamente viable y eficiente.

IMPLEMENTACIÓN

La organización realizó un proceso formal de solicitud de propuestas para revisar proveedores y redujo la lista a tres proveedores potenciales. Entre estos, Diligent sobresalió, de acuerdo con la asistente ejecutiva Shirley Griffiths: “Revisamos varias soluciones que eran muy complejas y era evidente que estaban diseñadas para satisfacer las necesidades de organizaciones más grandes. Pero la solución de Diligent Boards nos sorprendió gratamente: su simple funcionalidad y notable seguridad la hacían realmente atractiva. Esta solución hace exactamente lo que deseábamos y lo hace bien, dentro de los límites del presupuesto disponible”.

RESULTADOS

Al usar Diligent Boards, la junta directiva y los miembros de los comités de Viridian tienen acceso instantáneo y seguro a toda la información que necesitan para tomar decisiones. Dijo Jahan: “Los usuarios tienen acceso inmediato a cualquier actualización, de manera que siempre están revisando la información más reciente. También es fácil acceder a información histórica mediante la sección de archivos, lo que les permite consultar las notas de reuniones anteriores y los usuarios nuevos pueden familiarizarse rápidamente con el sistema.

El uso de Diligent Boards ha generado ahorros financieros tangibles para Viridian, lo que es muy importante para una organización sin fines de lucro. El nuevo sistema le ahorra al equipo administrativo tanto tiempo cada mes que cuando uno de los miembros del personal deja la empresa, el resto del equipo es capaz de absorber las tareas que ese miembro tenía bajo su responsabilidad. Como dijo Griffiths: “La creación y distribución de paquetes impresos significaba el equivalente a una persona a tiempo completo, distribuidos entre cierto número de personas. Estamos muy satisfechos no solo por el hecho de que Diligent Boards sea una solución viable económicamente para Viridian, sino también porque nos ayuda a ahorrar dinero de otras maneras.”

  • Revisamos varias soluciones que eran muy complejas y era evidente que estaban diseñadas para satisfacer las necesidades de organizaciones más grandes.
  • Aslam Jahan

    Gerente de proyectos

    Pero la solución de Diligent Boards nos sorprendió gratamente: su simple funcionalidad y su notable seguridad la hacían realmente atractiva.