La fundación Ernst Göhner usa el portal para juntas directivas de Diligent

El legado de la fundación se preserva gracias a que la secretaría y la junta directiva trabajan para mejorar la filantropía.

La fundación Ernst Göhner deseaba una solución que facilitara la comunicación con sus comités y que simplificara el proceso de elaboración y distribución de los documentos de las reuniones. La fundación necesitaba un sistema que le permitiera elaborar documentos a mayor velocidad. Un sistema que le ayudara a evitar fotocopiar cantidades voluminosas de material a altas horas de la noche, una tarea que se complicaba aún más con la adición de cambios de último minuto. Un enfoque digital para ahorrar el tiempo y el gasto que implica la distribución física.

FILANTROPÍA Y ACTIVIDADES EMPRENDEDORAS — LA FUNDACIÓN ERNST GÖHNER

La fundación Ernst Göhner tiene su sede principal en Zug, Suiza, y constituye el perenne legado para el mundo del empresario Ernst Göhner. Cada año, una parte considerable de los réditos obtenidos por las actividades comerciales de la fundación se destina a fines de beneficencia. La fundación auspicia proyectos relacionados con la cultura, el medio ambiente, la educación y la ciencia.

La alta jerarquía de la fundación es un comité de nueve personas que se reúne trimestralmente para revisar y editar la información, las aplicaciones y los informes de diferentes juntas directivas. Para respaldar una sensata toma de decisiones, es necesario presentar una gran cantidad de información a las personas indicadas en el momento indicado.

DOCUMENTOS DIGITALES PARA JUNTAS DIRECTIVAS REEMPLAZAN MONTAÑAS DE PAPEL

Las secretarías de las juntas directivas crean una extensa cantidad de documentos que distribuyen puntualmente entre los asistentes de la reunión. El manejo de pilas de papel con varios centenares de páginas impresas era cada vez más complicado.

Según Lucía Tellenbach, Secretaria de la fundación Ernst Göhner, “en el pasado, la tarea de imprimir nuestros informes y documentos y distribuirlos requería un día de trabajo entero por trimestre. Y eso simplemente para reproducir los documentos”. Enviar copias impresas por correo postal también terminó siendo otro reto. Debido al peso de los paquetes, era necesario “dividir” el material para abaratar los costos de franqueo.

UNA SOLUCIÓN QUE DEJA A TODOS FELICES

La fundación deseaba una nueva solución. Una que acabara con las sesiones de fotocopiado a altas horas de la noche. Después de escuchar opiniones sobre Diligent Boards™ de los miembros de las juntas directivas de la fundación, se tomó la decisión de probar.

El cambio trajo consigo grandes beneficios. En la actualidad, los miembros de las juntas directivas pueden trabajar con documentos en sus iPads. Con la solución intuitiva de Diligent Boards, pueden leer documentos, así como realizar anotaciones y comentarios en los mismos. Además, los ejecutivos reciben el material con mayor prontitud y tienen más tiempo para revisarlo.

Tellenbach agregó, “tuvimos una sola reunión de transición con la junta directiva de la fundación en la que trabajamos tanto con papeles como con Diligent Boards en paralelo. A partir de la siguiente reunión, quedó claro que ya no necesitaríamos más papeles. Todos querían trabajar sólo con la solución digital. Incluso aquellos en la reunión que en un principio se mostraron escépticos quedaron rápidamente convencidos”.

CREAR DOCUMENTOS CON APENAS UNOS CLICS

Ahora, gracias a Diligent Boards, la fundación opera de manera mucho más eficiente. Lucía Tellenbach y su equipo compilan material detallado para las reuniones en tan solo minutos.

Tellenbach distribuye información a los miembros del comité de manera segura y electrónica, en documentos para reuniones completamente cifrados. Los riesgos de seguridad que existían al trabajar con documentos físicos se ha reducido de manera considerable. Incluso si un iPad con la solución fuera objeto de hurto, los documentos seguirían protegidos de miradas curiosas a través del cifrado y la protección por contraseña.

La organización también quedó muy impresionada con el servicio que recibieron: “Para mí, como administradora, a capacitación solo duró tres horas aproximadamente”, comentó Tellenbach. “El manual es fácil de usar, pero solo lo he consultado un par de veces desde que nos presentaron el sistema. Si hay problemas urgentes, llamo a nuestro administrador de cuentas o al equipo de soporte técnico y, en solo minutos, siempre ha habido una solución al problema.”

El portal para juntas directivas Diligent Boards facilita el trabajo diario en la fundación Ernst Göhner. El resultado final: mayor eficiencia para la secretaría de la fundación. Además de seguridad, servicio y facilidad de uso para los ejecutivos.

  • Gracias a Diligent Boards, la presión de tiempo que anteriormente existía cuando era necesario enviar documentos a las juntas directivas de la fundación...
  • Lucía Tellenbach

    Secretaria de la fundación

    ahora es parte del pasado.