Grupo Panalpina y Diligent Boards: Impulsando reuniones más efectivas

Las juntas administrativas del experto en cadenas de suministros reciben información de una manera más rápida y efectiva gracias a la comunicación digital del material de las juntas.

RETO

Grupo Panalpina: soluciones a la medida para cadenas de suministro

El Grupo Panalpina, con sede en Basilea, Suiza, es un proveedor líder en soluciones para cadenas de suministros que combina productos esenciales de transporte aéreo, transporte marítimo intercontinental y logística para proporcionar soluciones de extremo a extremo, personalizadas e integradas a escala mundial. El Grupo emplea alrededor de 16.000 personas en todo el mundo y maneja una red mundial de aproximadamente 500 oficinas en más de 70 países.

Para mantener funcionando sin problemas a esta próspera empresa, Panalpina realiza reuniones periódicas con grupos como la junta directiva, la junta ejecutiva y la junta ejecutiva en su totalidad. En conjunto, hay 25 personas que dependen de una información empresarial completa y actualizada para tomar decisiones informadas durante las reuniones. Para satisfacer las necesidades de las diferentes juntas, la empresa tenía un equipo de 10 empleados administrativos que trabajaban hasta dos días completos para recopilar e imprimir en papel los paquetes de material para las juntas. La naturaleza manual del trabajo hacía que los inevitables cambios de último minuto fueran muy difíciles de manejar. La distribución era otro problema, ya que muchos de los ejecutivos se encontraban en lugares muy distantes. Además, disponer de forma segura del sinfín de papeles generados como consecuencia de las reuniones también resultaba una tarea abrumadora.

ENFOQUE

Una solución intuitiva y eficiente

Panalpina examinó un grupo de proveedores de soluciones de portales para juntas directivas con el fin de encontrar una alternativa segura que facilitara el trabajo diario tanto para la secretaría como para los directivos. Tras una evaluación exhaustiva, se tomó la decisión de optar por la decisión Diligent BoardsTM en diciembre de 2012.

¿Cuál fue el factor decisivo? El portal para juntas directivas de Diligent demostró ser la más completa de todas las soluciones evaluadas. Además, la simplicidad y el manejo intuitivo de la aplicación para iPad fue una función que hizo que Diligent se destacara entre sus competidores.

La adopción de la solución Diligent Boards fue inmediata. Y el ahorro de tiempo y esfuerzo fue considerable. Según el asistente del presidente de la junta directiva de Panalpina, “La diferencia entre el proceso antiguo y el nuevo es enorme. Hoy, gracias a Diligent, los documentos de nuestras reuniones son compilados por una sola persona, y una tarea que solía tomar varios días ahora puede completarse en una o dos horas. El tiempo ahorrado es fenomenal, especialmente si se considera que, dependiendo del mes, pueden celebrarse hasta seis reuniones. Las actualizaciones pueden incluirse con rapidez y facilidad, y el usuario recibe una notificación inmediata del contenido que se modificó”.

RESULTADOS

Una solución con un efecto de bola de nieve

Actualmente el uso de la solución Diligent Boards se ha extendido a todas las áreas de Panalpina. De hecho, varios comités auxiliares de toma de decisiones la han adoptado. “Diligent Boards facilita mucho nuestro trabajo diario”, dijo el asistente del presidente. “Y hace que el trabajo sea más agradable”. Después del cambio a Diligent, los miembros de las juntas de Panalpina dan por sentado la facilidad de acceso a la información, preparándose fácilmente para las reuniones durante el viaje sin tener que transportar grandes paquetes de documentos impresos. “Nadie echa de menos los viejos documentos impresos, porque la solución Diligent Boards permite a los participantes de nuestras reuniones escribir comentarios, resaltar elementos y leer documentos como si se tratara de documentos en una carpeta, sin la incomodidad y el desperdicio asociados con el papel”.

  • Diligent Boards facilita mucho nuestro trabajo diario.
  • Asistente del presidente de la junta directiva

    Nadie echa de menos los viejos documentos impresos, porque la solución Diligent Boards permite a los participantes de nuestras reuniones escribir comentarios, resaltar elementos y leer documentos como si se tratara de documentos en una carpeta, sin la incomodidad y el desperdicio asociados con el papel.